Trong một hệ thống việc tổ chức con người theo cấp bậc là một đòi hỏi mang tính khách quan; do đó việc hình thành nhóm cũng mang tính khách quan. Những lý do chính để các nhóm được hình thành trong tổ chức là:
- Lý do kinh tế: Trong một số tình huống các nhóm hình thành do các cá nhân tin rằng họ có thể có được nhiều lợi ích kinh tế hơn từ những công việc của mình nếu họ tập hợp lại thành các nhóm. Ví dụ, các cá nhân làm việc ở những vị trí khác nhau trên một dây chuyền lắp ráp có thể được trả lương theo nguyên tắc khuyến khích cả nhóm. Bất cứ thứ gì mà nhóm cụ
thề đó làm ra đều quyết định tiền lương của mỗi thành viên. Do các thành viên quan tâm tới tiền lương của mình, họ giao tiếp và trao đổi thông tin với nhau. Bằng cách làm việc theo nhóm thay vì theo cá nhân, họ có thể nhận thấy và thực sự nhận được những lợi ích kinh tế cao hơn.
- Lý do tâm lý xã hội: Các thành viên trong các tổ chức cũng có động cơ hình thành các nhóm trongiáo dục công việc để thỏa mãn các nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được tôn trọng và nhu cầu thể hiện mình.
- Nhu cầu an toàn
Các nhóm trong công việc có thể bảo vệ các thành viên của nhóm mình trước những sức ép từ bên ngoài, từ những đòi hòi cao hơn của ban lãnh đạo về chất lượng và số lượng sản phẩm, yêu cầu họ phải đi làm đúng giờ và kiến nghị thay đổi cách bố trí mặt bằng nơi làm việc của họ. Khi là thành viên của một nhóm, các cá nhân có thể được tham gia vào các hoạt động của nhóm và công khai bàn bạc những đòi hỏi đó của ban lãnh đạo với những thành viên khác. Không có nhóm để làm hậu thuẫn, khi ban lãnh đạo đưa ra những đòi hỏi khác nhau, thì từng thành viên thường cảm thấy rằng họ đơn độc khi đứng trước lãnh đạo và toàn bộ tổ chức. Sự đơn độc đó dẫn đến mức độ không an toàn nhất định.
Một hình thức khác của nhu cầu an toàn xuất hiện khi một thành viên mới được yêu cầu phải thực hiện một nhiệm vụ công tác khó trong một khoảng thời gian kéo dài. Do không muốn liên tục liên hệ với giám sát viên để yêu cầu giúp đỡ thực hiện đúng công việc đó, thành viên đó dựa chủ yếu vào sự giúp đỡ của nhóm và có được một hình thức an toàn cần thiết. Vấn đề chính không phải là liệu giám sát viên có cho rằng một thành viên mới liên tục yêu cầu được giúp đỡ là những dấu hiệu của tình trạng không đủ năng lực để thực hiện công việc đó hay không. Điều quan trọng là những thành viên mới nhận thức như thế nào về tình cảnh của mình và sự an toàn về việc làm của mình.
Nhu cầu giao tiếp và liên kết
Các thành viên thường liên kết lại thành những nhóm trong công việc, bời vì họ có nhu cầu gắn với một tập thể. Cơ sở của nhu cầu này có thề là từ việc mong muốn giao tiếp và tìm thấy niềm vui ở những thành viên khác đến những mong muốn phức tạp hơn về sự ủng hộ của nhóm đối với hình
ảnh của bản thân mình. Môi trường quản lý không cho phép giao tiếp và trao đồi thông tin với nhau sẽ hạn chế các cá nhân nhận thấy được ý nghĩa của việc trở thành thành viên của nhóm.
Nhu cầu được tôn trọng
Một số cá nhân tham gia vào một nhóm trong công việc là do họ có suy nghĩ rằng họ sẽ có được thanh thế khi là thành viên của nhóm. Trong một tổ chức, một nhóm cụ thể nào đó có thể được các thành viên coi là nhóm trong công việc hạng nhất. Vì thế cho nên tư cách thành viên của nhóm làm việc hiệu quả sẽ đem lại cho các thành viên một uy tín mà những người không phải là thành viên không thể có được. Uy tín đó là do những thành viên khác gắn cho các thành viên, thường dẫn đến làm thỏa mãn nhiều hơn nhu cầu được quý trọng. Và bằng cách chia sẻ các hoạt động với một nhóm làm việc có uy tín lớn, cá nhân đó sẽ gắn bó chặt chẽ hơn với cả nhóm.
Nhu cầu thể hiện mình
Mong muốn của các cá nhân được sử dụng những kỹ năng của mình một cách hiệu quả nhất, trưởng thành lên và phát triển về mặt tâm lý trong công việc có thể gọi là nhu cầu tự thề hiện mình. Các thành viên nhóm thường tin rằng những yêu cầu nghiêm ngặt của công việc và những quy định không cho phép họ thỏa mãn đầy đủ nhu cầu này của mình. Một cách phản ứng là gia nhập vào một nhóm trong công việc nào được xem là một phương tiện đề trao đổi thông tin với các bạn bè về cách sử dụng một kỹ năng liên quan đến công việc. Kỹ năng được sử dụng được các thành viên thông thạo trong nhóm đánh giá cao. Những cảm giác này và cảm giác tương tự khác liên quan đến ý thức cho rằng một người có đầu óc sáng tạo và khéo tay có thể trường thành hơn nữa và thỏa mãn được nhu cầu tự thể hiện mình.
Thời điểm thích hợp để thành lập nhóm:
- Không cá nhân nào hội đủ năng lực về kiến thức, chuyên môn và quan điểm để thực hiện công việc.
- Các cá nhân phải làm việc cùng nhau ở mức độ phụ thuộc lẫn nhau cao.
Trước khi quyết định thành lập nhóm, xem xét nhiệm vụ từ 3 góc độ: - Tính phức tạp của nhiệm vụ
- Tính phụ thuộc lẫn nhau giữa các phần của nhiệm vụ - Các mục tiêu của nhiệm vụ