3.2. Biện pháp quản lý chất lượng đào tạo ở Trường Đại học FPT theo tiếp cận TQM
3.2.3. Xây dựng và phát triển các mơ hình đội, nhóm làm việc hiệu quả
sự phối hợp, cộng đồng trách nhiệm trong quản lý chất lượng đào tạo theo tinh thần TQM
3.2.3.1. Mục đích
Nhằm khai thác tối đa hiệu quả của mơ hình làm việc theo đội, nhóm, góp phần phá vỡ rào cản giữa các bộ phận chức năng và giữa các cá nhân từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả thực hiện cơng việc trong q trình đào tạo.
3.2.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện
- Thiết kế các mơ hình đội, nhóm hợp lý, linh hoạt, phù hợp với đặc thù đào tạo của nhà trường. Các mơ hình đội nhóm cần thiết kế đơn giản, giảm hệ thống cấp bậc, khuyến khích phân chia thành 2 loại: Mơ hình đội, nhóm cố định và mơ hình đội, nhóm linh hoạt (theo từng cơng việc, dự án). Các đội, nhóm cố định thực hiện những mảng công việc thường xuyên của nhà trường như tổ chức và quản lý đào tạo, nhân sự, kế tốn, ĐBCL, hành chính… Cịn các đội, nhóm linh hoạt tùy vào từng dự án, công việc sẽ thành lập theo yêu cầu và thời gian của các cơng việc đó với thành phần nhóm có thể thuộc nhiều bộ phận khác nhau. Nhà trường có thể thành lập các đội dự án như: Kiểm định chất lượng của Bộ GD&ĐT, kiểm định ABET, triển khai chương trình 5S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng), các dự án thuộc chương trình Phát triển cá nhân, các dự án thuộc Viên nghiên cứu công nghệ FPT, dự án triển khai đào tạo ở nước ngồi…
- Tăng tính tự chủ, sáng tạo, tự giác cho các thành viên trong từng đội, nhóm và phân quyền mạnh mẽ cho các đội, nhóm làm việc bằng cách:
+ Xây dựng cơ chế chung về hoạt động đội, nhóm cấp trường: Lãnh đạo trường phải thống nhất cơ chế hoạt động cho các đội, nhóm trong các cơ sở đào tạo bằng việc ban hành và áp dụng quy chế hoạt động chung cho các đội, nhóm. Quy chế cần quy định rõ những nguyên tắc hoat động chung, về quy trình thành lập và giải thể các đội, nhóm, trách nhiệm và quyền lợi chung của trưởng nhóm, vai trị giám sát, quản lý của lãnh đạo…
+ Mỗi nhóm thành lập cần có sự xác nhận rõ ràng của lãnh đạo trường về nhiệm vụ, chức năng của nhóm, trách nhiệm và quyền hạn của trưởng nhóm và các thành viên, kết quả hoạt động cần đạt... Lãnh đạo cần tạo điều kiện để mỗi thành viên thấy
được trách nhiệm của mình, của nhóm trong cơng việc bằng cách trao quyền cho họ tự quyết và phải thừa nhận những đóng góp, ý kiến hay những nỗ lực của họ.
- Tăng cường năng lực lao động đội, nhóm cho tất cả các thành viên của trường bằng cách tổ chức các hoạt động huấn luyện, bồi dưỡng thích hợp để thúc đẩy hiệu quả hoạt động của các đội nhóm. Việc tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng cần hướng đến cung cấp, bổ sung cho các thành viên những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để có thể nâng cao tối đa hiệu quả hoạt động nhóm, đạt được những mục tiêu công việc đề ra trong nhóm. Hình thức các khóa đào tạo có thể được tổ chức linh hoạt, phù hợp với đặc thù của từng cơ sở đào tạo nhưng phải hướng đến làm rõ các nội dung: Làm việc trong đội/nhóm là gì? Những hạn chế tiềm ẩn của đội/nhóm; Các kiểu đội/nhóm; Những giai đoạn phát triển đội/nhóm; Những đặc tính của đội/nhóm làm việc hiệu quả…
- Tăng tần suất tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm (teambuilding) nhằm tăng tính gắn kết và sự hỗ trợ trong công việc giữa các cá nhân và các bộ phận với nhau. Các hoạt động xây dựng đội nhóm có thể được tổ chức theo từng ngành dọc (nhân sự, ĐBCL, kế toán…) hoặc giữa các bộ phận trong từng cơ sở đào tạo với nhau.
3.2.3.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
- Mọi hành động phải bắt đầu từ lãnh đạo, chỉ khi lãnh đạo xác định đúng tầm quan trọng, hiệu quả của mơ hình làm việc theo đội, nhóm trong cơng tác QLCLĐT thì mới có quyết tâm thay đổi cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý…
- Lãnh đạo trường phải có cơ chế quản lý rõ ràng, linh hoạt, thống nhất thì mới phát huy được lợi ích của mơ hình làm việc đội, nhóm, nếu khơng sẽ tạo ra lộn xộn, chồng chéo giữa các nhóm ở các cơ sở đào tạo.