7. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là khởi đầu của tổ chức cơng tác kế tốn và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ khơng thể thực hiện được kế tốn ban đầu cũng như tồn bộ cơng tác kế tốn. Do vậy, hồn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn là việc làm đầu tiên và quan trọng trong cơng tác kế tốn. Để tổ chức chứng từ kế toán được hoàn thiện hơn, BHXH tỉnh cần:
- Tăng cường công tác kiểm tra chứng từ ngay từ khâu lập chứng từ ban đầu đảm bảo các yêu cầu của một chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý theo đúng quy định của chế độ kế toán, chữ ký của các bên liên quan, số liệu trên chứng từ kế toán đã phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, có sự rà soát của Kế toán trưởng và Lãnh đạo BHXH qua đó hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong các công đoạn từ tiếp nhận chứng từ gốc, tính tốn định lượng, ghi chép. Đảm bảo các thơng tin trên chứng từ được chính xác đúng theo chế độ của Nhà nước và quy định của cơ quan BHXH. Các chứng từ phải được phân loại theo thời điểm phát sinh, nội dung.
- Sử dụng thống nhất một hệ thống chứng từ kế toán theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam đểđảm bảo thống nhất toàn cơ quan BHXH.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ khoa học, dễ kiểm tra, theo dõi.
- Chú trọng công tác lưu trữ, quản lý chứng từ đảm bảo khoa an tồn, học, dễ tìm.
- Cải cách thủ tục hành chính, tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quá trình luân chuyển chứng từ, cắt giảm những thủ tục không cần thiết.
- Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế tốn khi được chuyển đến phịng kếtốn khơng đảm bảo tính kịp thời và khách quan, cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển của chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình hoạt động tại BHXH tỉnh.
- BHXH tỉnh Hà Nam cần rà soát, loại bỏ các chứng từ sử dụng trước đây khơng cịn phù hợp theo hướng dẫn tại chếđộ kế toán mới, cụ thể như:
+ Giấy thanh toán thù lao cho trường học làm đại lý thu (C66-HD): khơng cịn phù hợp với quy định hiện nay. Lý do: theo quy định của Luật BHYT khơng có đối tượng tham gia BHYT tự nguyện; Tại Khoản 3, Điều 8 Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật BHYT đã quy định UBND xã phường, thị trấn có trách nhiệm lập danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT cho trẻem dưới 6 tuổi do vậy mẫu C66-HD không còn phù hợp với quy định hiện nay.
+ Giấy thanh toán thù lao cho tổ chức, cá nhân làm đại diện chi trả (C67- HD): khơng cịn phù hợp với quy định hiện nay. Lý do: do khơng cịn cá nhân làm đại diện chi trả.