7. Kết cấu của luận văn
2.4. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.4.7. Ứng dụng công nghệ thông tin tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
Xây dựng phần mềm kế toán tập trung để phục vụ cho cơng tác kế tốn là nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan BHXH, do đó, BHXH tỉnh Hà Nam ln nghiêm túc thực hiện phần mềm kế tốn theo chỉ đạo của BHXH Việt Nam, thực hiện phân quyền sử dụng phần mềm và cơ chế kiểm tra, kiểm soát giữa kế toán viên, kếtoán trưởng và chủ tài khoản.
Đến nay, tất cả chứng từ, sổ sách kế toán của BHXH tỉnh đã được đưa vào phần mềm và sử dụng chữ ký số để thực hiện khai báo, ký chứng từ, sổ, các báo cáo và thực hiện các giao dịch điện tử.
Phần mềm kế toán tập trung được xây trên nền web dùng chung cho toàn cơ quan BHXH tại địa chỉ https://tckt.bhxh.gov.vn được xem như là trung tâm của hệ thống kết nối với phầm mềm Quản lý thu (TST), phần mềm giải quyết chếđộ chính sách BHXH (TCS), phần mềm giám định BHYT.
Từ phần mềm quản lý thu (TST) được cán bộ BHXH cập nhật quá trình tham gia BHXH của từng người lao động theo mã sốBHXH và mã đơn vị tham gia đóng BHXH trên địa bàn BHXH tỉnh quản lý, cán bộ kế tốn nhập số tiền đóng BHXH vào phần mềm kế toán tập trung chuyển sang phầng mềm TST để ghi nhận sốđã đóng của từng đơn vị hoặc từng người tham gia đối với BHXH tự nguyện. Phần mềm xét duyệt TCS thực hiện xét duyệt xong các chế độ BHXH chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán tập trung để chuyển tiền thanh toán cho người lao động. Phần mềm giám định BHYT sau khi được các giám định viên
xét duyệt chuyển sang phần mềm kế toán tập trung thẩm định quyết toán với các cơ sở KCB
Chứng từ kế toán được phê duyệt đầy đủ, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm tự động cập nhật vào các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán. Đồng thời, phần mềm thực hiện xử lý dữ liệu, tính tốn, đưa vào sổ sách, báo cáo quyết toán tương ứng. Số liệu sẽ được tổng hợp tự động từ huyện lên tỉnh và từ tỉnh lên trung ương.
Mỗi phần mềm sẽ được thực hiện chếđộ bảo mật chặt chẽ bằng cách phân quyền cho người sử dụng và khai thác theo các vị trí cơng việc khác nhau. Dữ liệu toàn cơ quan BHXH do Trung tâm công nghệ thông tin BHXH Việt Nam quản lý và bảo mật. Do đó, mỗi cán bộ kế tốn có trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo mật tài khoản của cá nhân, chỉ duy nhất kếtốn trưởng có thể làm thay đổi, điều chỉnh số liệu của các kế tốn viên, cịn các kế toán viên chỉ được điều chỉnh số liệu trong phạm vi mình được phân cơng khơng thể sang phần việc của người khác đểđiều chỉnh.
2.5. Các yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức kế tốn
2.5.1. Mơi trường pháp lý
Trên thực tế, tất cả mọi đơn vị thuộc cơ quan BHXH đều có cùng một quy trình kế tốn căn bản giống nhau và tuân theo hệ thống pháp luật như Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế tốn, Thơng tư số 107/2017/TT- BTC; Thông tư số 102/2018/TT-BTC;... Điều đó tạo ra một mơi trường pháp lý ổn định, thống nhất cao để các đơn vị trực thuộc BHXH thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Khi hệ thống pháp lý thay đổi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức kếtoán trong các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam.
2.5.2. Tổ chức bộ máy nhân sự kế tốn
Trình độ kiến thức và kỹnăng kinh nghiệm của nhân viên kế tốn có ảnh hưởng lớn đến tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam, tác động không nhỏ đến việc tổ chức thu nhận và xử lý cung cấp thơng tin kế tốn cho nhà quản lý. Một số kế tốn trình độ đào tạo khơng thuộc lĩnh vực kinh tế có thể ảnh
hưởng đến công tác kế tốn như thu thập thơng tin không đầy đủ, phản ánh thông tin kế tốn thiếu tính chính xác, khơng kịp thời. Ngoài ra, một số kế tốn có tuổi đời cịn trẻ nên cịn chưa có kinh nghiệm trong xử lý nghiệp vụ nên công việc kế tốn khơng hiệu quả.
2.5.3. Nhu cầu thơng tin kế tốn
Tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam phải đáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán của BHXH Việt Nam và một sốcơ quan quản lý khác. Thực tếđơn vị chỉ cung cấp thông tin kế tốn tài chính được tuân thủ chế độ kế tốn và Thơng tư số 107/2017/TT-BTC và Thơng tư số 102/2018/TT-BTC.
Việc cung cấp thơng tin kế tốn tài chính tại BHXH quận Hai Bà Trưng được thể hiện bởi hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế tốn, báo cáo theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC và Thơng tư số 102/2018/TT-BTC.
Kế tốn tài chính bắt buộc các đơn vị phải tuân thủ theo quy định chung của Nhà nước, thể hiện bởi hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo do Nhà nước ban hành. Nhu cầu thơng tin kế tốn của các đối tượng sử dụng thông tin bao gồm những thông tin về tình hình tài chính, lưu chuyển tiền… của một đơn vị kế toán nhất định. Do vậy, họ đều có nhu cầu được cung cấp, đọc và hiểu thơng tin kế tốn phản ánh tình hình kinh tế của đơn vị trên các phương diện: Tài sản, kết quả thu, kết quả chi,cân đối thu chi… các thông tin chung khác.
Việc cung cấp thông tin kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam đòi hỏi phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, để phục vụ cho quản lý và việc ra quyết định. Vì vậy khi thực hiện yêu cầu phải thực hiện đúng tổ chức hệ thống báo cáo theo quy định.