1.5.3 .Tác động của dạy học theo học chế tín chỉ
2.3. Thực trạng công tác quản lý sinh viên sƣ phạm tại Trƣờng Đạ
2.3.5. Thực trạng thực hiện các chức năng cơ bản quản lý sinh viên trong
hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b
2.3.5.1 Lập kế hoạch quản lý sinh viên
Việc xây dựng kế hoạch của Nhà trường luôn được dựa trên các mục tiêu quản lý. Đối với các kế hoạch chiến lược, Trường Đại học Giáo dục ln có những mục tiêu dài hạn, các giải pháp lớn thể hiện trong kế hoạch chiến lược.Điều này giúp Nhà trường xác định rõ mục tiêu hướng đến, các nhiệm vụ ưu tiên, trong đó có nội dung về công tác Quản lý sinh viên. Kế hoạch chiến lược được thực hiện 5 năm 1
lần theo từng giai đoạn. Các kế hoạch chiến lược này đều được Hội đồng xây dựng, góp ý, được sự phê duyệt của Hiệu trưởng và ban hành rộng rãi trong toàn đơn vị.
Đối với kế hoạch hành động, hàng năm, Phịng Cơng tác sinh viên xây dựng kế hoạch hoạt động cho cả năm học bao gồm các nội dung công việc cụ thể, chi tiết như: công tác hành chính, cơng tác đảm bảo an ninh trật tự,v.v… theo từng mốc thời gian cụ thể. Kế hoạch hoạt động này được xây dựng dựa trên cơ sở phát triển chiến lược của Nhà trường, hướng dẫn kế hoạch quản lý sinh viên theo từng năm, thực trạng các điều kiện, nguồn lực để thực hiện kế hoạch. Sau khi xây dựng, Phịng Cơng tác sinh viên chịu trách nhiệm trình Phó hiệu trưởng phụ trách và ban hành rộng rãi tới toàn thể cán bộ, sinh viên trong Nhà trường. Kế hoạch hoạt động năm học luôn được Phịng Cơng tác sinh viên triển khai tới cán bộ, giảng viên, sinh viên ngay trong tuần sinh hoạt chính trị đầu năm.
Tuy nhiên, qua thực tế cho thấy, việc xây dựng kế hoạch hoạt động năm học chưa có sự thống nhất, đồng bộ với các đơn vị phối hợp đào tạo. Điều này dẫn đến tình trạng chồng chéo trong một số nội dung như: tổ chức tuần sinh hoạt chính trị đầu năm, thời gian tổ chức các hoạt động lớn của Nhà trường,v.v…
2.3.5.2. Tổ chức quản lý sinh viên
Trong Quyết định số 568/QĐ-TCCB ngày 02/7/2015 của Hiệu trưởng Trường Đại học Giáo dục về quy định tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Giáo dục đã chỉ rõ, Phịng Cơng tác học sinh sinh viên có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc quản lý học sinh, sinh viên. Các khoa trực thuộc, các phòng ban, các bộ phận chức năng, các Văn phòng Đảng và Đoàn thể, v.v…chịu trách nhiệm phối hợp và tổ chức triển khai các nhiệm vụ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị.
Điều này có nghĩa rằng: Phịng Cơng tác học sinh, sinh viên chịu trách nhiệm đầu mối chính đối với việc tổ chức quản lý sinh viên.Qua thực tế cho thấy, Phòng CTHSSV đã và đang thực hiện rất tốt vai trị của mình. Với số lượng 06 cán bộ gồm: 1 Trưởng phịng, 1 Phó trưởng phịng, 4 chun viên, Phịng CTHSSV đã có sự phân cơng cơng việc chi tiết theo từng mảng việc cụ thể. Căn cứ theo bản kế hoạch năm học, mỗi chuyên viên sẽ chủ động triển khai mảng cơng việc mình phụ trách theo đúng mốc thời gian đã đề ra. Bên cạnh đó, ngồi cán bộ thuộc phịng CTHSSV cịn
có sự tham gia của các Khoa trực thuộc, các đơn vị chức năng, đội ngũ Cố vấn học tập như:
- Khoa Sư phạm, Khoa Các khoa học Giáo dục: phối hợp triển khai các hoạt động quản lý sinh viên; phối hợp quản lý đội ngũ cố vấn học tập trong quá trình tổ chức quản lý sinh viên.
- Các đơn vị chức năng như: Phịng Đào tạo, Đồn thanh niên cũng đã có sự hỗ trợ rất nhiều trong các công tác phối hợp để thực hiện các nhiệm vụ như: tiếp đón thí sinh trúng tuyển, cung cấp kết quả học tập của sinh viên phục vụ xét học bổng, tổ chức các hoạt động Văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao,v.v…
- Đội ngũ Cố vấn học tập: Đội ngũ Cố vấn học tập với 24 cán bộ, giảng viên trực tiếp tham gia công tác tổ chức quản lý sinh viên. Trong những năm qua, đội ngũ cố vấn học tập đã phát huy tốt vai trị của mình trong cơng tác này.
2.3.5.3. Chỉ đạo công tác quản lý sinh viên
Công tác chỉ đạo hoạt động quản lý sinh viên tại Trường Đại học Giáo dục được thực hiện khá bài bản, chuyên nghiệp. Nhà trường ln có những văn bản chỉ đạo cụ thể, chi tiết với từng nội dung như: việc tổ chức tiếp nhận sinh viên, tổ chức khám chữa bệnh, tổ chức xét điểm rèn luyện, v.v…Những văn bản này đều đảm bảo:
+ Tính khách quan: với mỗi văn bản đều có những căn cứ pháp lý rõ ràng.
+ Tính định hướng: có đối tượng cụ thể trong từng hoạt động quản lý. Nội dung văn bản đều hướng vào một mục tiêu cụ thể.
+ Tính hệ thống: với mỗi văn bản chỉ đạo đều có sự phê duyệt của Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng phụ trách. Điều này đảm bảo tính hệ thống khi chỉ đạo triển khai trong toàn đơn vị.
Bên cạnh việc ra các văn bản chỉ đạo của chủ thể quản lý, Phịng Cơng tác HSSV còn chủ động trong việc đề xuất phối hợp với các đơn vị tham gia trong quá trình đào tạo để thực hiện nhiệm vụ quản lý sinh viên. Điều này thể hiện sự linh hoạt, mềm dẻo trong quá trình quản lý sinh viên trong mơ hình phối hợp kế tiếp a + b.
Qua thực tế cho thấy, với mỗi nội dung cụ thể của công tác quản lý sinh viên đều có những văn bản chỉ đạo, công văn đề nghị phối hợp rõ ràng, chi tiết. Và những văn bản này đều được chuyển tới các cá nhân, đơn vị thực hiện qua rất nhiều kênh thông tin: email, bản cứng có dấu đỏ,v.v… Và các chuyên viên của
Phịng CTHSSV ln sát sao, kịp thời trong việc truyền đạt những ý kiến chỉ đạo này tới các đơn vị thực hiện.
2.3.5.4. Kiểm tra công tác quản lý sinh viên
Đối với công tác kiểm tra hoạt động quản lý sinh viên thì được thực hiện bởi 2 đơn vị. Đơn vị thứ nhất là Phòng Cơng tác học sinh sinh viên có những quy định riêng để kiểm tra, rà sốt các nội dung từng cơng việc và đơn vị thứ hai là Trung tâm đảm bảo chất lượng chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá quá trình quản lý sinh viên.
Đối với Phịng Cơng tác học sinh, sinh viên, đơn vị có quy định về chế độ báo cáo kết quả triển khai công việc của từng chuyên viên theo từng tuần, từng tháng. Điều này giúp lãnh đạo phịng kiểm tra kết quả cơng việc cũng như rà soát những việc làm được, những điều cịn thiếu sót để có những điều chỉnh kịp thời trong cơng việc. Đảm bảo hoạt động quản lý được thực hiện đúng mục tiêu.Đây là hoạt động kiểm tra thường xun suốt q trình thực hiện cơng tác quản lý sinh viên.
Đối với Trung tâm Đảm bảo chất lượng, là một đơn vị độc lập, trung tâm căn cứ những tiêu chuẩn, tiêu chí theo quy định, thu thập dữ liệu, ý kiến phản hồi từ cán bộ, sinh viên để từ đó có nhữngý kiến đánh giá chung nhất với hoạt động quản lý sinh viên theo từng học kỳ, từng năm học. Trung tâm Đảm bảo chất lượng cũng là một kênh thông tin giúp Hiệu trưởng có cái nhìn bao quát, khách quan về kết quả thực hiện các nhiệm vụ quản lý, trong đó có nhiệm vụ quản lý sinh viên.