7. Kết cấu của luận văn
1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức kế toán
1.4.1. Môi trường pháp lý
Môi trường pháp lý là những cơ sở pháp lý mà kế toán phải căn cứ vào đó để thực hiện cơng việc kế tốn, đảm bảo cho hoạt động của kế toán phù hợp với những quy định của pháp luật.
Trên thực tế, tất cả các đơn vị dù có quy mơ lớn hay nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực Nhà nước hay tư nhân, sản xuất hay dịch vụvà dưới bất kỳ cơ chế kinh tế nào đều có cùng một quy trình kếtốn căn bản giống nhau và tuân theo hệ thống pháp luật như Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, Luật DN, Luật Kiểm toán, Luật Thuế. Các đơn vị hoạt động ln mong muốn có mơi trường pháp lý hồn thiện và ổn định, để đơn vị có thể yên tâm đầu tư và phát triển sản xuất. Khi hệ thống pháp lý thay đổi sẽ chi phối hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức kế toán trong đơn vị.
1.4.2. Tổ chức bộ máy nhânsự kế tốn
Trình độ kiến thức và kỹnăng kinh nghiệm của nhân viên kế tốn có ảnh hưởng lớn đến tổ chức kế tốn trong đơn vị, tác động khơng nhỏ đến việc tổ chức thu nhận và xử lý cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị. Yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên phải am hiểu về quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, linh hoạt trong việc xử lý thông tin và phối hợp tốt với các bộ phận chức năng khác trong sao cho hiệu quả. Nếu đội ngũ kế tốn khơng chun nghiệp, trình độ khơng cao có thể ảnh hưởng đến công tác kếtốn như thu thập thơng tin khơng đầy đủ, phản ánh thơng tin kế tốn thiếu tính chính xác, khơng kịp thời. Ngồi ra, nếu đội ngũ kếtốn có trình độ thấp thì cịn ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy kế tốn như phải có nhiều nhân viên mới đảm nhận được hết các công việc của phịng kế tốn, cơng việc kế tốn khơng hiệu quả. Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của nền kinh tế cũng như sự hội nhập quốc tế, trình độ chun mơn của các cán bộ quản lý và cán bộ kế toán trong đơn vị cũng như các đối tượng sử dụng thông tin khác
được nâng cao rõ rệt, khả năng vận dụng hệ thống khuôn khổ pháp lý về kế tốn trong cơng việc ngày càng hiệu quả hơn, nhu cầu thông tin kế tốn có chất lượng ngày một cao hơn
1.4.3. Nhu cầu thơng tin kế tốn
Tổ chức kế toán trong đơn vị phải đáp ứng được nhu cầu thơng tin kế tốn của các nhà quản trị. Nhu cầu thơng tin kế tốn của một đơn vị bao gồm các thông tin kế tốn tài chính và các thơng tin kế tốn quản trị. Về ngun tắc, các thơng tin kếtốn tài chính được cung cấp phải tuân thủ chế độ kế toán và phù hợp với chuẩn mực kế tốn. Các thơng tin kế toán quản trị được cung cấp theo nhu cầu sử dụng nội bộ đơn vị. Cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đều đáp ứng những nhu cầu thông tin cho các đối tượng khác nhau, nhưng có quan hệ với nhau trong hoạt động quản trị đơn vị và thực hiện các thủ tục theo chế độquy định.
Kế tốn tài chính bắt buộc đơn vị phải tuân thủ theo quy định chung của Nhà nước, thể hiện bởi hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo do Nhà nước ban hành. Nhu cầu thơng tin kế tốn của các đối tượng sử dụng thơng tin bao gồm những thơng tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền của một đơn vị kế toán nhất định. Do vậy, họ đều có nhu cầu được cung cấp, đọc và hiểu thơng tin kế tốn phản ánh tình hình kinh tế của đơn vị trên các phương diện: Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; thu nhập, chi phí, kết quả hoạt động; luồng tiền; Các thơng tin chung khác.
Việt Nam đang từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Với sự phát triển khoa học, công nghệ và thơng tin như hiện nay, địi hỏi việc cung cấp thông tin kế tốn phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, để phục vụ cho quản lý và việc ra quyết định. Vì vậy, tổ chức thơng tin kế tốn trong các đơn vị có chất lượng là một vấn đề rất quan trọng.
Tóm lại, nhóm nhân tố pháp lý, nhân tố tổ chức bộ máy nhân sự kế toán, nhân tố về nhu cầu thơng tin kế tốn là những nhân tố có tác động nhiều nhất
đến tổ chức kế tốn của các đơn vịtrong điều kiện Việt Nam hội nhập nền kinh tế khu vực và thế giới. Việc xác định các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức kế toán trong các đơn vị là việc làm cần thiết, nó góp phần tổ chức tốt q trình quản lý kinh tế, cung cấp thơng tin kế tốn trong q trình hội nhập quốc tế.
Tiểu kết chƣơng 1
Trong chương này, tác giả đã đưa ra cái nhìn tổng quan về cơ quan BHXH trên các khía cạnh: khái quát về đơn vị BHXH, về BHXH, BHTN, BHYT; đặc điểm hoạt động, cơ chế quản lý tài chính tại cơ quan BHXH.
Đồng thời, đưa ra cái nhìn tổng quát về tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh từ tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hệ thống chứng từ; tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; hệ thống sổ kế toán; hệ thống các báo cáo, công tác kiểm tra kế tốn và ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại BHXH tỉnh.
Đây sẽ là những cơ sở lý luận quan trọng giúp tác giả có căn cứ để triển khai thực hiện nghiên cứu và đánh giá thực trạng, chỉ ra được những kết quả đạt được và tồn tại trong tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam, để từ đó đưa ra những kiến nghị và giải pháp hoàn thiện ởcác chương sau.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH HÀ NAM 2.1. Tổng quan về Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
BHXH tỉnh Hà Nam được thành lập theo Quyết định số 1606/QĐ- BHXH ngày 16/9/1997 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/4/1998. Thực hiện Quyết định số 20/2002/QĐ- TTg ngày 21/11/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển giao BHYT Việt Nam sang BHXH Việt Nam, ngày 01/01/2003, BHYT tỉnh Hà Nam chính thức sáp nhập về BHXH tỉnh Hà Nam. Tại thời điểm mới thành lập, BHXH tỉnh có 05 Phịng nghiệp vụ, 06 BHXH huyện, thành phố với 49 công chức, viên chức, NLĐ; đến nay, đội ngũ công chức, viên chức BHXH tỉnh trưởng thành cả về sốlượng và chất lượng với 10 Phịng nghiệp vụ, 05 BHXH huyện; tổng số cơng chức, viên chức, lao động hợp đồng là 235 người.
Với những nỗ lực, cố gắng không ngừng, trong 23 năm qua, BHXH tỉnh Hà Nam đã được Đảng, Nhà nước, Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý: Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động Hạng Nhì (giai đoạn 2012 - 2016), Huân chương Lao động Hạng Ba (giai đoạn 2005 - 2009); Thủ tướng Chính phủ tặng Bằng khen (giai đoạn 2003 – 2005, giai đoạn 2011 - 2013) và Cờ thi đua (năm 2016); UBND tỉnh, BHXH Việt Nam tặng Cờ thi đua và nhiều Bằng khen...
Đây là một kết quả đáng khích lệ, tạo động lực thúc đẩy BHXH tỉnh Hà Nam tiếp tục phát huy những thành tích đã đạt được, khắc phục mọi khó khăn thực hiện tốt các chính sách, chế độ BHXH, BHYT; tăng nhanh diện bao phủ đối tượng tham gia BHXH, BHYT, nhất là BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình; quản lý quỹ BHXH, quỹ BHYT đảm bảo an toàn, hiệu quả; thực hiện tốt những nhiệm vụ trong tâm của cơ quan BHXH, góp phần vào thành tích chung của Ngành và đảm bảo ASXH trên địa bàn tỉnh.
2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
BHXH Việt Nam ban hành Quyết định số 969/QĐ-BHXH ngày 29/7/2019 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BHXH địa phương và ban hành Quyết định số 2133/QĐ-BHXH ngày 29/11/2019 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và chế độ quản lý của các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, theo đó, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của BHXH tỉnh Hà Nam được quy định như sau:
2.1.2.1. Vị trí, chức năng
BHXH tỉnh Hà Nam là cơ quan trực thuộc BHXH Việt Nam đặt tại tỉnh Hà Nam, có chức năng giúp Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách BHXH, BHYT; tổ chức thu chi chế độ BHTN; quản lý và sử dụng các quỹ: BHXH, BHTN, BHYT; thanh tra chuyên ngành việc đóng BHXH, BHTN, BHYT trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật và quy định của BHXH Việt Nam
BHXH tỉnh Hà Nam chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Tổng Giám đốc và chịu sự quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh của Ủy ban nhân dân tỉnh. BHXH tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và trụ sở riêng.
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng, trình Tổng Giám đốc kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về phát triển BHXH, BHTN, BHYT trên địa bàn và chương trình hàng năm; tổ chức thực hiện kế hoạch, chương trình sau khi được phê duyệt.
- Chủ động phối hợp với các Sở, Ngành có liên quan để xây dựng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kế hoạch phát triển đối tượng tham gia BHXH, BHTN, BHYT và Kế hoạch phân bổ dự tốn chi phí KCB BHYT theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
- Tổ chức thực hiện thơng tin, tun truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật về BHXH, BHTN, BHYT.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định, cụ thể:
+ Khai thác, đăng ký, quản lý các đối tượng tham gia và hưởng BHXH, BHTN, BHYT. Thu các khoản đóng BHXH, BHTN, BHYT của các tổ chức và cá nhân tham gia; từ chối việc đóng các chế độ BHXH, BHTN, BHYT không đúng quy định. Kiểm tra việc ký hợp đồng, việc đóng, trả BHXH, BHTN, BHYT đối với cơ quan, đơn vị, tổ chức sử dụng lao động;
+ Ký hợp đồng với các tổ chức làm đại lý thu BHXH, BHYT và tổ chức dịch vụ công chi trả các chế độ BHXH, BHTN theo quy định;
+ Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho những người tham gia BHXH, BHYT; + Giải quyết các chế độ BHXH, BHYT; thực hiện tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính về BHXH, BHYT tại BHXH tỉnh; thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết chế độ BHXH, BHTN, BHYT tại BHXH tỉnh và BHXH huyện;
+ Chi trả các chế độ BHXH, BHTN, BHYT; từ chối chi trả các chế độ BHXH, BHTN, BHYT không đúng quy định;
+ Tiếp nhận khoản kinh phí từ NSNN chuyến sang để đóng, hỗ trợ đóng cho các đối tượng tham gia BHYT, BHXH tự nguyện;
+ Quản lý, sử dụng, hạch tốn kế tốn các nguồn kinh phí và tài sản theo quy định;
+ Ký, tổ chức thực hiện hợp đồng KCB BHYT với các cơ sở khám, chữa bệnh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn chuyên môn, kỹ thuật; kiểm tra, đánh giá việc chỉ định điều trị, sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư, thiết bị y tế, dịch vụ kỹ thuật y tế cho người bệnh; kiểm tra, xác định chi phí khám, chữa bệnh BHYT, bảo vệ quyền lợi người tham gia BHYT và chống lạm dụng quỹ BHYT;
- Tham gia phối hợp với Sở Y tế và đơn vị liên quan, chỉ đạo các cơ sở khám, chữa bệnh BHYT trên địa bàn xây dựng nhu cầu, đồng thời thẩm định và tổng hợp nhu cầu về danh mục, số lượng thuốc.
- Tham gia vào quá trình lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc của các cơ sở khám, chữa bệnh BHYTtrên địa bàn theo quy định;
- Thực hiện kiểm tra, thanh tra chuyên ngành về đóng BHXH, BHTN, BHYT theo quy định;
- Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chỉ đạo, hướng dẫn của BHXH Việt Nam;
- Thực hiện số hóa hồ sơ giấy; quản lý, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ, tài liệu hành chính và hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, BHTN, BHYT.
- Tổ chức thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHTN, BHYT; cập nhật biến động tăng giảm dữ liệu hộ gia đình theo quy định.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ BHXH, BHTN, BHYT cho công chức, viên chức thuộc BHXH tỉnh;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương, các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, BHTN, BHYT, để giải quyết các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện các chế độ BHXH, BHTN, BHTN theo quy định;
- Có quyền khởi kiện vụ án dân sự để u cầu tịa án bảo vệ lợi ích cơng cộng, lợi ích nhà nước trong lĩnh vực BHXH, BHTN, BHYT trên địa bàn;
- Đề xuất với BHXH Việt Nam kiến nghị việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách về BHXH, BHTN, BHYT;
- Đề xuất với BHXH Việt Nam kiến nghị việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách về BHXH, BHTN, BHYT; kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thanh tra, điều tra, xử lý các hành vi vi phạm pháp luật BHXH, BHTN,BHYT.
- Định kỳ cung cấp đầy đủ và kịp thời thơng tin về việc đóng, quyền được hưởng các chế độ, thủ tục thực hiện chính sách BHXH, BHTN, BHYT khi NLĐ, NSDLĐ hoặc tổ chức cơng đồn u cầu; cung cấp đầy đủ và kịp thời tài liệu, thông tin liên quan theo yêu cầu cảu cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Thường xuyên phối hợp với cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở địa phương cập nhật thơng tin về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn. Phối hợp cơ quan thuế cập nhật mã số thuế của tổ chức, cá nhân; định kỳ hàng năm, cập nhật thông tin do cơ quan thuế cung cấp về chi phí tiền lương để
tính thuế của doanh nghiệp hoặc tổ chức;
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra toàn diện BHXH huyện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;
- Quản lý công chức, viên chức, lao động hợp đồng thuộc BHXH tỉnh; - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học; ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành BHXH tỉnh. Khai thác và bảo mật dữ liệu công nghệ thoogn tin theo phân cấp. Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo, thi đua - khen thưởng theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Theo quy định, sốlượng Phó Giám đốc BHXH tỉnh không quá 03 người. Tuy nhiên, hiện nay, BHXH tỉnh Hà Nam có 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc, 10 phịng chun mơn nghiệp vụ và 05 BHXH cấp huyện, được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
Nguồn: BHXH tỉnh Hà Nam GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BHXH huyện Thanh Liêm BHXH huyện Kim Bảng BHXH huyện Lý Nhân BHXH huyện
Bình Lục BHXH huyện Duy Tiên
Phòng Chế độ BHX H Phòng Giám định BHYT Phòng Quản lý thu Phịng Truyền thơng & PT đối tượng Phịng Cấp Sổ, thẻ PHỊNG NGHIỆP VỤ Phịng Tổ chức cán bộ Phịng Kế hoạch Tài chính Phịng Thanh tra kiểm tra Phịng Cơng nghệ thơng tin Văn Phịng PHỊNG NGHIỆP VỤ
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
* Chức năng, nhiệm vụ của Ban Giám đốc
- Giám đốc BHXH tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, chịu trách