Như chúng ta đã thấy trong chương VI: phong cách lãnh đạo là hành vi của người lãnh đạo có thể được phân thành hai dạng hành vi: Quan tâm tới công việc và quan tới con người. Những dạng hành vi này cũng được thể hiện rất rõ trong lãnh đạo ra quyết định nhóm. Sự phối hợp và cân đối cần thiết giữa hai nhóm hành vi này là quan trọng cho thành công của lãnh đạo ra quyết định nhóm.
3.2.2.1. Hành vi định hướng nhiệm vụ
Trong lãnh đạo ra quyết định nhóm có năm dạng hành vi định hướng nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức quá trình: Trình bày vấn đề với nhóm; đề nghị mục tiêu và đạt tới sự phê chuẩn của nhóm; đưa ra các giải pháp cho việc giải quyết vấn đề và ra quyết định; phát triển một lịch trình cho việc thảo luận và giải quyết các vấn đề; điều khiển các hoạt động cũng như thảo luận nhóm hướng tới việc đạt tới mục tiêu, tránh lạc đề; kết thúc cuộc họp,...
- Khuyến khích sự thông tin: Theo đuổi và đạt tới những thông tin của các thành viên; đề nghị các thành viên trình bày các ý kiến của họ; khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến; đưa ra các thông tin chi tiết và cụ thể...
- Làm rõ việc thông tin: Giảm sự nhầm lẫn và tránh những hiểu lầm trong việc thảo luận bằng việc đề nghị các thành viên nói rõ các chi tiết; bằng việc trình bày vấn đề, ý kiến theo các cách khác nhau; bằng việc đề nghị các thành viên khác diễn đạt lại nhận xét, ý kiến của các thành viên khác; bằng việc hợp nhất các quan điểm có liên quan.
Một trong những việc làm quan trọng là người lãnh đạo phải hỗ trợ quá trình nhận dạng đúng các ý kiến và các quan điểm được trình bày làm cho mọi người hiểu rõ những điều được trình bày trong thảo luận. Làm rõ ràng là một điều quan trọng khi các thành viên có kỹ năng lắng nghe yếu.
- Tóm tắt và tổng kết: Xem xét, tổng kết những ý kiến và những sự nhất trí, chưa nhất trí; đánh giá những ý kiến đóng góp của các thành viên trong quá trình thảo luận; đề nghị các thành viên cho các ý kiến đánh giá về các ý kiến thảo luận.
Tóm tắt và tổng kết mang lại rất nhiều lợi ích:
+ Làm tăng hiểu biết lẫn nhau sau quá trình thảo luận + Trành việc bỏ sót các ý kiến, quan điểm
+ Đánh giá sự tiến bộ đã đã đạt được
+ Duy trì và dẫn dắt cuộc thảo luận đi đúng hướng cần thiết + Thể hiện sự công bằng, khách quan của người tóm tắt, tổng kết.
- Kiểm nghiệm sự nhất trí: Kiểm tra lại mức độ nhất trí giữa các thành viên nhóm với những mục tiêu, diễn đạt các thông tin và lượng giá các giải pháp khác nhau; sự sẵn sang trong việc đạt tới các quyết định.
3.2.2.2. Các chức năng duy trì nhóm
Trong việc lãnh đạo ra quyết định nhóm, hành vi định hướng nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quyết định, song hành vi duy trì nhóm cũng không kém phần quan trọng. Việc duy trì nhóm bao gồm những hành vi lãnh đạo làm tăng sự vững chắc của nhóm, hoàn thiện quan hệ qua lại giữa các cá nhân, giải quyết các xung đột, thỏa mãn các nhu cầu cá nhân của các thành viên về sự chấp nhận, tự trọng,.. Duy trì nhóm là những hoạt động được thiết kế nhằm phát triển làm việc theo đội, ngăn chặn sự thờ ơ, lãnh đạm, ngăn chặn xung đột giữa các cá nhân và cuộc đấu tranh giành quyền lực trong tổ chức. Nếu không có những hành vi duy trì nhóm thì những hành động kể trên sẽ phát triển và làm tổn hại đến các hoạt động định hướng nhiệm vụ trong nhóm và làm giảm hiệu quả nhóm. Hành vi duy trì nhóm có năm dạng như sau:
- Kiểm soát và duy trì: Quy định và tạo ra sự tham gia của các thành viên nhóm; đưa ra các cách thức làm tăng sự tham gia của các cá nhân; khuyến khích các thành viên có ý kiến, đặc biệt là những người im lặng; ngăn chặn sự thống trị cuộc họp bởi một số ít người.
- Điều hòa: Làm giảm xung đột giữa các thành viên bằng việc đề nghị những nhượng bộ lẫn nhau; làm giảm sự căng thẳng với những sự hài hước; đề nghị các thành viên điều chỉnh những sự khác biệt theo hướng tích cực, xây dựng; ngăn chặn và làm nản lòng những hành vi đe dọa, sỉ nhục và tấn công cá nhân...
- Hỗ trợ: Gần gũi, thân thiện và giúp đỡ các thành viên nhóm; đáp ứng kịp thời các nhu cầu và mong muốn của họ; bảo vệ thể diện và danh dự cho các thành viên; thể hiện sự đánh giá cao với các đóng góp của các thành viên...
- Thiết lập tiêu chuẩn: Đề ra các tiêu chuẩn hoặc các chuẩn mực của hành vi; khuyến khích các thành viên nhóm thiết lập các chuẩn mực; nhắc nhở các thành viên nhóm về các chuẩn mực đã được thiết lập; làm rõ những chuẩn mực bất thành văn và kiểm tra xem mọi người cảm nhận thế nào về chúng....
- Phân tích quá trình: Đánh giá các quá trình của nhóm theo hướng nhằm nhận dạng các vấn đề của quá trình và các hành vi tiêu cực của các thành viên như: thông tin cởi mở, mức độ tin tưởng lẫn nhau, mức độ hợp tác giữa các thành viên, hiệu quả của thủ tục và các chế độ làm việc.