7. Kết cấu của luận văn
2.4. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.4.3.1. Danh mục tài khoản sử dụng
Hiện nay, BHXH tỉnh Hà Nam thường xuyên sử dụng 41 tài khoản cấp 1, 88 tài khoản cấp 2 trong bảng và 02 tài khoản ngoài bảng (TK 018, TK 001) (Phụ lục 1.2), trong đó, đơn vị đang sử dụng một số tài khoản được
hướng dẫn bổ sung tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC để thực hiện theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ của cơ quan BHXH, cụ thể:
- Tài khoản 139- Phải thu của các đối tượng đóng bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh tốn các khoản phải thu về các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng các loại bảo hiểm; phải thu về số chi sai các chế độ bảo hiểm của đối tượng; phải thu bảo hiểm của đối tượng quân nhân, công an nhân dân và các khoản phải thu bảo hiểm khác.
- Tài khoản 142- Phải thu nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh quan hệ phải thu nghiệp vụ quỹ bảo hiểm giữa cơ quan BHXH cấp trên với cơ quan BHXH cấp dưới hoặc ngược lại về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm.
- Tài khoản 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện: Tài khoản phản ánh số chi các loại bảo hiểm từ quỹ bảo hiểm và NSNN đảm bảo cho các đối tượng.
- Tài khoản 335- Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng: Tài khoản này phản ánh các khoản tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng và các khoản tạm thu khác (nếu có) phát sinh tại cơ quan BHXH.
- Tài khoản 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả giữa cơ quan BHXH tỉnh, BHXH huyện với các tổ chức, cá nhân là đối tượng có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm.
- Tài khoản 342- Phải trả nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh quan hệ phải trả nghiệp vụ quỹ bảo hiểm giữa cơ quan BHXH cấp trên với cơ quan BHXH cấp dưới hoặc ngược lại về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm.
- Tài khoản 343- Thanh toán về chi bảo hiểm với các đơn vị ngoài ngành: Tài khoản này để phản ánh các khoản thanh toán với đại diện chi trả; đơn vị sử dụng lao động; cơ sở KCB; cơ sở dạy nghề; trường học; cơ quan lao động và các khoản phải thanh toán khác.
- Tài khoản 346- Kinh phí cấp cho cấp dưới: Tài khoản này chỉ mở ở các đơn vị cấp trên để theo dõi tình hình kinh phí đã cấp cho các đơn vị cấp dưới
có tổ chức kế toán riêng bằng tiền hoặc hiện vật. Các đơn vị cấp dưới khi nhận được kinh phí của đơn vị cấp trên cấp xuống không phản ánh ở tài khoản này mà phản ánh vào các tài khoản liên quan theo nội dung từng khoản kinh phí đơn vị cấp trên cấp.
- Tài khoản 375- Thu các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện: Tài khoản này phản ánh số thu các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng các loại bảo hiểm trên địa bàn tỉnh, huyện.
Về cơ bản, các tài khoản kế toán theo chế độ kế toán mới đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng đối với cơ quan BHXH như các khoản phải thu, phải trả được hạch toán kế toán vào các tài khoản trong bảng; đối với các khoản thanh lý, nhượng bán tài sản và thuê in ấn chỉ theo dõi vào tài khoản phải thu khác (TK138), phải trả khác (TK 338);...
2.4.3.2. Phương pháp kế toán trên các tài khoản
BHXH tỉnh Hà Nam ln tn thủ phương pháp kế tốn theo đúng quy định của Luật Kế tốn và các thơng tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm. Phương pháp kế toán trên các tài khoản được thể hiện qua một số nghiệp vụđặc thù tại BHXH tỉnh Hà Nam như hạch toán thu BHXH, BHTN, BHYT và chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT như sau:
(1)Hạch tốn chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT
- Nguyên tắc:
+ Nguồn chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN được sử dụng bao gồm: Cấp trên cấp; Lãi tiền gửi không kỳ hạn phát sinh trên tài khoản “Tiền gửi chi phí quản lý”; Các khoản thu hợp pháp khác.
+ BHXH tỉnh phải hạch toán, kết chuyển đầy đủ, kịp thời nguồn chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN vào Tài khoản (TK) 337 - Tạm thu, TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp và tồn bộ chi phí quản lý vào TK 611- Chi phí hoạt động. Cuối năm thực hiện xác định kết quả hoạt động (kết chuyển doanh thu, chi phí quản lý).
+ Cuối năm TK 337 dư Có là kinh phí chưa sử dụng chuyển năm sau tiếp tục sử dụng.
+ BHXH cấp huyện không sử dụng TK 511 và TK 611 mà hạch tốn nguồn và chi phí quản lý vào TK 337 - Tạm thu.
Ví dụ:
Vào ngày 5/11/2019, BHXH Việt Nam cấp kinh phí chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT cho BHXH tỉnh Hà Nam, số tiền: 5.621 triệu đồng
Sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, BHXH tỉnh Hà Nam ghi sổ chi tiết TK 1121, TK 3371, TK 0182 và sổ tổng hợp TK 112, 337, 018, số tiền: 5.621 triệu đồng
Ngày 7/11/2019, Căn cứ bảng chấm công tháng 10/2019, BHXH tỉnh xác định tiền lương trả cho CCVC tại Văn phòng tỉnh, số tiền: 1.357 triệu đồng (trong đó, trích tiền đóng BHXH, BHTN, BHYT, kinh phí cơng đồn: 461,39 triệu đồng; trả cho CCVC: 895,61 triệu đồng),
BHXH tỉnh ghi vào sổ chi tiết TK 6111, TK 3341, TK 3322 và sổ cái TK 611, TK 334, TK 332
Ngày 8/11/2019, BHXH tỉnh trả tiền lương cho CCVC qua tài khoản ngân hàng, số tiền 859,61 triệu đồng
Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng đúng bằng số tiền đã chuyển cho CCVC, BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện ghi vào sổ chi tiết TK 1121, 3341, 6111, 3371, 0182 và sổ Cái TK 112, 334, 611, 018, 337, số tiền 859,61 triệu đồng.
(Phụ lục 2.7 – 2.11)
Chênh lệch thu, chi
Cuối năm, sau khi hạch tốn kết quả hoạt động có thặng dư, BHXH tỉnh thực hiện phân bổ vào các quỹ. Kế toán ghi tăng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ bổ sung thu nhập, quỹkhen thưởng phúc lợi trên TK 431 và ghi giảm thặng dư của đơn vị trên TK 421
(2) Hạch toán thu BHXH, BHTN, BHYT
178/2012/TT-BTC th số phải thu BHXH, BHYT, BHTN và phải thu lăi phạt chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN hạch toán ngoại bảng (ghi đơn TK 011, 013, 014, 015). Tuy nhiên, áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC các nội dung trên được hạch toán vào tài khoản trong bảng.
Ví dụ về thu tiền ốm đau, thai sản
Ngày 30/9/2019, khi phát sinh các khoản phải thu về các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng của các đơn vị, số tiền: 105.550 triệu đồng
Căn cứ chứng từ C69 – Bảng tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN do phòng Thu cung cấp, BHXH tỉnh thực hiện ghi sổ Cái TK 139, TK 335.
Khi BHXH tỉnh xác định được số thu các loại bảo hiểm từ số tạm thu, trong đó: số thu chế độ ốm đau, thai sản, số tiền: 73.250 triệu đồng, Phịng Kế hoạch Tài chính lập chứng từ C83 – Bảng phân bổ số tiền đã thu vào quỹ bảo hiểm để phân bổ số tiền thu vào từng chế độ tương ứng. BHXH tỉnh thực hiện ghi vào sổ chi tiết TK 37511 và sổ cái TK 335.
Cuối ngày 30/9/2019, Khi BHXH tỉnh xác định số tiền thu ốm đau, thai sản phải chuyển về BHXH Việt Nam, số tiền: 73.250 triệu đồng
Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng bằng đúng số tiền đã chuyển về BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh ghi sổ chi tiết TK 37511, 34221 và sổ Cái TK 375 và 342.
(Phụ lục 2.12 – 2.13)