7. Kết cấu của luận văn
2.4. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.4.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.4.4.1. Lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế tốn:
BHXH tỉnh Hà Nam mởđầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định về nội dung, trình tựvà phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kếtoán theo quy định.
Hiện nay, BHXH tỉnh Hà Nam đang sử dụng 38 sổ kế toán các loại, bao gồm sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và sổ chi tiết (Phụ lục 1.3). Do đặc thù nghiệp vụ của cơ quan BHXH, ngoài các sổ kế tốn mở theo hướng dẫn tại Thơng tư 107/2017/TT-BTC, BHXH tỉnh Hà Nam còn phải mở sổ các nghiệp
vụ quỹ BHXH, BHTN, BHYT của cơ quan BHXH (như sổ Sổ chi tiết chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, Sổ chi tiết chi TNLĐ-BNN, Sổ chi tiết chi lương hưu và trợ cấp BHXH,…)
* Có thể minh họa một số sổ phục vụ công tác quản lý nghiệp vụ quỹ BHXH như sau:
- Sổ chi tết chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu số: S80a – BH): (Phụ lục 2.14)
BHXH tỉnh Hà Nam mở sổ này để theo dõi chi tiết các khoản chi ốm đau, thai sản, nghỉ DSPHSK sau ốm đau và sau thai sản theo chỉ tiêu lượt người của từng đơn vị sử dụng lao động theo phân cấp quản lý. Mỗi đơn vị sử dụng lao động mở một hay nhiều trang sổ. Cuối quý phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế sốphát sinh đểđối chiếu với bên Nợ TK 175111.
- Sổ chi tiết chi TNLĐ-BNN (Mẫu số: S81 - BH) (Phụ lục 2.15)
BHXH tỉnh Hà Nam mở sổnày để theo dõi chi tiết các khoản chi tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp phát sinh tại đơn vị nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và lập Báo cáo tài chính của đơn vị. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc liên quan đến chi trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; bảng thanh toán chi trả lương hưu để ghi sổ. Cuối quý phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế sốphát sinh để đối chiếu với bên Nợ TK 175112.
- Sổ chi tiết chi lương hưu và trợ cấp BHXH (Mẫu số: S82 - BH) (Phụ
lục 2.16)
BHXH tỉnh Hà Nam mở sổnày để theo dõi chi tiết các khoản chi lương hưu và trợ cấp BHXH phát sinh tại đơn vị nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và lập Báo cáo tài chính của đơn vị. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc liên quan đến chi lương hưu và trợ cấp BHXH; bảng thanh toán chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH (C74 - HD) để ghi sổ. Cuối quý phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế số phát sinh để đối chiếu với bên Nợ các tài khoản: Tài khoản 17515 nếu khoản chi BHXH do
NSNN đảm bảo; Tài khoản 175113 nếu khoản chi BHXH do BHXH bắt buộc đảm bảo.
- Sổ chi tiết chi BHYT (Mẫu số: S83 - BH) (Phụ lục 2.17)
BHXH tỉnh Hà Nam mở sổnày để theo dõi chi tiết các khoản chi trợ cấp BHYT phát sinh tại đơn vị nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và lập Báo cáo tài chính của đơn vị. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc liên quan đến chi trợ cấp BHYT; bảng thanh toán chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH (C74 - HD) để ghi sổ. Cuối quý phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế số phát sinh để đối chiếu với bên Nợ các tài khoản 17513.
- Sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH (Mẫu số: S84 – BH) (Phụ lục 2.18)
BHXH tỉnh Hà Nam mở sổnày để tổng hợp các khoản chi lương hưu và trợ cấp BHXH do Quỹ BHXH và NSNN đảm bảo phát sinh tại BHXH tỉnh, BHXH các huyện nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và lập Báo cáo tài chính của đơn vị. Sổ này được mở và sử dụng riêng cho từng nguồn kinh phí quỹ đảm bảo, gồm: Các khoản chi BHXH do NSNN đảm bảo theo dõi một sổ riêng; các khoản chi BHXH do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo theo dõi một sổ riêng; các khoản chi BHXH do quỹ BHXH tự nguyện đảm bảo theo dõi một sổriêng. Căn cứ vào sổ chi tiết chi tiết chi lương hưu và trợ cấp BHXH, sổ chi tiết chi TNLĐ-BNN, và các báo cáo 4-CBH để ghi sổ. Cuối tháng phải cộng phát sinh và ghi dòng luỹ kế số phát sinh để đối chiếu với bên Nợ TK 175113.
2.4.4.2. Tổ chức ghi chép sổ kế toán
Hiện nay, BHXH Việt Nam đã xây dựng phần mềm kế toán tập trung áp dụng cho tồn cơ quan BHXH, theo đó, BHXH tỉnh Hà Nam đang thực hiện ghi chép, hạch toán chứng từ kế toán trên phần mềm kế toán tập trung của hệ thống. Phần mềm kế toán sẽ tự lên các sổ kế toán; số liệu sẽ được tổng hợp tự
động từ huyện lên tỉnh và từ tỉnh lên trung ương. Trách nhiệm của cán bộ kế toán là kiểm tra, rà sốt số liệu, sau đó ấn nút khóa sổ cho từng loại sổ cuối kỳ, in ra giấy tồn bộ sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết, đóng thành từng quyển, làm các thủ tục pháp lý theo quy định, sau đó lưu trữtheo quy định.
Phần mềm kế toán đã giúp cho BHXH tỉnh Hà Nam giảm thiểu được các thao tác thủ công, giảm thời gian, nhân lực và số liệu có độ chính xác cao.
Hệ thống sổ kế toán của đơn vị đang sử dụng là hình thức kế tốn Nhật ký – sổ cái bao gồm: Sổ cái và các sổ kế tốn chi tiết.
Sơ đồ 2.8. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái
Nguồn: Phịng Kế tốn
Hàng ngày, cán bộ kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán tập trung. Khi hạch toán chứng từ vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu lên các sổ có liên quan.
Cuối tháng, cuối năm kế tốn thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
2.4.4.4. Tổ chức sử dụng, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán
Cuối quý, cuối năm, hầu hết sổ kế toán được in ra giấy, đóng quyển, ký,
-Báo cáo tài chính
- Báo cáo quyết tốn
- Báo cáo tài chính quỹ
- Báo cáo nghiệp vụ
quỹ bảo hiểm
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẬP TRUNG (https://tckt.bhxh.gov. vn) Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán (sổ tổng hợp + Sổ chi tiết + số chi
tiết theo dõi số liệu quyết tốn)
đóng dấu gửi 01 bản lên BHXH Việt Nam và đưa vào lưu trữtheo quy định. Hiện nay, chứng từ, hồsơ, các báo cáo tại BHXH tỉnh Hà Nam được bảo quản lưu trữ tại kho lưu trữ trong các thùng tơn có khóa, dán giấy “Mật”
2.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.4.5.1. Lựa chọn số lượng, chủng loại báo cáo
Hiện nay, tại BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện lập và nộp 18 báo cáo các loại. (Phụ lục 1.4)
Ngoài các báo cáo phải lập theo hướng dẫn tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC, BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện lập các báo cáo theo hướng dẫn tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC, bao gồm [2]:
- Báo cáo tài chính: 04 báo cáo - Báo cáo quyết tốn: 02 báo cáo - Báo cáo tài chính quỹ: 03 báo cáo
- Báo cáo nghiệp vụ quỹ tại BHXH tỉnh: 09 báo cáo
(1) Đối với Báo cáo tài chính
Thời gian lập báo cáo: theo năm tài chính.
* Báo cáo tình hình tài chính (B01/BCTC) (Phụ lục 2.19)
BHXH tỉnh Hà Nam tổng hợp báo cáo tài chính của tồn tỉnh, bao gồm: Văn phòng BHXH tỉnh và BHXH cấp huyện.
BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện lập báo cáo tài chính trên cơ sở số liệu tại sổ kế tốn tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết tài khoản, đảm bảo tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn. Số liệu trên báo cáo cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có tại BHXH tỉnh Hà Nam.
* Báo cáo kết quả hoạt động (B02/BCTC)
BHXH tỉnh căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết trong kỳ dùng cho các tài khoản từ loại 5 đến loại 9. Số liệu trên báo cáo phản ánh tình hình và kết quả hoạt động tại BHXH tỉnh (bao gồm chỉ tiêu doanh thu, chi phí và thặng dư/thâm hụt).
* Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03/BCTC)
- BHXH cấp huyện thuộc BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo theo phương pháp trực tiếp;
- BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo của toàn tỉnh theo phương pháp gián tiếp, đảm bảo số liệu lên báo cáo không bị trùng giữa tỉnh và huyện.
* Thuyết minh báo cáo tài chính (B04/BCTC)
Báo cáo này được BHXH tỉnh Hà Nam lập để thuyết minh bổ sung cho các thơng tin được trình bày trên Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
(2) Đối với Báo cáo quyết toán (Phụ lục 2.20)
Thời gian lập báo cáo: theo năm tài chính.
BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo quyết tốn kinh phí hoạt động để phán ánh tổng quát tình hình thu, chi hàng năm đối với chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT (bao gồm: chỉtiêu kinh phí được sử dụng trong năm; kinh phí đề nghị quyết tốn; kính phí được phép chuyển năm sau tiếp tục sử dụng;…) và gửi BHXH Việt Nam (Vụ Tài chính – Kếtốn) để thẩm định theo quy định.
Báo cáo gồm 2 phần:
+ Phần 1: Tình hình kinh phí: Tổng hợp tồn bộ nguồn kinh phí trong kỳ của đơn vị theo từng loại kinh phí
+ Phần 2: Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết tốn: Phản ánh tồn bộ số kinh phí đã sử dụng trong kỳ của đơn vị theo nội dung hoạt động, theo mã nội dung kinh tế của Mục lục NSNN
(3) Đối với Báo cáo tài chính quỹ
Thời gian lâp báo cáo: theo năm tài chính.
* Báo cáo tình hình tài chính quỹ bảo hiểm (B01/BCTC-QBH) (Phụ lục 2.21)
BHXH tỉnh Hà Nam tổng hợp báo cáo tài chính quỹ của tồn tỉnh, bao gồm: Văn phịng BHXH tỉnh và BHXH cấp huyện.
hiện có và nguồn hình thành tài sản của các quỹ BHXH, BHYT, BHTN tại thời điểm 31/12 hàng năm, đảm bảo tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn.
* Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03/BCTC-QBH)
BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo này để xác định nguồn tiền vào, nguồn tiền ra bằng tiền trong năm báo cáo và số dư tiền tại ngày lập báo cáo của hoạt động các quỹ bảo hiểm.
* Thuyết minh báo cáo tài chính (B04/BCTC)
Báo cáo này được BHXH tỉnh Hà Nam lập để thuyết minh bổ sung cho các thơng tin được trình bày trên Báo cáo tài chính quỹ; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ quỹ.
(4) Đối với Báo cáo nghiệp vụ quỹ
Có thể minh họa một số báo cáo sau:
* Báo cáo tổng hợp thu BHXH, BHYT, BHTN toàn tỉnh (Mẫu số B07b- BH) (Phụ lục 2.22)
- Thời gian lập báo cáo: theo quý và tổng hợp cho cảnăm
-BHXH tỉnh Hà Nam lập báo cáo này để phản ánh tình hình thu BHXH, BHYT, BHTN đã thực hiện trên toàn tỉnh. Báo cáo được chia làm 02 phần:
+ Phần 1: Quyết toán thu BHXH, BHYT, BHTN + Phần 2: Thanh toán về thu BHXH, BHYT, BHTN
* Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí chi BHXH, BHTN toàn tỉnh (Mẫu số B08b-BH) (Phụ lục 2.23)
- Thời gian lập báo cáo: theo quý và tổng hợp cho cả năm
- BHXH tỉnh lập cáo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí chi BHXH, BHTN của tồn tỉnh để phản ánh tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí chi BHXH do nguồn NSNN đảm bảo, quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo; quỹ BHXH tự nguyện, quỹBHTN đảm bảo.Báo cáo gồm 02 phần:
+ Phần I: Tình hình kinh phí
2.4.5.2. Tổ chức trình bày thơng tin trên báo cáo (lập báo cáo)
Sau khi cán bộ kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam nhập chứng từ vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự lên các sổ kế toán, lập thành các báo cáo. Cán bộ kế toán sẽ kiểm tra tính chính xác, trung thực, khách quan của các số liệu.
Số liệu tại các báo cáo được kết xuất cùng 01 hệ thống sổ sách kế toán, được phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, BHXH tỉnh Hà Nam được lập các báo cáo theo đúng mẫu biểu quy định, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báo cáo.
BHXH tỉnh Hà Nam có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn của tồn tỉnh. Thực hiện kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho BHXH cấp huyện và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài chính năm của BHXH cấp huyện, gửi BHXH Việt Nam để tổng hợp lên báo cáo tài chính tồn hệ thống.
2.4.5.3. Tổ chức sử dụng, bảo quản và lưu trữ báo cáo (thời hạn nộp báo cáo)
Kết thúc mỗi niên độ kế toán, cán bộ kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện kiểm tra báo cáo, in báo cáo và trình Kế tốn trưởng, Giám đốc BHXH tỉnh ký duyệt bản giấy và trên phần mềm thẩm định quyết tốn, sau đó nộp cho BHXH Việt Nam và 01 bản báo cáo tài chính được đưa vào lưu trữ tại BHXH tỉnh cùng với chứng từ kế toán và sổ sách kế toán. Kế toán chỉ thực hiện sửa chữa số liệu, báo cáo khi được sựđồng ý của cơ quan có thẩm quyền và phải giải trình về sự sai lệch số liệu trên báo cáo.
Thời hạn lưu trữ các báo cáo tại BHXH tỉnh Hà Nam là vĩnh viễn Thời hạn nộp báo cáo cho BHXH Việt Nam:
+ Báo cáo quyết tốn, báo cáo tài chính:BHXH tỉnh nộp báo cáo quyết tốn cho BHXH Việt Nam chậm nhất 45 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế tốn năm.
+ Báo cáo tài chính quỹ: BHXH tỉnh, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam gửi về BHXH Việt Nam trước ngày 30/3 của năm tài chính tiếp theo.
+ Báo cáo nghiệp vụ quỹ: BHXH tỉnh, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam gửi về BHXH Việt Nam chậm nhất 70 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý.