3.2. Biện pháp quản lý chất lượng đào tạo ở Trường Đại học FPT theo tiếp cận TQM
3.2.4. Áp dụng hiệu quả các công cụ thống kê vào quản lý dữ liệu đào tạo
bảo cung cấp thơng tin và giám sát q trình quản lý chất lượng, giảm thiếu sai sót 3.2.4.1. Mục đích
- Nâng cao năng lực áp dụng các cơng cụ thống kê vào hoạt động quản lý dữ liệu đào tạo của đội ngũ CBQL, GV và CBNV có liên quan, góp phần khai thác tốt hơn hiệu quả các cơng cụ đó vào hoạt động QLCLĐT.
- Nhằm giúp nhận diện được bản chất, nguyên nhân những biến động trong quy trình, lượng hóa được hiệu lực của các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến. Từ đó cung cấp nguồn thơng tin tin cậy cho các quyết định cải tiến chất lượng của lãnh đạo trường.
3.2.4.2. Nội dung và cách thức thực hiện
- Để đảm bảo thực hiện tốt hoạt động thống kê các dữ liệu quản lý, CBQL, GV và CBNV liên quan phải được đào tạo hợp lý để nâng cao năng lực sử dụng các kỹ thuật SPC. Các khóa đào tạo phải nhằm hướng đến giúp các thành viên của nhà trường hiểu rõ được cơ sở, mục đích, cách thức thực hiện của từng kỹ thuật thống kê được sử dụng trong công tác QLCLĐT nhằm theo dõi, phân tích được các q trình trong cơng việc của mình và từ đó có cơ sở để nhận diện và thực hiện các cơ hội cải tiến chất lượng. Trong hoạt động đào tạo, cần chú trọng nhiều nhất đến đội ngũ cán bộ chất lượng của các cơ sở đào tạo, xem đó là lực lượng nịng cốt để triển khai các công cụ thống kê xuống các đơn vị.
- Bên cạnh các công cụ thống kê đã được khai thác hiệu quả, phịng ĐBCL chủ trì phối hợp với các bộ phận khác có liên quan triển khai vận dụng các cơng cụ thống kê sau:
+ Công cụ Benchmarking (Nhận diện chính mình qua trung gian tin cậy): Công cụ này cần được áp dụng ở phạm vi cấp trường trong việc tham gia các tiêu chuẩn kiểm định uy tín trong và ngoài nước. Trước hết, nhà trường cần tiếp tục tham gia bảng xếp hạng các trường đại học trên thế giới của tổ chức QS, tiến hành cải tiến những mặt hạn chế được được tổ chức QS chỉ ra trong lần đánh giá trước để thực hiện được mục tiêu nâng sao trong bảng xếp hạng vào đợt đánh giá tới. Đồng thời, các cơ sở đào tạo của hệ đại học cần nghiên cứu thêm các chuẩn quốc tế uy tín khác để khẳng định vị trí, chất lượng đào tạo cũng như nhận ra những hạn chế của nhà trường, từ đó có kế hoạch cải tiến chất lượng.
+ Sơ đồ nhân quả: Triển khai mơ hình 5-why trong hoạt động phân tích chỉ
tiêu hàng tháng cho cán bộ chất lượng và các CBQL, CBNV có liên quan của các đơn vị để tìm ra nguyên nhân sâu xa của các chỉ tiêu chất lượng, các kế hoạch hoạt động không đạt mục tiêu.
+ Biểu đồ kiểm sốt: Đưa cơng cụ này vào hoạt động đánh giá sự ổn định
của các quá trình để từ đó xác định được lúc nào cần điều chỉnh q trình, lúc nào có thể duy trì được q trình.
+ Sử dụng biểu đồ Pareto trong việc phân tích và đánh giá các điểm chưa phù hợp: Hoạt động kiểm tra chất lượng hàng tháng ở các đơn vị thường phát hiện ra các điểm chưa phù hợp ở những mức độ khác nhau, vì vậy cán bộ chất lượng phụ trách mảng kiểm soát cần sử dụng dạng biểu đồ này để xác định độ lớn của các lỗi, từ đó có ưu tiên trong việc khắc phục các lỗi nghiêm trọng, lỗi lớn.
- Đặt mua hoặc khoán cho các GV hoặc CBNV có chun mơn tốt về cơng nghệ thông tin thiết kế các công cụ, phần mềm tích hợp với cơng cụ SPC để thực hiện hiệu quả hơn hoạt động thống kê và phân tích dữ liệu.
- Mời các chuyên gia bên ngoài định kỳ đánh giá hiệu quả sử dụng các cơng cụ thống kê của các đơn vị, từ đó đưa ra các gợi ý cải tiến cách thức thống kê dữ liệu của nhà trường.
3.2.4.3. Điều kiện thực hiện
- Các cơ sở đào tạo phải có cán bộ chuyên trách việc thống kê, tổng hợp, phân tích, xử lý các dữ liệu
- Có nguồn kinh phí cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cho các thành viên trong nhà trường và mời chuyên gia bên ngoài đánh giá hiệu quả của hoạt động thống kê dữ liệu của nhà trường.