a) Quy mô và thành phần nhóm
Quy mô của nhóm ra quyết định có thể ảnh hưởng đến nhóm theo nhiều cách. Khi nhóm trở nên lớn hơn, việc thông tin giữa các thành viên trở nên khó khăn hơn và cơ hội phát biểu cho các thành viên sẽ giảm đi. Trong các nhóm lớn thường xảy ra hiện tượng thống trị của một số ít những người nói nhiều và những người tích cực. Số còn lại của nhóm sẽ không muốn khởi sự việc đóng góp và thường có xu hướng cảm thấy bị đe dọa và bất mãn.
Khi nhóm trở nên lớn hơn, những sự liên minh và các nhóm nhỏ có xu hướng phát triển tạo ra những tiềm năng lớn hơn cho xung đột. Việc gặp gỡ trở nên khó khăn hơn, tốn thời gian hơn và khó khăn hơn trong việc đạt tới sự nhất trí.
Tuy nhiên, cũng cần phải thấy lợi thế của nhóm lớn, đó là lợi thế của việc sử dụng trí tuệ tập thể và những viễn cảnh rộng lớn hơn cho việc giải quyết vấn đề. Vấn đề là xác định quy mô nhóm hợp lý trong từng tình huống cụ thể, việc xử lý vấn đề này phụ thuộc vào phân tích quan hệ chi phí – lợi ích khi quy mô nhóm tăng lên.
Về thành phần nhóm, nếu người lãnh đạo có quyền chọn lựa các thành viên tham dự quá trình ra quyết định thì việc lựa chọn phải dựa vào việc ai đó có những
thông tin có liên quan đến việc giải quyết nhiệm vụ và ai sẽ nên có mặt để đảm bảo việc thực hiện quyết định có hiệu quả. Khi quy mô nhóm lớn hơn bảy thành viên thì tiềm năng đóng góp của các thành viên sẽ giảm như đã trình bày ở trên. Vì thế, nếu cần thiết, người lãnh đạo có thể sử dụng các nhóm nhỏ, hoặc các hội đồng nhỏ hơn (khi có thế) khi vấn đề đòi hỏi nhiều thành viên.
d) Sự khác biệt về đơn vị
Rõ ràng sự khác biệt về địa vị giữa các thành viên cản trở việc trao đổi thông tin và sự lượng giá một cách đúng đắn các ý tưởng. Các thành viên có địa vị thấp thường từ chối trong việc thể hiện sự phê phán hay sự không chấp nhận ý kiến của các thành viên có địa vị cao hơn. Hơn nữa, những ý kiến và những quan điểm của những thành viên có địa vị cao sẽ có ảnh hưởng mạnh hơn và có xu hướng được thích hơn ngay cả khi địa vị của họ không liên quan đến vấn đề cần phải giải quyết.
Khi những thành viên nhóm có những thông tin cần thiết cho việc giải quyết vấn đề và không một ai có thể đơn lẻ giải quyết nó thì cần giảm thiểu sự khác biệt về địa vị giữa các thành viên nhóm. Một cách để làm điều đó là duy trì cuộc họp trong điều kiện không có các biểu tượng địa vị như huy hiệu, tên chức vụ hoặc ưu tiên chỗ ngồi. Một cách khác là phát triển các chuẩn mực cho việc tôn trọng và đánh giá những đóng góp và ý tưởng của mỗi cá nhân mà không quan tâm đến địa vị của các thành viên.
e) Sự vững chắc của nhóm và tư duy nhóm
Sự vững chắc là mức độ thông cảm, thân thiện với nhau giữa các thành viên và sự hấp dẫn của họ đối với nhóm. Sự vững chắc là một đặc tính của nhóm, song nó lại phụ thuộc vào đặc tính của các thành viên của nhóm. Nếu các thành viên trong nhóm có sự tương đồng hoặc giống nhau về các chuẩn mực, giá trị, niềm tin và trình độ thì nhóm có sự vững chắc cao hơn. Trong nhóm có sự vững chắc cao, các quyết định dễ được nhất trí và vì thế các thành viên có xu thế nhất trí rất nhanh mà không lượng giá một cách kỹ lưỡng và khách quan các giải pháp. Các thành viên trong nhóm vững chắc thường có xu thế né tránh các rủi ro xã hội trong việc nghi ngờ đối với những quan điểm của đa số hoặc thể hiện sự bất đồng quan điểm. Kết quả của việc này là sự lượng giá kỹ lưỡng các ý tưởng bị cản trở trong quá trình ra quyết định và sự sáng tạo bị suy giảm trong quá trình giải quyết các vấn đề.
Các nhóm có sự vững chắc cao thường chứa đựng cái gọi là tư duy nhóm. Tư duy nhóm bao gồm một số loại nhất định của những quan niệm mà các thành
viên nhóm có xu hướng nhất trí với nhau và né tránh trong việc tranh luận về những quan niệm này. Các thành viên nhóm phát triển những quan niệm mà đối với nó sự phê phán bị nhạo báng, sự chống lại hoặc cạnh tranh bị xem thường. Trong hoạt động của nhóm, tư duy nhóm dễ được hình thành bởi những người lãnh đạo đầy quyền lực hoặc bởi những thủ lĩnh. Kết quả là nhóm thường đánh giá cao khả năng thành công của những hoạt động có sự rủi ro cao. Trong thảo luận nhóm, bất cứ một sự thể hiện nào về việc nghi ngờ đối với các giải pháp được yêu thích nhưng đầy rủi ro sẽ bị cản trở bởi sự tự kiểm duyệt hoặc bởi sức ép xã hội từ các thành viên khác. Nhóm theo đuổi việc duy trì những quan niệm của sự hài hòa nội bộ bằng việc né tránh trong việc bày tỏ những bất đồng. Những thông tin thực nhưng không nhất quán với phương án được ưa thích sẽ bị ngăn chặn trong việc được xem xét một cách cẩn thận hoặc bị làm giảm giá trị thông qua quá trình của sự hợp lý hóa. Nếu những vấn đề đạo đức được bao gồm trong quyết định thì những quan niệm về sự cao cả và sáng ngời của đạo đức của nhóm sẽ làm cho nó dễ dàng phán quyết những hành động khác là phi đạo đức.
Tư duy nhóm có thể dẫn đến những quyết định nguy hiểm và đầy tai hại. Vì vậy người lãnh đạo cần nhận thức các hậu quả có thể có và tiến hành các bước làm tăng sự lượng giá kỹ lưỡng các giải pháp khi quyết định
f) Tính cách của các thành viên
Mỗi thành viên của nhóm mang tới cuộc họp những nhu cầu, giá trị, thái độ, kiến thức và những kinh nghiệm nhất định. Những đặc tính này của các thành viên nhóm sẽ ảnh hưởng tới các quá trình của nhóm.
Kiến thức và thông tin của các thành viên nhóm là nhân tố ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng của quyết định. Nhân tố quan trọng khác là định hướng mục tiêu của các thành viên nhóm. Nếu các mục tiêu là không nhất quán với các mục tiêu của người lãnh đạo, hai phía sẽ làm việc trong điều kiện đan xen mục đích. Các thành viên nhóm sẽ có thể tranh luận quan điểm với người lãnh đạo, song thông thường họ sẽ trở nên lãnh đạm, thờ ơ và không gắn bó với cuộc họp, họ sẽ để người lãnh đạo hoàn toàn ra quyền quyết định nhưng sau đó sẽ kháng cự việc thực hiện quyết định hoặc phá hủy việc thực hiện quyết định.
Các đặc tính cá nhân và các giá trị của các thành viên nhóm cũng có thể ảnh hưởng tới chất lượng của quyết định. Các nhóm có các thành viên phù hợp với nhau là có năng suất cao hơn, đặc biệt khi sự nhất trí là cần thiết trong điều kiện
cấp bách. Các quá trình của nhóm cũng bị ảnh hưởng bởi sự trưởng thành về tâm lý và sự ổn định cảm xúc của các thành viên. Hoạt động của nhóm với nhiều thành viên chưa trưởng thành về tâm lý thường có xu thế có những hành vi không phù hợp như tạo ra sự chú ý bằng cách cắt ngang phát biểu của người khác, đe dọa không hợp tác, có những phát biểu có tính trêu chọc người khác,... Những hành vi này làm giảm hiệu quả và sự vững chắc của nhóm. Khi những hành vi này xảy ra, người lãnh đạo có thể lờ đi không để ý tới nó, hoặc ngăn chặn nó, hoặc chỉ ra tính chất thiếu xây dựng của hành vi để giúp cho cá nhân học tập được những hành vi phù hợp.
g) Môi trường làm việc hiện tại
Môi trường làm việc hiện tại sẽ ảnh hưởng mạnh đến bầu không khí tâm lý của cuộc họp và ảnh hưởng trực tiếp tới các quá trình của nhóm. Một trong những nhân tố hiển nhiên đó lầ việc sắp xếp chỗ ngồi. Trong một số trường hợp, việc sắp xếp chỗ ngồi tạo ra khoảng cách tâm lý giữa người lãnh đạo và người dưới quyền dẫn tới không khí làm việc hình thức hóa cao. Bàn hình chữ nhật có thể tạo ra sự chú trọng tới sự khác biệt địa vị giữa các thành viên trong cuộc họp. Dạng bố trí chỗ ngồi này có thể ngăn cản việc thảo luận một cách cởi mở giữa các thành viên. Trong khi đó dạng bố trí chỗ ngồi theo hình tròn hoặc bàn tròn là tạo ra thông tin cởi mở và phi chính thức nhiều hơn.
Một nhân tố nữa đó là những ảnh hưởng tới quá trình thảo luận là sự tồn tại những sự ồn ào bên ngoài, chuông điện thoại, sự ra vào của thư ký, cấp trên của người lãnh đạo,... Muốn cuộc thảo luận thu được kết quả tốt, người lãnh đạo cần bố trí thảo luận tại những nơi yên tĩnh, có kế hoạc ngăn chặn mọi sự quấy rầy, hoặc cắt ngang cuộc thảo luận.
h) Chất lượng lãnh đạo
Chất lượng lãnh đạo là một trong những nhân tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả của cuộc họp. Những người lãnh đạo biết cách thu hút mọi người tham gia và thực hiện những vai trò, trách nhiệm trong cuộc họp thường dẫn tới hiệu quả cao. Những người có xu hướng thống trị cuộc thảo luận, có xu hướng làm nản lòng sự đóng góp ý kiến và sự lượng giá kỹ lường có phê phán các giải pháp khó có thể đạt đến hiệu quả cao. Rõ ràng, lãnh đạo cuộc thảo luận là một việc làm không đơn giản.
