Ra quyết định có một vai trò rất lớn trong một tổ chức
- Luôn là sản phẩm chủ yếu và trung tâm của mọi hoạt động lãnh đạo. - Quyết định sự thành công hay thất bại trong các tổ chức.
- Không thể thay thế bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự động hóa máy móc tinh xảo nào.
- Mỗi quyết định là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các quyết định của tổ chức nên cần phải thận trọng khi ra quyết định.
Quyết định cũng phải lưu ý đến các tác dụng phụ hoặc các lợi thế gián tiếp. Một quyết định nếu như chỉ hoàn hảo về mặt kĩ thuật mà lại không có tính xã hội thì sẽ không hiệu quả. Chỉ có những quyết định được thực hiện một cách cẩn thận và tỉ mỉ thì mới có hiệu quả như cách chúng được mong đợi.Vì vậy, Quyết định phải đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả với các cân nhắc về phí tổn, sức lực và các hậu quả có liên quan. Sau đây là một số nguyên tắc khi ra quyết định:
+ Thông tin: Đây là sự am hiểu về các quyết định, hiệu quả của các biện pháp thay thế. Điều quan trọng là tuy các thông tin quan trọng rất được mong chờ nhưng khái niệm “càng nhiều thông tin càng tốt” ở đây là không chính xác. Việc có quá nhiều thông tin có thể làm giảm tính hiệu quả của quyết định.
+ Các biện pháp thay thế: Có một số biện pháp thay thế để chọn lựa. Chúng có thể được nhận dạng (tìm kiếm hoặc định vị) hay thậm chí là phát triển (tạo ra chúng ở nơi mà trước đây chúng chưa từng xuất hiện). Chỉ đơn thuần tìm kiếm những khả năng thay thế đã tồn tại sẵn sẽ không đem lại hiệu quả cao trong quá trình ra quyết định.
+ Các phân tích: Đây là những đặc điểm và yêu cầu mà ít nhiều các khả năng thay thế phải có. Thường thì các biện pháp thay thế được đánh giá thông qua khả năng có các phân tích hiệu quả như thế nào. Ví dụ như các biện pháp thay thế của công ty Toyota chỉ đứng thứ 8 trong bảng xếp hạng trong khi đó cũng cùng các biện pháp như vậy công ty Buick lại đứng thứ 6.
+ Các mục tiêu: Bạn muốn hoàn thành mục tiêu nào? Một điều đáng ngạc nhiên là các nhà ra quyết định thường hay thu nhập rất nhiều biện pháp thay thế để
rồi sau đó lại tự hỏi: “Tôi phải chọn cái nào bây giờ “mà trước tiên không hề nghĩ xem mục tiêu mà mình muốn đạt được là gì. Nếu như bạn thấy bản thân mình đang đặt ra các câu hỏi như “tôi nên làm gì, tôi nên chọn biện pháp nào?” thì trước hết phải hỏi bản thân mình “ Mục tiêu của tôi là gì ?” đã.
+ Giá trị: Giá trị liên quan đến hiệu quả cụ thể được mong muốn như thế nào, giá trị của các khả năng thay thế dù có tính theo USD, cảm giác hài lòng hay các giá trị khác
+ Sở thích: Điều này phản ánh thứ bậc triết lí và đạo đức của các nhà quyết định. Chúng ta có thể gọi đây là các “ giá trị “ của họ nhưng điều này cũng khá rắc rối với cách sử dụng khác của những từ trên. Nếu như chúng ta có thể sử dụng một trong những từ trên chúng ta có thể nói rằng các giá trị cá nhân tạo ra sở thích. Một số người thích từ sôi nổi cho đến yên tĩnh , chắn chắn cho tới mạo hiểm, trong khi đó có người lại thích chất lượng cho tới số lượng... Do đó tuy các cá nhân có chọn lựa khác nhau nhưng điều này là có lợi dựa trên sở thích riêng của họ.
+ Hiệu quả của quyết định: đây là việc xếp loại xem một quyết định là có hiệu quả hay không. Một quyết định hiệu quả là quyết định có logic dựa trên các thông tin sẵn có và sự phản ánh các sở thích của người ra quyết định
Điều quan trọng cần nắm ở đây là hiệu quả của quyết định không liên quan tới tác động của nó. Một quyết định tốt đều có thể mang cả hậu quả tốt lẫn xấu. Tương tự như vậy, một quyết định tồi (quyết định do thiếu thông tin hoặc không phản ánh sở thích của người ra quyết định) có thể mang đến một kết quả khả quan.
Ví dụ như khi bạn phải đưa ra quyết định có phân tích và cẩn thận về sự đầu tư chắc chắn nào đó dựa trên những gì bạn biết về khả năng rủi ro của nó cũng như những sở thích của bạn thì quyết định của bạn sẽ có hiệu quả ngay cả khi bạn có thể mất tiền trong việc đầu tư. Tương tự như vậy nếu như bạn vội vã mua cổ phần của các công ty đang phất thì quyết định của bạn cũng là một quyết định tồi kể cả khi giá cổ phiếu của các công ty đó đang tăng vọt.
Các quyết định tốt có thể mang lại kết quả tồi do đó không nên kết tội bản thân. Nếu như bạn chọn một tuyến đường dựa trên những gì mình đã biết về con đường (an toàn, không quá đông người qua lại…) và các sở thích các nhân của bạn (ít nguy hiểm, có nhiều cảnh đẹp…) thì quyết định của bạn là
một quyết định đúng mặc dù trên đường đi bạn có thể gặp tai nạn hay bị thủng lốp xe... Đừng có đổ lỗi cho mình rằng : đó là một quyết định ngu ngốc.
Quyết định phải đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả với các cân nhắc về phí tổn, sức lực và các hậu quả có liên quan. Liệu các biện pháp thay thế có đem tới hậu quả tiêu cực làm cho chọn lựa trở nên ít được mong chờ hơn không?
Quyết định cũng phải lưu ý đến các tác dụng phụ hoặc các lợi thế gián tiếp. Một ứng cử viên cho vị trí nhân viên có thể có các khả năng trội hơn không liên quan trực tiếp tới công việc nhưng những khả năng này lại có thể sẽ có ích cho công ty. Một lần nữa bạn hãy nhớ chú ý đến điều này.
+Sự chấp thuận: Các quyết định đưa ra phải được sự chấp thuận của
những người thực hiện nó và những ai chịu ảnh hưởng từ quyết định đó cả về mặt lí trí và tình cảm. Nó là một yếu tố quan trọng bởi vì đôi khi nó có thể gây ra xung đột. Trong trường hợp này hãy chọn một giải pháp tuy có hiệu quả kém hơn nhưng được chấp thuận nhiều hơn. Ví dụ như khi một loại bánh hỗn hợp mới được tung ra thị trường, nhà sản xuất đã chọn những nguyên liệu có chất lượng tốt nhất để làm bánh và chỉ cần trộn nước vào là dùng được. Tuy nhiên khi tung ra thị trường loại bánh này lại không được thị trường chấp thuận. Sau khi điều tra lí do các nhà sản xuất đã phát hiện ra rằng các bà nội trợ không thích loại bánh này bởi vì nó tạo cho họ có cảm giác có lỗi. Họ thấy mình không phải là những người vợ tốt khi làm những chiếc bánh “ăn liền” như vậy. Giải pháp được đưa ra là nhà sản xuất sẽ rút nguyên liệu trứng hoắc sữa ra khỏi loại bánh mới này do đó các bà nội trợ sẽ phải thêm bánh hoặc sữa mới dùng được thay vì chỉ trộn vào nước như trước đây. Điều này khiến họ cảm thấy có ích hơn, vì cảm thấy có ích là một nhu cầu bản năng mà con người cần có. Như vậy xét về mặt lí thuyết thì giải pháp mới tuy kém hiệu quả hơn nhưng về mặt kết quả nó lại được chấp nhận nhiều hơn. Công thức bánh mới trở nên cực kì phổ biến và được các bà nội trợ rất ưa thích .
Do đó các phương pháp đơn giản có thể đem lại kết quả khả quan hơn nếu như nó có sự ủng hộ rộng rãi. Một trong những yếu tố quan trọng cần cân nhắc trong quá trình ra quyết định đó là nhân tố con người. Bạn nên đặt mọi quyết định trong nhu cầu của số đông.
Một quyết định nếu như chỉ hoàn hảo về mặt kĩ thuật mà lại không có tính xã hội thì sẽ không hiệu quả. Chỉ có những quyết định đựơc thực hiện một cách cẩn thận và tỉ mỉ thì mới có hiệu quả như cách chúng được mong đợi.