7. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh
3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Cần tập trung và lưu ý một số nội dung sau:
- Lập đủ các loại sổ kế tốn theo đúng quy định, có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và cán bộ lập biểu, in ấn bảo quản lưu trữ theo đúng quy định
- Thực hiện khóa sổ theo đúng hướng dẫn của BHXH Việt Nam tại Công văn số 4590/BHXH-TCKT ngày 05/12/2019.
- BHXH tỉnh Hà Nam phải thực hiện ngay việc in sổ kế toán vào thời điểm cuối kỳ kế toán (cuối tháng, quý và cuối năm) để phát hiện những sai sót, rà sốt việc thiếu chứng từ, sổ sách để kịp thời bổ sung, tránh để ứ đọng
trên phần mềm vì có rất nhiều rủi ro liên quan đến phần mềm như vi rút tấn cơng, bị mã hóa dữ liệu và rủi ro nhất là mất dữ liệu.
- Để ghi chép và in sổ theo đúng quy định tại Thông tư số 102/2018/TT- BTC, BHXH tỉnh cần chú ý một số nội dung sau để lập sổ theo đúng quy định, cụ thể:
+ Tại Sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe: đã được bổ sung một số chỉ tiêu: đóng BHYT, dịng lũy kế quý, lũy kế năm.
+ Tại sổ chi tiết Tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp: đã được bổ sung mốt số chỉ tiêu, bao gồm: “Nguồn kinh phí: Quỹ TNLĐ-BNN”; trợ cấp 1 lần khi chết do TNLĐ-BNN; hỗ trợ phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình; phí giám định mức suy giảm khả năng lao động; hỗ trợ chuyển đổi nghề; hỗ trợ các hoạt động phòng ngừa chia sẻ rủi ro TNLĐ-BNN; sửa nội dung chỉ tiêu “Dưỡng sức phục hồi sức khỏe sau TNLĐ-BNN” thành “Chi dưỡng sức, phục hồi sức khỏe”; bỏ cột số người ở cột Tổng chi; bỏ cột chỉ tiêu “Khen thưởng đơn vị sử dụng lao động”.
+ Tại sổ chi tiết lương hưu và trợ cấp BHXH: đã bỏ nội dung “Chi các khoản chi BHXH do quỹ BHXH tự nguyện đảm bảo theo dõi một sổ riêng”; sửa nội dung “các khoản chi BHXH do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo theo dõi một sổ riêng” thành “Các khoản chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo theo dõi một sổ riêng”
+ Tại sổ chi tiết BHTN: đã sửa nội dung chỉ tiêu “Trợ cấp học nghề” thành “Hỗ trợ học nghề”; sửa nội dung chỉ tiêu “Trợ cấp tìm việc làm” thành “hỗ trợ tư vấn, giới thiệu việc làm học nghề”; sửa nội dung chỉ tiêu “Trợ cấp thất nghiệp hàng tháng” thành “Trợ cấp thất nghiệp”; bổ sung chỉ tiêu “Hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề”.
+ Tại sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH: đã bỏ chỉ tiêu “Số phải trả tháng này”; bổ sung chỉ tiêu “số chưa trả đầu kỳ” và “Số phát sinh trong tháng”; “Số thực trả lũy kế từ đầu năm đến tháng báo cáo”; “Số chưa trả đến cuối tháng này”.
- Nghiên cứu, tham mưu với BHXH Việt Nam về việc sửa đổi cách ghi chép sổ chi tiết bộ máy (S61-H) và sổ chi tiết lãi tiền gửi (S88-BH) để phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
3.2.5. Hồn thiện tổ chức hệ thống báo cáo quyết tốn, báo cáo tài chính
Căn cứThơng tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính quy định, ngồi báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, BHXH tỉnh còn phải thực hiện lập báo cáo tài chính quỹ, báo cáo nghiệp vụ quỹ bảo hiểm. Để đáp ứng với yêu cầu quản lý của cơ quan và phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Hệ thống báo cáo theo nguyên tắc đơn vị cấp trên phải cộng hợp được các chỉ tiêu tại báo cáo tài chính của cấp dưới cũng như phải xác định được các giao dịch nội bộ thuộc hoạt động quỹđể loại trừ khi tổng hợp.
Do năm 2019, là năm đầu tiên BHXH tỉnh Hà Nam lập các báo cáo theo chế độ toán mới, do vậy, thuyết minh báo cáo tài chính cịn sơ sài; số liệu giữa các báo cáo lên chưa khớp đúng, tài sản nguồn vốn chưa cân khớp,...
Để có thể lên báo cáo quyết tốn tổng hợp, báo cáo tài chính tổng hợp toàn hệ thống để báo cáo các cơ quan tài chính thì việc hồn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại các đơn vị là hết sức quan trọng. BHXH tỉnh Hà Nam cần:
- Đưa ra những vướng mắc và để xuất giải pháp về những nội dung chưa hợp lý tại các báo cáo như Báo cáo chi tiết số thu BHXH, BHTN, BHYT, Báo cáo số phải thu BHXH, BHTN, BHYT và lãi chậm đóng theo đơn vị sử dụng lao động (B16a-BH),...
- Lập báo báo cáo bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí của đơn vị.
- Các nội dung trên Thuyết minh báo cáo tài chính cần được trình bày một cách chi tiết và cụ thể hơn.
- Xây dựng hệ thống danh mục cho các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng, ngân hàng, đối tượng… một cách khoa học thống nhất đảm bảo thuận lợi trong tổng hợp số liệu báo cáo nhanh chóng và chính xác.
- Các báo cáo phải được xuất ra từ cùng một nguồn dữ liệu
3.2.6. Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn
Tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế tốn là một trong những vấn đề rất quan trọng để đảm bảo cho kế toán của đơn vị đi vào nề nếp, thực hiện đúng chế độ tài chính quy định nhằm phát hiện, ngăn ngừa, chấn chỉnh kịp thời những sai phạm, những hành vi tiêu cực trong quản lý tài chính. Tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế tốn hay cụ thể đó là tổ chức kiểm tra nội bộ. Do vậy, BHXH tỉnh cần đề xuất với BHXH Việt Nam thành lập phòng kiểm tra tại BHXH tỉnh và ban hành quy chế hoạt động của phòng kiểm tra.
Tổ chức kiểm tra nội bộ phải được tiến hành bởi cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm việc tại đơn vị. Kiểm tra nội bộ nhằm mục đích chủ yếu để đánh giá việc thực hiện kế tốn, tài chính tại BHXH tỉnh Hà Nam. Kiểm tra nội bộ có tính độc lập tương đối cao so với tự kiểm tra ở các bộ phận. Thông qua kiểm tra phát hiện những sai sót trong quản lý và kế tốn ở đơn vị, vì vậy kiểm tra nội bộ phải được triển khai thường xuyên nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ của Nhà nước cũng như của cơ quan BHXH.
Để kiểm tra nội bộ được phát huy hiệu quả thì BHXH tỉnh Hà Nam phải tiến hành kiểm tra tồn bộ kế tốn tại tất cả các BHXH cấp huyện để có cái nhìn tổng thể về hoạt động kế tốn và phải được cơng khai gửi kế hoạch cho BHXH huyện được kiểm tra.
BHXH tỉnh Hà Nam cần xây dựng quy chế kiểm tra cụ thể và phổ biến đến toàn bộ các bộ phận phụ trách kế toán cùng kế toán của BHXH cấp huyện. Trong quy chế ngoài việc quy định cụ thể vai trò trách nhiệm của kiểm tra và trách nhiệm của cá nhân đối với hoạt động kiểm tra, cần phải có quy định cụ thể lĩnh vực hoạt động của đơn vị, cơ cấu bộ máy quản lý, thời gian làm việc của các bộ phận chức năng, quy chế và quản lý tài chính đặc biệt là quản lý chi các chế độ BHXH, chi thanh tốn chi phí KCB BHYT, thu BHXH BB,…
Kiểm tra phải được diễn ra định kỳhàng quý để bộ phận quản lý có thể nắm bắt được kịp thời các thơng tin về tài chính cũng như hoạt động kế tốn từ đó có thể đưa ra được chỉđạo kịp thời để có thể khắc phục ngay những sai sót trong kế tốn.
Kết quả kiểm tra phải được cơng khai tới toàn hệ thống trong tỉnh để tất cả nhân viên kế tốn có thể biết được những sai sót trong q trình hạch tốn của bộ phận mình.
3.2.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức kế toán
Để đảm bảo được yêu cầu khối lượng công việc ngày một lớn, việc tăng cường cơ sở vật chất, hiện đại hóa trang thiết bị làm việc, đưa ứng dụng tin học vào kế tốn nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài chính là việc làm hết sức cần thiết đối với đơn vị. Do đó, cần có các giải pháp sau:
- Kiến nghị với BHXH Việt Nam về những vướng mắc trong quá trình thực hiện dẫn đến việc lên số liệu không đúng.
- Xây dựng thêm các phần mềm kế tốn, thống kê phục vụ cơng tác kế tốn - Tổ chức các lớp đào tạo tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm của đơn vị, các lớp bảo mật an ninh mạng.
- Định kỳ backup dữ liệu để lưu trữ để tránh việc mất dữ liệu cũng như bị các mối đe dọa đến dữ liệu từ môi trường mạng.
- Cần mở rộng băng thông và nâng cấp đường chuyển mạng internet để có thể truy cập vào phần mềm được thuận tiện xử lý dữ liệu được nhanh hơn.
3.3. Điều kiện thực hiện và giải pháp tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam hội tỉnh Hà Nam
Hồn thiện tổ chức kế tốn chịu ảnh hưởng của các nhân tố sau:
3.3.1. Về phía cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- Tiếp tục phối hợp chặt chẽ với các Bộ, Ngành liên quan hồn thiện hệ thống chính sách, pháp luật về BHXH, BHTN, BHYT
- Có Cơng văn gửi Bộ Tài chính về những vướng mắc, sai sót tại Chế độ kế tốn mới để tổ chức thực hiện cơng tác kế toán thống nhất cơ quan BHXH;
- Ban hành các văn bản hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố và đơn vị sự nghiệp trực thuộc triển khai thực hiện chếđộ kế toán mới;
- Xây dựng, ban hành và hướng dẫn áp dụng quy chế nội bộ về kế toán thống nhất trong tồn Ngành;
- Tổ chức cơng tác kế tốn gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong đơn vị cần có một bộ máy kế tốn hợp lý được xây dựng trên cơ sở định hình được khối lượng cơng tác kế tốn và tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn đạt chất lượng;
- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ, tham mưu trình Lãnh đạo Ngành bổ nhiệm kế tốn trưởng tại các đơn vị phù hợp với vị trí việc làm và quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý của từng đơn vị;
- Tăng cường công tác kiểm tra trong cơng tác kế tốn tại các đơn vị cấp dưới. Theo đó, thực hiện kiểm tra, kiểm sốt tình hình chấp hành dự tốn thu, chi; Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; Kiểm tra việc cấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của nhà nước; kiểm tra việc chấp hành các quy định tại Luật Kế tốn, thơng tư hướng dẫn chế độ kế toán;
- Tổ chức công tác đào tạo, bồi dương, tập huấn, phổ biến các nội dung mới, trọng tâm trong công tác kế tốn;
- Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn như xây dựng phần mềm kế tốn đảm bảo đầy đủ các tính năng nhằm nâng cao năng suất lao động kế toán và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời phục vụ yêu cầu quản trị. Đồng thời xây dựng quy trình tổ chức hệ thống thông tin chuẩn áp dụng phù hợp;
- Thực hiện cải cách hành chính trong cơng tác kế tốn;
- Thực hiện Quyết định số 856/QĐ-TTg ngày 10/7/2019 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án “Đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của BHXH Việt Nam theo hướng tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả”, theo đó, BHXH
Việt Nam cần xây dựng các văn bản hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố việc sắp xếp tổ chức bộ máy kế toán, bàn giao nhiệm vụ, tài chính, tài sản,…
- Căn cứ Nghị định 89/2020/NĐ-CP ngày 04/8/2020 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam, có hiệu lực thi hành 20/9/2020; BHXH Việt Nam cần thực hiện ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ mới cho các Vụ, Ban, BHXH các tỉnh, thành phốvà các đơn vị sự nghiệp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức;
- Phối hợp với Ngành Bưu điện quản lý chặt chẽ đối tượng thụ hưởng, đổi mới phương thức phục vụ, chi trả qua các tổ chức dịch vụ cơng ích; đẩy mạnh việc chi trả không dùng tiền mặt theo chỉđạo của Chính phủ;
- Tham mưu với các cấp ủy đảng, chính quyền các cấp tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo trong công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật, chính sách, chế độ về BHXH, BHYT, BHTN; công tác phát triển đối tượng tham gia BHXH, BHYT; quản lý, sử dụng hiệu quả quỹ KCB BHYT;
- Đề xuất mức chi hoạt động BHXH, BHTN, BHYT giai đoạn 2022-2024.
3.3.2. Về phía Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
- Phối hợp chặt chẽ với UBND xã trong việc tăng cường công tác tuyên truyền, vận động, nâng cao nhận thức của cán bộ, đảng viên, NLĐ và nhân dân vềchinh sách BHXH, BHYT; đồng thời thực hiện quyết liệt, đồng bộ các giải pháp nhằm tăng nhanh diện bao phủ đối tượng tham gia BHXH, BHYT…;
- Sắp xếp, bố trí phân cơng cơng việc cho những người làm cơng tác kế tốn trong đơn vị sao cho bộ máy kế toán phải phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị;
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, trích lập các quỹ của đơn vị;
- Thực hiện việc sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự, bàn giao nhiệm vụ, tài chính, tài sản của BHXH thành phố về BHXH tỉnh theo đúng hướng dẫn của BHXH Việt Nam;
chậm nhất đến năm 2021 theo yêu cầu của BHXH Việt Nam; - Thực hiện số hóa hồsơ, tài liệu lưu trữtheo đúng quy định;
- Thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin; đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính; quản lý chặt chẽ trong thu – chi các quỹ BHXH, BHTN, BHYT theo thẩm quyền.
Tiểu kết chƣơng 3
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán BHXH tỉnh Hà Nam, tác giả đã trình bày định hướng hoạt động của BHXH tỉnh, cũng như yêu cầu và ngun tắc hồn thiện tổ chức kế tốn tại BHXH tỉnh Hà Nam. Trên cơ sở các tồn tại đã được đề cập ở Chương 2, tác giả đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam nhằm khắc phục những tồn tại trong tổ chức kế toán hiện tại đó là:
1. Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn 2. Hồn thiện tổ chức chứng từ kế tốn
3. Hồn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn 4. Hồn thiện tổ chức hệ thống sổ kế tốn
5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn 6. Hồn thiện tổ chức kiểm tra cơng tác kế tốn.
7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức kế toán Mong rằng với các giải pháp này sẽ góp phần cải thiện được hoạt động của tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh khác.
KẾT LUẬN
Với đề tài: “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam”, luận văn đã đạt được một số kết quả sau:
- Luận văn đã góp phần làm rõ những vấn đề cơ bản về cơ quan BHXH và các chế độ BHXH, BHTN, BHYT; về đặc điểm hoạt động của cơ quan BHXH.
- Luận văn đã góp phần khái quát một sốđặc điểm trong tổ chức kế toán