7. Kết cấu của luận văn
2.4. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
Sơ đồ2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Bảo hiểm xã hội tỉnh
Nguồn: Phịng Kế tốn
- Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tại BHXH tỉnh Hà Nam là mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán, hình thức này đáp ứng được yêu cầu của việc chỉ đạo, kiểm tra và tính kịp thời của các hoạt động trong đơn vị.
- Căn cứ vào Quyết định của BHXH Việt Nam về việc quy chế làm việc, BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện xây dựng quy chế hoạt động riêng của bộ máy kế toán. Quy chế hoạt động của bộ máy kế toán quy định về chế độ về thời gian làm việc, chế độ chịu trách nhiệm và quản lý cán bộ của kế toán trưởng, chế độ làm việc của các nhân viên trong bộ máy kế toán và mối quan hệ giữa các nhân viên kế tốn với nhau.
TRƯỞNG PHỊNG - KẾTỐN TRƯỞNG
PHĨ TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Kế tốn thu các chếđộ BHXH,.. Kế toán chi các chếđộ BHXH,.. Kế toán thu chi nội
bộ KT Tổng hợp và kiểm tra Thủ quỹ Kế tốn TSCĐ, CCDC… KẾ TỐN TRƯỞNG (BHXH HUYỆN) Kế tốn viên Thủ quỹ
- Phịng Kế hoạch - Tài chính: có 01 trưởng phịng, 02 phó trưởng phịng và 06 nhân viên (trong đó Kế tốn tổng hợp và kiểm tra: 01 người; Thủ quỹ: 01 người; Kế toán thu: 01 người; Kế toán chi: 01 người; Kế toán xây dựng cơ bản: 01 người; Kế toán TSCĐ, CCDC,..: 01 người)
- Tại BHXH cấp huyện, mỗi huyện đều có 01 Kế tốn trưởng và 01 thủ quỹ, 01 kế tốn viên. Ngồi ra theo quy mơ, tình hình quản lý tài chính, nghiệp vụ kinh tế phát sinh từng huyện lớn, nhỏ khác nhau thì cơ cấu tổ chức kế tốn tại các huyện có số lượng khác nhau.
Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận của bộ máy kế toán ở BHXH tỉnh Hà Nam như sau:
Kếtốn trưởng (Trưởng phịng Kế hoạch - Tài chính): là người đứng đầu bộ máy kế tốn, có trách nhiệm tổ chức kế tốn, chỉ đạo lập dự tốn, thực hiện dự tốn và quyết tốn kinh phí, là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Giám đốc về việc kiểm tra, giám sát các hoạt động kế toán tại cơ quan. Làm việc với các cơ quan chức năng chun mơn trong q trình kiểm tra định kỳ hay đột xuất. Phân tích tình hình tài chính kinh tế của cơ quan phục vụ nhu cầu quản lý.
Kế toán tổng hợp và kiểm tra (Phó phịng Kế hoạch - Tài chính): Thực hiện nhiệm vụ kế toán tổng hợp các số liệu của các phần hành kế tốn, lập báo cáo tài chính q, năm của cơ quan, báo cáo lên kế toán trưởng, theo dõi, tổng hợp, đánh giá lại TSCĐ, vật tư. Đồng hành giải trình số liệu cùng kế tốn trưởng trong q trình thanh tra, kiểm tra của các cơ quan ban ngành liên quan.
Phó phịng Kế hoạch - Tài chính 2 ( phụ trách các khồn thu chi): Thực hiện kiểm tra, rà sốt, quản lý các hoạt động thu chi tại cơ quan và BHXH các đơn vị trực thuộc. Lập dự toán thu chi và ngân sách để phẩn bổ về các đơn vị trực thuộc. Đồng hành giải trình số liệu cùng kế tốn trưởng trong q trình thanh tra, kiểm tra của các cơ quan ban ngành liên quan.
Kế toán thu chi nội bộ: Thực hiện kiểm tra chứng từ của các bộ phận khác chuyển sang. Kiểm tra nội dung chi, định mức chi theo đúng quy định. Lập phiếu thu, chi và trình Trưởng phịng kế tốn ký duyệt. Theo dõi ngân
sách do BHXH Việt Nam cấp về cho BHXH tỉnh hàng tháng. Hàng quý, năm kiểm tra việc thực hiện thu, chi của BHXH các quận huyện.
Kế toán TSCĐ, CCDC: Thực hiện theo dõi việc tăng giảm TSCĐ, CCDC, Xây dựng cơ bản tại đơn vị. Hạch toán tăng, giảm tài sản, công cụ dụng cụ kịp thời. Kiểm tra việc phân bổ tài sản, công cụ dụng cụ về BHXH cấp huyện. Hàng quý, năm lập kiểm tra và lập báo cáo tình hình tài sản của đơn vị và BHXH cấp huyện trình lên trưởng phịng kế tốn.
Kế tốn thu: Phối hợp với Phịng thu để theo dõi, đôn đốc việc nộp tiền bảo hiểm của các đơn vị trong phạm vi do BHXH tỉnh quản lý. Theo dõi số dư nợđối với các khoản thu kịp thời để báo cáo điều chuyển về BHXH trung ương kịp thời. Hạch toán số liệu vào phần mềm để theo dõi. Định kỳ phối hợp kiểm tra việc thu bảo hiểm của BHXH cấp huyện. Làm cáo báo cáo định kỳ đểtrình Trưởng phịng kế tốn.
Kế tốn chi: Phối hợp với phòng Chế độ BHXH, phňng tiếp nhận vŕ trả kết quả thủ tục hŕnh chính để giải quyết kịp thời các chếđộ cho ngừời dân khi đã đủ chứng từ và được phê duyệt. Hạch toán số liệu vào phần mềm để theo dõi. Định kỳ kiểm tra việc chi trả các chế độ bảo hiểm của BHXH cấp huyện. Làm cáo báo cáo định kỳ để trình Trưởng phịng kế toán.
Thủ quỹ: là kế toán một phần hành, chuyên quản một huyện trong tỉnh và kiêm nhiệm thêm theo dõi sổ quỹ tiền mặt của cơ quan; Chi các khoản đã duyệt qua kế toán thanh toán, kế toán trưởng và Giám đốc cơ quan.