1.4. Quản lý sinh viên sƣ phạm trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp
1.4.5. Các chức năng cơ bản trong quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo
hợp, kế tiếp a + b
Hoạt động quản lý sinh viên cũng giống như các hoạt động quản lý khác, cũng dựa trên cơ sở thực hiện các chức năng của quản lý gồm có: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra để đạt được mục tiêu giáo dục của Nhà trường. Đây là một phương thức cơ bản để quản trị đạt hiệu quả.
Trong đó:
- P là Planning (kế hoạch hóa) - O là Organizing (tổ chức) - L là Leading (chỉ huy)
- C là Controling (Giám sát, kiểm tra)
- I là Information (Thông tin)
Trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b, việc thực hiện các chức năng cần phải được xem xét dưới góc độ tác động của các yếu tố từ các đơn vị tham gia trong quá trình đào tạo, cụ thể như sau:
1.4.5.1. Lập kế hoạch quản lý sinh viên
Lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức được xác định rõ ràng để đạt được mục tiêu đó. Có ba loại kế hoạch: kế hoạch chiến lược, quy hoạch và kế hoạch hành động kế hoạch tác nghiệp.
- Kế hoạch chiến lược hướng tới mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện mục tiêu, là công cụ để xác định các ưu tiên và đề ra các quyết định đúng đắn cho Nhà trường trong một thời kỳ dài (5 năm, 10 năm, 20 năm,v.v…).
- Quy hoạch là kế hoạch gắn với một nội dung hoạt động, tên một địa bàn và trong một thời gian cụ thể.
- Kế hoạch hành động chính là các kế hoạch năm học hay kế hoạch học kỳ, kế hoạch tháng,v.v….
Có thể nói kế hoạch chiến lược, quy hoạch là công tác lập kế hoạch do cấp độ cao nhất thực hiện (Đảng ủy, Ban giám hiệu). Và công tác quản lý sinh viên là một trong các yếu tố trong bản kế hoạch chiến lược, quy hoạch chung đó. Từ những ý kiến chỉ đạo trong kế hoạch chiến lược, bản quy hoạch chung, đơn vị chịu trách nhiệm về mảng việc về quản lý sinh viên (thường là Phịng Cơng tác sinh viên) chịu trách nhiệm lập kế hoạch hành động đảm bảo cơ sở hợp lý cho việc bố trí, huy động và phân bổ các nguồn lực để đảm bảo công tác Quản lý sinh viên được hoạt động một cách bình thường, đạt mục tiêu đã đề ra. Đối với mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b, việc lập kế hoạch hành động cần phải xem xét kế hoạch đào tạo, kế hoạch quản lý sinh viên của cả các đơn vị tham gia phối hợp đào tạo. Kế hoạch hành động cũng là căn cứ để giám sát, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh việc thực hiện các hoạt động của các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm.
Nội dung của việc lập kế hoạch quản lý sinh viên gồm có:
- Xác định quy mô sinh viên cho từng thời kỳ trong giai đoạn lập kế hoạch; - Kế hoạch xây dựng bộ máy quản lý sinh viên;
- Kế hoạch về cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng công tác quản lý sinh viên; - Đề xuất các biện pháp thực hiện kế hoạch được xây dựng.
Việc lập kế hoạch quản lý sinh viên tại cơ sở đào tạo đại học phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Kế hoạch quản lý sinh viên phải được xây dựng trên cơ sở chiến lược phát triển của nhà trường và đường lối, chiến lược phát triển của ngành giáo dục;
- Kế hoạch quản lý sinh viên phải phù hợp với nguồn lực hiện có cũng như nguồn lực dự báo của nhà trường nhưng vẫn phải đáp ứng được mục tiêu đã đề ra;
- Kế hoạch quản lý sinh viên phải được xây dựng đồng bộ với kế hoạch của các hoạt động khác trong nhà trường, kế hoạch của các đơn vị phối hợp đào tạo.
1.4.5.2. Tổ chức quản lý sinh viên
Sau khi đã thực hiện xong việc lập kế hoạch, tức là đã xác định được mục tiêu, xác định và đảm bảo các nguồn lực, thì chức năng quan trọng tiếp theo cần thực hiện là tổ chức, điều phối các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.
Xét về mặt chức năng quản lý, tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó thực hiện thành cơng các kế hoạch đã đề ra, đạt mục tiêu của tổ chức.
Ernest Dale đã mô tả chức năng tổ chức như một quá trình gồm 5 bước: - Lập danh sách các cơng việc cần phải hồn thành để đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Phân chia tồn bộ cơng việc thành những nhiệm vụ để các thành viên hay các bộ phận trong tổ chức thực hiện một cách thuận lợi và hợp Logic. Bước này gọi là phân công lao động.
- Kết hợp các nhiệm vụ một cách logic và hiệu quả. Việc nhóm gộp các nhiệm vụ cũng như thành viên như vậy gọi là bước phân chia bộ phận.
- Thiết lập một cơ chế điều phối. Sự liên kết hoạt động của các cá nhân, các nhóm, các bộ phận một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện để đạt được mục tiêu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Theo dõi, đánh giá tính hiệu nghiệm của cấu trúc tổ chức và tiến hành những điều chỉnh cần thiết.
Đối với việc tổ chức quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b, trước hết, đơn vị quản lý chương trình đào tạo cần xác định các nội dung của công tác quản lý sinh viên (danh sách các cơng việc cần hồn thành), sau đó là xây dựng cấu trúc tổ chức (phân chia cơng việc, hình thành các bộ phận) và cuối cùng là thiết lập cơ chế điều phối hoạt động này.
Cần đặc biệt lưu ý tới cấu trúc tổ chức để từ đó có sự phân chia cơng việc rõ ràng, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong cấu trúc tổ chức với các thành tố bên ngoài như: đội ngũ Cố vấn học tập, các đơn vị phối hợp đào tạo,v.v…
1.4.5.3. Chỉ đạo công tác quản lý sinh viên
Chỉ đạo là tác động của chủ thể quản lý tới các thành viên, bao hàm cả việc liên kết, liên hệ với người khác và động viên họ tham gia tích cực, tự giác và chủ động để hồn thành nhiệm vụ với chất lượng cao. Trong mơ hình đào tạo phối hợp a + b, chỉ đạo không chỉ là tác động của chủ thể quản lý tới các thành viên trong cơ cấu mà còn là sự chủ động phối hợp với các thành tố bên ngoài hệ thống (các đơn vị tham gia đào tạo) từ đó tác động lên đối tượng quản lý.
Chỉ đạo không chỉ là chức năng quản lý được thực hiện sau khi kế hoạch đã được lập và cơ cấu tổ chức đã rõ ràng mà nó có để thực hiện song song và có tác động ngược trở lại với 2 chức năng kia (lập kế hoạch và tổ chức).
Đối với hoạt động quản lý sinh viên, chức năng chỉ đạo sẽ được thực hiện bởi người lãnh đạo - thường là Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng được phân quyền phụ trách và đối tượng được tác động là bộ máy QLSV (bao gồm các đơn vị phụ trách CTSV, các cố vấn học tập, các lớp sinh viên,v.v…).
Ở đây, người điều khiển hệ thống này cần có tri thức và kỹ năng ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định. Việc ra quyết định của người quản lý cũng phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Tính khách quan, khoa học: Quyết định phải dựa trên cơ sở khách quan và khoa học với đầy đủ những căn cứ cần thiết (căn cứ về nội bộ tổ chức, môi trường, những tri thức quản lý, những kinh nghiệm tích lũy,v.v…)
+ Tính định hướng: Bất cứ một quyết định nào cũng đều phải nhằm vào các đối tượng nhất định. Khi xác định tiêu chuẩn, lựa chọn phương pháp phải hướng toàn bộ tổ chức vào mục tiêu đã đề ra.
+ Tính hệ thống, nhất quán: Bất cứ quyết định nào được đưa ra để thực hiện một nhiệm vụ nhất định đều phải nằm trong hệ thống, trong một tổng thể các quyết định đã có và sẽ có nhằm đạt mục tiêu chung.
Ngồi ra thì cịn có các u cầu như: đảm bảo tính pháp lý, đúng thẩm quyền; tính khả thi và hiệu quả; tính cơ đọng, dễ hiểu, cụ thể và chuẩn xác. Nhưng tựu chung lại, việc ra quyết định trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b là một đòi hỏi nghiêm túc, cần xem xét tất cả các yếu tố tác động để đảm bảo những quyết định đưa ra nhằm mục tiêu phát triển và đảm bảo sự cân bằng động của hệ thống đó và cả các hệ thống trên.
Sau khi có Quyết định, cần phải lưu ý đến việc tổ chức thực hiện quyết định. Việc tổ chức thực hiện quyết định cần phải được bắt đầu từ khâu truyền đạt quyết định. Cần phải đảm bảo tất cả các đối tượng quản lý đều được truyền đạt quyết định một cách chính xác. Cần lưu ý việc truyền đạt quyết định tới cả những đối tượng phối hợp thực hiện như các đơn vị ngang cấp, các cá nhân phụ trách mà không chịu
sự quản lý của đơn vị,v.v….Sau khi truyền đạt quyết định cần có sư giám sát chặt chẽ của đơn vị chỉ đạo nhằm đảm bảo việc thực thi quyết định của các đối tượng quản lý.
1.4.5.4. Kiểm tra công tác quản lý sinh viên
Kiểm tra là một chức năng quan trọng trong quản lý nhằm xem xét việc triển khai các hoạt động trong thực tiễn, xác định việc nào làm tốt, việc nào chưa tốt, việc nào thực hiện được, việc nào chưa thực hiện được để từ đó có những điều chỉnh cần thiết trong các hoạt động để góp phần đạt mục tiêu đã xác định. Đây cũng là kênh thông tin để hỗ trợ việc đánh giá được kịp thời. Nó được xem là khâu cuối cùng để kết thúc một chu trình quản lý.
Quá trình kiểm tra gồm ba bước như sau: - Xác định hệ thống các tiêu chuẩn.
- Đo đạc việc thực hiện: việc đo đạc được thực hiện dưới rất nhiều cách thức: căn cứ vào các báo cáo, số liệu thu thập, ý kiến phản hồi,v.v…
- Điều chỉnh lại công tác quản lý cho phù hợp để đạt hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra cần lưu ý:
Thứ nhất, người kiểm tra phải nắm vững những quy tắc, luật lệ, chủ truơng, đường
lối của cấp trên và cấp mình đang quản lý.
Thứ hai, kiểm tra phải theo chuẩn. Tương ứng với từng nội dung kiểm tra có các tiêu
chí riêng, và cần phải tuân thủ theo các tiêu chuẩn, tiêu chí đó.
Đối với cơng tác quản lý sinh viên, việc kiểm tra có thể thực hiện bằng nhiều cách như: báo cáo hàng tháng về mức độ thực hiện các công việc của các cá nhân, đơn vị thực hiện; lấy ý kiến phản hồi về công tác quản lý sinh viên của cố vấn học tập, sinh viên định kỳ hàng năm,v,v…
Ngoài 4 chức năng trên thì yếu tố thông tin là một yếu tố quan trọng, là phương tiện thống nhất hoạt động của các chức năng. Thơng tin được cung cấp địi hỏi phải có: tính chính xác, tính kịp thời, tính hệ thống, tính đầy đủ, cơ đọng, logic, tính pháp lý, tính kinh tế. Ngồi ra, khơng chỉ có những thơng tin tác động đến hệ thống hiện tại mà nó cịn phát hiện những khuynh hướng phát triển, tiên đoán những khả năng vận động của hệ thống trong tương lai (thông tin dự đốn) để từ đó có những hướng dẫn, phịng ngừa những rủi ro mang lại.
1.4.6. Các công cụ quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b
Công cụ quản lý sinh viên là những phương tiện, những giải pháp của chủ thể quản lý nhằm định hướng, dẫn dắt, khích lệ, điều hòa, phối hợp và đánh giá kết quả hoạt động của các thành viên trong tổ chức hướng vào việc thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Trong quản lý sinh viên có một số loại cơng cụ như sau:
+ Cơng cụ có tính pháp lý như: pháp lệnh, nghị quyết, thông tư của các cơ quan chức năng và thẩm quyền Nhà nước ban hành.
+ Công cụ theo lĩnh vực quản lý như: Chế độ chính sách đối với sinh viên, Quy định về quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú,v.v…
+ Công cụ quản lý theo nội dung và quá trình quản lý như: Bộ tiêu chuẩn, quy chế, nội quy, kế hoạch năm học, quy trình quản lý v.v…
Trong thực tế, cịn nhiều cơng cụ khác để quản lý, và người quản lý cần linh động trong việc sử dụng đồng thời các cơng vụ này để phục vụ q trình quản lý của mình. Có bốn yêu cầu cụ thể khi sử dụng các công cụ quản lý như sau:
+ Công cụ cần phải được kiểm chứng giá trị về mặt pháp lý. Bất cứ một cơng cụ nào dù ít hay nhiều cũng mang giá trị về mặt pháp lý. Khi sử dụng những công cụ này trong quản lý, người quản lý cần có những kiểm chứng giá trị về mặt pháp lý.
+ Cơng cụ cần phù hợp với thực tế, tình hình đơn vị và mang tính khả thi, hiệu quả. + Cơng cụ cần đảm bảo tính ổn định tương đối trong một thời gian nhất định. Tránh sự thay đổi đột ngột trong quá trình quản lý.
+ Các công cụ quản lý phải tạo thành hệ thống có tính thống nhất cao. Tuyệt đối tránh tình trạng chỉ thị, quy định trước phủ định chỉ thị, quy định sau hoặc quy định của cấp dưới mâu thuẫn với quy định của cấp trên gây nên tình trạng hỗn loạn trong tổ chức
Tóm lại, trong quản lý giáo dục nói chung và trong quản lý sinh viên nói riêng, các chủ trương, chính sách, chỉ thị, thông tư, hướng dẫn,v.v.. là những cơng cụ quản lý có vai trị hết sức quan trọng bởi chúng làm cho hệ thống được vận hành và phát triển theo các nguyên tắc quản lý. Do đó, trong cơng tác quản lý sinh viên, đặc biệt là với mơ hình mở, mang tính liên thơng cao như mơ hình phối hợp kế tiếp a + b thì việc các nhà quản lý ở bất kỳ một cấp nào cũng cần nắm rõ hệ thống cơng cụ quản lý và vận hành có hiệu quả trong thực tiễn là yêu cầu bắt buộc khách quan và tất yếu.
1.5. Các tác động đến công tác quản lý sinh viên sƣ phạm trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b
1.5.1. Mục tiêu đào tạo cử nhân sư phạm
Dù đào tạo cử nhân sư phạm theo mơ hình truyền thống hay theo mơ hình đào tạo phối hợp a + b thì đều phải bám sát mục tiêu đào tạo cử nhân sư phạm theo từng chuyên ngành, đáp ứng nhu cầu xã hội. Việc đào tạo ra những “thợ dạy” chỉ tập trung vào việc truyền thụ kiến thức chuyên môn khác với việc đào tạo những “nhà giáo dục”. Vì vậy, mục tiêu đào tạo phải chỉ rõ những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, năng lực và thái độ đối với từng chuyên ngành học.
Xác định rõ được mục tiêu đào tạo cử nhân sư phạm là cơ sở để xây dựng mục tiêu cho công tác quản lý sinh viên sư phạm. Xây dựng lộ trình, kế hoạch quản lý. Từ đó xác định các cấp quản lý, vai trị của từng đơn vị tham gia phối hợp đào tạo theo mỗi giai đoạn. Mục tiêu đào tạo cử nhân sư phạm như kim chỉ nam định hướng cho tất cả các công tác, nội dung quản lý của từng đơn vị theo đúng vị trí, đúng quỹ đạo để tới đích.
1.5.2 Vai trị của các đơn vị thành viên trong công tác quản lý sinh viên sư phạm trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp A + B trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp A + B
Mục tiêu của mơ hình đào tạo phối hợp a + b là phát triển tính liên thơng, liên kết sâu rộng, hợp tác toàn diện giữa các đơn vị và phát huy thế mạnh chuyên môn đặc thù của từng đơn vị, góp phần đào tạo nguồn nhân lực cao. Qua đây, người học sẽ khai thác được triệt để thế mạnh của các đơn vị đào tạo khoa học cơ bản trong những năm đầu học tập, góp phần phát triển tầm nhìn, năng lực nghiên cứu khoa học