1.4. Quản lý sinh viên sƣ phạm trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp
1.4.3. Quy trình quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a +b
Nếu coi quá trình quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b là một hệ thống hồn chỉnh thì chúng ta có thể phân tích hệ thống này theo sơ đồ CIPO và được diễn tả như sau:
Sơ đồ 1.1: Mơ hình CIPO trong quản lý sinh viên
Sơ đồ CIPO phản ánh ý tưởng về hệ thống điều khiển của Nobert Winner. Và trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b này, các yếu tố được thể hiện:
* Đầu vào (Input): Chính là năng lực sinh viên trúng tuyển, các quy chế, quy
định, cơ chế, chính sách thể hiện quan điểm của Nhà trường trong vấn đề quản lý sinh viên, các nguồn lực: đội ngũ cố vấn học tập, cán bộ quản lý sinh viên, cơ sở vật chất kỹ thuật, tài chính và các nguồn lực khác;
* Đầu ra (Outout): Sản phẩm của quá trình quản lý là sinh viên tốt nghiệp
được đảm bảo quyền lợi, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và đủ năng lực, phẩm chất theo chuẩn đầu ra; và các sản phẩm khác: phương pháp tổ chức, quản lý, các chính sách trong q trình quản lý.
* Quá trình (Process): Quá trình quản lý, sự biến đổi các nguồn lực đầu vào
thành sản phầm đầu ra. Đây là đối tượng (Objective) của hệ thống quản lý gồm: các cơng đoạn thực hiện quy trình quản lý sinh viên theo những phương thức nhất định;
* Môi trường (Context): là yếu tố bên ngoài hệ thống, tác động ảnh hưởng
vào tất cả các yếu tố bên trong hệ thống, tạo ra tính ổn định, cân bằng của hệ thống, thúc đẩy phát triển hoặc kìm hãm quá trình hoạt động nhằm đạt mục tiêu đào tạo. Môi trường của hệ thống bao gồm: các điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị, luật pháp, văn hóa nhà trường, dư luận, thái độ, tình cảm…của các tầng lớp xã hội mà trực tiếp nhất là nhóm lợi ích có liên quan. Trong mơ hình đào tạo phối hợp, kế tiếp A + B thì ngồi những yếu tố trên, mơi trường ở đây cịn chính là cácđơn vị có mặt, tham gia phối hợp trong quá trình đào tạo. Những tác động của các nhân tố này tác động rất lớn đến q trình quản lý sinh viên.
Ngồi ra, cần chú ý đến sự phản hồi (Feedback): đây là mối liên hệ ngược từ đầu ra quay trở lại đầu vào, cung cấp các thông tin phản hồi từ người sử dụng lao động, từ thị trường lao động, từ cơ quan kiểm định chất lượng, từ yêu cầu của chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội và các nhóm lợi ích có liên quan để điều chỉnh các nguồn lực đầu vào, nội dung, phương pháp, quy trình đào tạo.
1.4.4. Hệ thống các chuẩn mực quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b
Về cơ bản, các chuẩn mực quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b tại các đơn vị là như nhau và tuân thủ chặt chẽ quy định của Nhà nước, Bộ GD & ĐT và Đại học Quốc gia Hà Nội.
Hiện nay, tại Đại học Quốc gia Hà Nội, tất cả các đơn vị thành viên đang hoạt động theo Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường Đại học(ban hành
kèm theo Quyết định số 06/VBHN – BGDĐT của Bộ GD&ĐT ngày 04/03/2014).
Việc này sẽ đảm bảo tính tồn thể trong hệ thống, đảm bảo tất cả các khâu trong hệ thống được vận hành theo một chuẩn mực, một quy tắc nhất định.
Trong nội dung đánh giá của Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục các trường Đại học có những nội dung liên quan tới cơng tác quản lý sinh viên, cụ thể như sau:
- Tiêu chí 6.2 (Tiêu chuẩn 6): Người học được đảm bảo các chế độ chính sách xã hội, được khám sức khỏe theo quy định y tế học đường; tạo điều kiện hoạt động, tập
luyện văn nghệ, thể dục thể thao và được đảm bảo an tồn trong khn viên của nhà trường (Tiêu chí 6.2, tiêu chuẩn 6: Người học).1) người học được phổ biến kịp thời các chế độ, chính sách xã hội. Đơn vị có biện pháp để đảm bảo các chế độ, chính sách xã hội, chăm sóc sức khỏe, tập luyện văn nghệ, thể dục thể thao. 2) các biện pháp hỗ trợ người học được thực hiện một cách hiệu quả; người học chấp hành tốt các quy chế, quy định của đơn vị. 3) Đơn vị khai thác được các nguồn tăng cường và mở rộng về mức độ và đối tượng người học được hỗ trợ theo chế độ, chinh sách xã hội. 4) Đình kỳ đánh giá và kịp thời áp dụng các giải pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện chế độ chính sách xã hội và đảm bảo an tồn trong khn viên của đơn vị, các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, văn hóa thể thao cho người học.
- Tiêu chí 6.3 (Tiêu chuẩn 6): Cơng tác rèn luyện chính trị, tư tưởng, đạo đức lối
sống cho người học. Trong đó có nội dung: có quy chế rèn luyện đối với người học, có báo chí, tài liệu phục vụ cơng tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức và lối sống để đáp ứng nhu cầu tìm hiểu và rèn luyện của người học. Định kỳ tổ chức các buổi nói chuyện ngoại khóa về tình hình thời sự, kinh tế, chính trị, xã hội ở trong nước và trên thế giới cho người học. Có các biện pháp để khuyến khích người học tích cực tham gia các hoạt động rèn luyện chính trị, tư tưởng, đạo đức và lối sống. Có phương thức và biện pháp phù hợp lôi cuốn mọi người học tích cực tham gia các phong trào thi đua và các hoạt động văn hóa, xã hội, đồn thể. Định kỳ đánh giá và kịp thời áp dụng các giải pháp thích hợp để đạt hiệu quả cao hơn trong các hoạt động rèn luyện đạo đức, chính tư tưởng vầ lối sống của người học. (tiêu chí 6.3, tiêu chuẩn 6: người học).
- Tiêu chí 6.4 (tiêu chuẩn 6): Cơng tác Đảng, Đồn thể đối với người học: 1) Đơn vị chú trọng việc người học tham gia sinh hoạt trong các đoàn thể và phấn đấu vào Đảng; 2) Cơng tác Đảng, đồn thể trong đơn vị có tác dụng tốt đối với việc rèn luyện chính trị tư tưởng, đạo đức và lối sống của người học. Có người học được kết nạp Đảng trong quá trình học tập ở đơn vị. 3) Cơng tác Đảng và đồn thể chú trọng phát hiện và bồi dưỡng nhiều người học có thành tích học tập và rèn luyện xuất sắc để kết nạp vào Đảng. 4) Định kì đánh giá và kịp thời có áp dụng các giải pháp thích hợp đạt chất lượng và hiệu quả cao trong cơng tác Đảng và đồn thể đối với người học (tiêu chí 6.4, tiêu chuẩn 6: người học).
- Tiêu chí 6.5 (Tiêu chuẩn 6): Có các biện pháp cụ thể, có tác dụng tích cực để hỗ trợ việc học tập và sinh hoạt của người học: 1) Có các cơ sở hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể dục thể thao; cung cấp các dịch vụ hoặc giúp người học tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ về nhà ở, phương tiện sinh hoạt và các hoạt động ngoại khóa khác. 2)
Các hoạt động dịch vụ hỗ trợ có tác dụng tích cực, hữu ích đối với người học. 3) Các biện pháp và hoạt động tư vấn hỗ trợ thực sự góp phần nâng cao kết quả học tập, nghiên cứu của người học. 4) Định kỳ đánh giá chất lượng các hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể dục, thể thao và các hoạt động dịch vụ hỗ trợ việc học tập, sinh hoạt của người học, kịp thời có những điều chỉnh làm hài lịng người học. (tiêu chí 6.5, tiêu chuẩn 6: người học).
- Tiêu chí 6.6 (Tiêu chuẩn 6): Thường xuyên tuyên truyền, giáo dục đạo đức, lối sống lành mạnh, tinh thần trách nhiệm, tơn trọng luật pháp, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước và các nội quy của Nhà trường cho người học. 1) Người học có hiểu biết về luật pháp, nắm vững và có ý thức chấp hành các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước. 2) Đa số người học nghiêm chỉnh và gương mẫu chấp hành pháp luật, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước. 3) Có nhiều biện pháp hữu hiệu trong cơng tác giáo dục, tuyên truyền, phổ biến pháp luật, chính sách, chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước cho người học. 4) Định kỳ đánh giá và kịp thời điều chỉnh nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong công tác giáo dục, tuyên truyền, phổ biển pháp luật, chính sách, chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước cho tất cả người học. (tiêu chí 6.6, tiêu chuẩn 6: Người học).
1.4.5. Các chức năng cơ bản trong quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo phối hợp, kế tiếp a + b hợp, kế tiếp a + b
Hoạt động quản lý sinh viên cũng giống như các hoạt động quản lý khác, cũng dựa trên cơ sở thực hiện các chức năng của quản lý gồm có: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra để đạt được mục tiêu giáo dục của Nhà trường. Đây là một phương thức cơ bản để quản trị đạt hiệu quả.
Trong đó:
- P là Planning (kế hoạch hóa) - O là Organizing (tổ chức) - L là Leading (chỉ huy)
- C là Controling (Giám sát, kiểm tra)
- I là Information (Thơng tin)
Trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b, việc thực hiện các chức năng cần phải được xem xét dưới góc độ tác động của các yếu tố từ các đơn vị tham gia trong quá trình đào tạo, cụ thể như sau:
1.4.5.1. Lập kế hoạch quản lý sinh viên
Lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức được xác định rõ ràng để đạt được mục tiêu đó. Có ba loại kế hoạch: kế hoạch chiến lược, quy hoạch và kế hoạch hành động kế hoạch tác nghiệp.
- Kế hoạch chiến lược hướng tới mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện mục tiêu, là công cụ để xác định các ưu tiên và đề ra các quyết định đúng đắn cho Nhà trường trong một thời kỳ dài (5 năm, 10 năm, 20 năm,v.v…).
- Quy hoạch là kế hoạch gắn với một nội dung hoạt động, tên một địa bàn và trong một thời gian cụ thể.
- Kế hoạch hành động chính là các kế hoạch năm học hay kế hoạch học kỳ, kế hoạch tháng,v.v….
Có thể nói kế hoạch chiến lược, quy hoạch là công tác lập kế hoạch do cấp độ cao nhất thực hiện (Đảng ủy, Ban giám hiệu). Và công tác quản lý sinh viên là một trong các yếu tố trong bản kế hoạch chiến lược, quy hoạch chung đó. Từ những ý kiến chỉ đạo trong kế hoạch chiến lược, bản quy hoạch chung, đơn vị chịu trách nhiệm về mảng việc về quản lý sinh viên (thường là Phịng Cơng tác sinh viên) chịu trách nhiệm lập kế hoạch hành động đảm bảo cơ sở hợp lý cho việc bố trí, huy động và phân bổ các nguồn lực để đảm bảo công tác Quản lý sinh viên được hoạt động một cách bình thường, đạt mục tiêu đã đề ra. Đối với mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b, việc lập kế hoạch hành động cần phải xem xét kế hoạch đào tạo, kế hoạch quản lý sinh viên của cả các đơn vị tham gia phối hợp đào tạo. Kế hoạch hành động cũng là căn cứ để giám sát, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh việc thực hiện các hoạt động của các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm.
Nội dung của việc lập kế hoạch quản lý sinh viên gồm có:
- Xác định quy mơ sinh viên cho từng thời kỳ trong giai đoạn lập kế hoạch; - Kế hoạch xây dựng bộ máy quản lý sinh viên;
- Kế hoạch về cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng công tác quản lý sinh viên; - Đề xuất các biện pháp thực hiện kế hoạch được xây dựng.
Việc lập kế hoạch quản lý sinh viên tại cơ sở đào tạo đại học phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Kế hoạch quản lý sinh viên phải được xây dựng trên cơ sở chiến lược phát triển của nhà trường và đường lối, chiến lược phát triển của ngành giáo dục;
- Kế hoạch quản lý sinh viên phải phù hợp với nguồn lực hiện có cũng như nguồn lực dự báo của nhà trường nhưng vẫn phải đáp ứng được mục tiêu đã đề ra;
- Kế hoạch quản lý sinh viên phải được xây dựng đồng bộ với kế hoạch của các hoạt động khác trong nhà trường, kế hoạch của các đơn vị phối hợp đào tạo.
1.4.5.2. Tổ chức quản lý sinh viên
Sau khi đã thực hiện xong việc lập kế hoạch, tức là đã xác định được mục tiêu, xác định và đảm bảo các nguồn lực, thì chức năng quan trọng tiếp theo cần thực hiện là tổ chức, điều phối các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.
Xét về mặt chức năng quản lý, tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó thực hiện thành công các kế hoạch đã đề ra, đạt mục tiêu của tổ chức.
Ernest Dale đã mô tả chức năng tổ chức như một quá trình gồm 5 bước: - Lập danh sách các cơng việc cần phải hồn thành để đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Phân chia tồn bộ cơng việc thành những nhiệm vụ để các thành viên hay các bộ phận trong tổ chức thực hiện một cách thuận lợi và hợp Logic. Bước này gọi là phân công lao động.
- Kết hợp các nhiệm vụ một cách logic và hiệu quả. Việc nhóm gộp các nhiệm vụ cũng như thành viên như vậy gọi là bước phân chia bộ phận.
- Thiết lập một cơ chế điều phối. Sự liên kết hoạt động của các cá nhân, các nhóm, các bộ phận một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện để đạt được mục tiêu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Theo dõi, đánh giá tính hiệu nghiệm của cấu trúc tổ chức và tiến hành những điều chỉnh cần thiết.
Đối với việc tổ chức quản lý sinh viên trong mơ hình đào tạo phối hợp kế tiếp a + b, trước hết, đơn vị quản lý chương trình đào tạo cần xác định các nội dung của công tác quản lý sinh viên (danh sách các cơng việc cần hồn thành), sau đó là xây dựng cấu trúc tổ chức (phân chia cơng việc, hình thành các bộ phận) và cuối cùng là thiết lập cơ chế điều phối hoạt động này.
Cần đặc biệt lưu ý tới cấu trúc tổ chức để từ đó có sự phân chia cơng việc rõ ràng, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong cấu trúc tổ chức với các thành tố bên ngoài như: đội ngũ Cố vấn học tập, các đơn vị phối hợp đào tạo,v.v…
1.4.5.3. Chỉ đạo công tác quản lý sinh viên
Chỉ đạo là tác động của chủ thể quản lý tới các thành viên, bao hàm cả việc liên kết, liên hệ với người khác và động viên họ tham gia tích cực, tự giác và chủ động để hồn thành nhiệm vụ với chất lượng cao. Trong mơ hình đào tạo phối hợp a + b, chỉ đạo không chỉ là tác động của chủ thể quản lý tới các thành viên trong cơ cấu mà còn là sự chủ động phối hợp với các thành tố bên ngoài hệ thống (các đơn vị tham gia đào tạo) từ đó tác động lên đối tượng quản lý.
Chỉ đạo không chỉ là chức năng quản lý được thực hiện sau khi kế hoạch đã được lập và cơ cấu tổ chức đã rõ ràng mà nó có để thực hiện song song và có tác động ngược trở lại với 2 chức năng kia (lập kế hoạch và tổ chức).
Đối với hoạt động quản lý sinh viên, chức năng chỉ đạo sẽ được thực hiện bởi người lãnh đạo - thường là Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng được phân quyền phụ trách và đối tượng được tác động là bộ máy QLSV (bao gồm các đơn vị phụ trách CTSV, các cố vấn học tập, các lớp sinh viên,v.v…).
Ở đây, người điều khiển hệ thống này cần có tri thức và kỹ năng ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định. Việc ra quyết định của người quản lý cũng phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Tính khách quan, khoa học: Quyết định phải dựa trên cơ sở khách quan và khoa học với đầy đủ những căn cứ cần thiết (căn cứ về nội bộ tổ chức, môi trường,