7. Kết cấu của luận văn
2.6. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà
Hà Nam
2.6.1. Những kết quả đạt được
- Về tổ chức bộ máy:
Bộ máy kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam được tổ chức theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định tại các văn bản của BHXH Việt Nam, đảm bảo
thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Cán bộ làm cơng tác kế tốn tại BHXH tỉnh có bằng cấp phù hợp với vị trí việc làm, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc.
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tại BHXH tỉnh Hà Nam là mơ hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, đã đáp ứng được yêu cầu quản lý tạitoàn tỉnh BHXH tỉnh Hà Nam, giảm bớt cơng việc kế tốn cho mỗi cấp; bộ phận kế toán tại BHXH tỉnh vẫn kiểm tra được việc ghi chép, tổng hợp của bộ phận kế toán tại BHXH cấp huyện.
- Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
BHXH tỉnh Hà Nam đã thực hiện tốt việc tổ chức thu nhận thơng tin qua hệ thống chứng từ kế tốn theo đúng quy định của Luật Kế tốn; Thơng tư hướng dẫn và các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam. Những mẫu chứng từ BHXH tỉnh Hà Nam sử dụng đều là những mẫu chứng từ cần thiết, phù hợp với tình hình thực tế,đặc thù nghiệp vụ tại BHXH tỉnh.
Trong quá trình phân loại, xử lý, kiểm soát, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán, BHXH tỉnh đã chủ động xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ tương ứng của từng hoạt động nghiệp vụ tại BHXH tỉnh, đảm bảo theo đúng quy trình quy định của BHXH Việt Nam, tạo điều kiện và phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong từng khâu trong chu trình.
- Về hệ thống tài khoản kế tốn
BHXH tỉnh Hà Nam đã vận dụng, xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn theo hướng dẫn tại Thơng tư số 102/2018/TT-BTC. Các tài khoản được sử dụng tại BHXH tỉnh đã phù hợp đặc thù nghiệp vụ tại BHXH tỉnh, đảm bảo hạch toán được đủ, đáp ứng được các yêu cầu về quản lý và kiểm soát thu, chi, sử dụng quỹ BHXH, BHYT, BHTN tại BHXH tỉnh.
- Về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán áp dụng tại BHXH tỉnh Hà Nam về cơ bản đã đáp ứng yêu cầu phân loại và hệ thống hóa thơng tin phản ánh trên chứng từ kế tốn, cung cấp thông tin cho việc lập các báo cáo.
Hiện nay, BHXH tỉnh Hà Nam đang sử dụng ghi sổ trên phần mềm kế toán tập trung kết hợp quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái là tương đối phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý và in ấn, lập các báo cáo.
- Về tổ chứchệ thống báo cáo
BHXH tỉnh Hà Nam đã lập đầy đủ các báo cáo theo đúng mẫu quy định và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng các báo cáo, đảm bảo tính trung thực, hợp lý của các thơng tin tài chính do kế tốn cung cấp. Phương pháp lập, trình bày báo cáo bảo đảm tính thống nhất, tơn trọng nguyên tắc lập báo cáo.
- Về tổ chức kiểm tra
Cơng tác kiểm tra kế tốn giữa các bộ phận kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam được thực hiện từ khi thu nhận thông tin ban đầu, đến xử lý, hệ thống hóa để đảm bảo tính chính xác, khách quan và hữu ích của thơng tin kế toán cung cấp.
2.6.2. Hạn chế
- Về bộ máy tổ chức: Hiện nay, yêu cầu nhiệm vụ của cơng tác tài chính kế tốn ngày càng nâng cao và tăng cường, khối lượng công việc thu chi liên tục, tuy nhiên số lượng cán bộ làm công tác tài chính kế tốn q ít (7/97 người), nên chưa thực sự tương xứng với nhiệm vụ đặt ra, do vậy, cán bộ kế toàn thường xuyên phải làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu công việc.
Ngồi ra, trình độ cán bộ kếtốn cũng chưa được đồng đều, một số cán bộ có tuổi đời trẻ nên kinh nghiệm trong xử lý nghiệp vụ còn yếu và thiếu so với khối lượng công việc, do vậy cán bộ kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần việc dẫn đến chun mơn hố khơng cao, giảm năng suất và hiệu quả công việc.
-Về tổ chức chứng từ kế tốn: Trong q trình tổ chức thực hiện, vẫn cịn một số hạn chế sau:
+ Việc lập và ghi chép các yếu tố liên quan đến các nội dung ghi trên chứng từ kế tốn đơi khi chưa đầy đủ, kịp thời, vẫn cịn tình trạng khi lập chứng từ không ghi số hiệu chứng từ, hoặc một số chỉ tiêu chưa thể hiện đầy
đủ, nội dung nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đơi khi q tóm tắt làm mất đi tính rõ ràng, chính xác, gây những khó khãn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ, gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, thanh tra kế tốn…;
+ Cơng tác lưu trữ, quản lý chứng từchưa được tốt, khoa học.
+ Việc luân chuyển chứng từ chưa được đảm bảo, dẫn đến ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện.
- Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Trong q trình hạch tốn các nghiệp vụ đặc thù của cơ quan BHXH theo Thông tư số 102/2017/TT-BTC, kế tốn tại BHXH tỉnh phát tại Thơng tư chưa hướng dẫn cụ thể một số bút toán sau:
+ Bút toán kết chuyển số thu BHYT trước cho năm sau về số thu phân bổ kỳ này; bút toán kết chuyển số thừa kỳtrước chưa phân bổ về số thu phân bổ kỳ này.
+ Hướng dẫn hạch toán kế toán đối với việc thanh quyết toán thuốc kháng HIV.
+ Hướng dẫn trường hợp ngân sách địa phương chuyển tiền hỗ trợ đóng BHYT tồn tỉnh cho BHXH tỉnh; trường hợp thoái thu BHXH, BHYT, BHTN Ngồi ra, tại Thơng tư đang hướng dẫn nhầm tài khoản chi tiết của hạch toán Ngân sách trung ương hỗ trợđóng BHYT (TK 34213, 34223).
- Về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán theo Thơng tư số 102/2018/TT-BTC có một số điểm mới so với chế độ kế toán mới, tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, BHXH tỉnh Hà Nam khi ghi chép, in sổ kế tốn vẫn cịn thiếu một số chỉ tiêu (cụ thể như Sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phụ hồi sức khỏe thiếu chỉ tiêu đóng BHYT;...).
Ngồi ra, kế tốn BHXH tỉnh phát hiện có 02 sổ kế tốn khơng tổng hợp số lên toàn tỉnh được, khi in báo cáo chỉ có số của mỗi văn phòng tỉnh:
- Sổ S88-BH: Sổ chi tiết lãi tiền gửi
-Về tổ chức báo cáo kế toán: Trong q trình thực hiện thì có một số nội dung chưa đáp ứng yêu cầu quản lý của BHXH tỉnh, cụ thể:
+ Báo cáo quyết tốn kinh phí hoạt động theo Thông tư số 107/2017/TT- BTC do BHXH Việt Nam xây dựng: chưa tách kinh phí giảm trong năm thành hai nội dung là kinh phí thường xuyên/tự chủvà kinh phí khơng thường xuyên/tự chủ. Lý do: để theo dõi kinh phí chuyển năm sau tiếp tục sử dụng theo đúng nguồn.
+ Báo cáo chi tiết số thu BHXH, BHTN, BHYT cần thay đổi lại kết cấu và bổ sung thêm một số đối tượng tham gia BHYT (chỉ tiêu ốm đau dài ngày theo danh mục, NLĐ trong thời gian nghỉ việc hưởng thai sản theo quy định của pháp luật về BHXH) do tại Khoản 2 Điều 1 và Điều 13 Luật BHYT số 46/2014/QH13 có quy định bổsung các đối tượng này.
+ Báo cáo số phải thu BHXH, BHTN, BHYT và lãi chậm đóng theo đơn vị sử dụng lao động (B16a-BH): chỉ phản ánh được số phát sinh trong năm, chưa phản ánh được sốlũy kếđến thời điểm báo cáo.
Ngoài ra, thuyết minh báo cáo tài chính cịn sơ sài, chưa có sự phân tích, giải thích số liệu, ngun nhân tăng giảm trên báo cáo, số liệu tại một số báo cáo chưa khớp.
- Về công tác kiểm tra
Thực tế cơng tác kiểm tra kế tốn tại đơn vị, ngoài những cuộc kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền, cơ quan cấp trên thì cơng tác kiểm tra tại đơn vịchưa thực sự hiệu quả và khơng có một hệ thống kiểm tra chuyên biệt.
- Về Phần mềm kế tốn tập trung
Trong q trình thực hiện thì cán bộ kế tốn gặp một sốkhó khăn như: + Tháng 7/2019, phần mềm kế toán tập trung của Ngành được đưa vào sử dụng và yêu cầu BHXH tỉnh thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm mới trong thời gian ngắn. Trong quá trình thực hiện, phần mềm phục vụ tổng hợp quyết tốn lần đầu tiên tích hợp nên có xảy ra lỗi, ảnh
hưởng đến số liệu quyết toán.
+ Giao diện, cách sử dụng mới nên ban đầu kế tốn viên cịn mất nhiều thời gian nghiên cứu;
+ Về việc chuyển dữ liệu giữa các phần mềm cịn bị sai lệch nhiều: ví dụ khi chuyển số liệu thu trên phần mềm TST (là phần mềm quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của Ngành BHXH) lên bộ phận kế toán hạch toán trên phần mềm kế tốn tập trung thì số liệu quyết toán thu bị hạch toán 2 lần số thu trước cho năm sau.
+ Biểu mẫu không đồng nhất giữa các phần mềm: ví dụ các chỉ tiêu tại biểu mẫu phần mềm giám định với phần mềm kế tốn tập trung đang bị sai lệch, do đó, khi nhập số liệu vào phần mềm kế toán tập trung phải thực hiện điều chỉnh lại mã chi tiết, dẫn đến mất nhiều thời gian, thiếu chính xác.
+ Đường chuyền mạng internet chậm dẫn đến việc tải dữ liệu bị chậm + Khi thực hiện phần mềm kế toán tập trung, kế toán viên phải chuyển dữ liệu từ các phần mềm khác (phần mềm quản lý thu; phần mềm quản lý chi; phần mềm giám định,…) sang phần mềm kế toán tập trung nên mất nhiều thời gian, và gặp nhiều vướng mắc khi chuyển đổi dữ liệu.
2.6.3. Nguyên nhân
* Nguyên nhân khách quan
- Năm 2019 là năm đầu tiên áp dụng chế độ kế tốn mới theo Thơng tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018, do đó cán bộ kế tốn tại BHXH tỉnh Hà Nam cịn lúng túng, gặp nhiều vướng mắc trong quá trình thực hiện.
- Phần mềm kế toán tập trung mới đưa vào sử dụng trong toàn cơ quan BHXH nên vẫn còn xảy ra nhiều lỗi.
* Nguyên nhân chủ quan
- Khối lượng công việc lớn nhưng sốlượng cán bộ cịn hạn chế, có nhiều cán bộ nữ có con nhỏnên không tham gia được hết các lớp đào tạo, tập huấn nghiệp vụ.
phận khác trong đơn vị như phòng chế độ, thu, chi,… tuy nhiên giữa các bộ phận này có sự phối hợp chưa chặt chẽ dẫn tới vấn đề kiểm tra, xử lý các nghiệp vụ phát sinh cịn chậm chễ, sai sót
- Cán bộ kế tốn sắp xếp cơng việc chưa khoa học, nhiều lúc tổng hợp số liệu, báo cáo c n chậm tiến độ; chưa nghiên cứu sâu các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, của Ngành về chế độ kế tốn, chính sách BHXH, BHTN, BHYT.
- Về công tác kiểm tra: do khối lượng công việc nhiều, nhân lực còn chưa đủ đáp ứng hết nhiệm vụ chuyên môn nên chưa xây dựng tổ kiểm tra cơng tác kế tốn chun biệt chun kiểm tra cơng tác kế tốn của đơn vị.
Tiểu kết chƣơng 2
Tại chương 2, tác giả nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán BHXH tỉnh Hà Nam. Các nội dung được trình bày bao gồm:
- Khái quát chung về BHXH tỉnh Hà Nam như lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy
- Quy trình quản lý tài chính tại BHXH tỉnh Hà Nam thơng qua quy trình quản lý thu, chi BHXH.
- Thực trạng tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam: tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức hệ thống sổ kế toán; tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn; tổ chức cơng tác kiểm tra; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế tốn.
Thơng qua những nội dung này, tác giả sẽ thực hiện đánh giá về kết quả đạt được, những hạn chế và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam ởchương III.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH HÀ NAM