9. Cấu trúc luận văn
1.4. Lý luận về quản lý đội ngũ CVHT tại trường đại học, cao đẳng
1.4.2. Nội dung quản lý đội ngũ cố vấn học tập
1.4.2.1. Cơng tác quy hoạch
ĐH, CĐ có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của nhà trường. Quy hoạch thường gắn kết với các khâu: Nhận xét, đánh giá, đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển, sắp xếp, sử dụng, miễn nhiệm. Quy hoạch luôn được xem xét, đánh giá, bổ sung, điều chỉnh hàng năm, có thể đưa ra khỏi quy hoạch những người không đủ tiêu chuẩn, bổ sung vào quy hoạch những nhân tố mới, có triển vọng.
Trong công tác quy hoạch đội ngũ CVHT trường ĐH, CĐ cần đảm bảo đúng quan điểm đường lối, chủ trương chiến lược của Đảng và Nhà nước, phải xuất phát từ nhiệm vụ chính trị của nhà trường, đảm bảo giải quyết được những vấn đề bức xúc trước mắt và lâu dài. Đồng thời giúp nhà QL có kế hoạch riêng cho từng giai đoạn, chuẩn bị mọi điều kiện đi trước đón đầu, tạo thế chủ động trong QL của mình. Việc bố trí, sử dụng đội ngũ cố vấn học tập luôn gắn liền với xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy. Quy hoạch, rà sốt, bố trí, sắp xếp tổ chức bộ máy đội ngũ cố vấn học tập một cách khoa học, phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể của nhà trường sẽ luôn mang lại hiệu quả cố vấn học tập cao, góp phần thúc đẩy hoạt động đào tạo của nhà trường phát triển đi lên. Quy hoạch tổng thể đội ngũ cố vấn học tập trường ĐH cần làm rõ số lượng, yêu cầu trình độ, năng lực chun mơn để từ đó làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cố vấn học tập trong từng giai đoạn phát triển của nhà trường.
1.4.2.2. Công tác tuyển chọn
Tuyển chọn là công việc quan trọng giúp nhà QL đưa ra các quy định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho tổ chức có được những người có năng lực phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai.
Tuyển chọn tốt sẽ giúp cho tổ chức giảm được các chi phí cho việc tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện cơng việc. Để q trình tuyển chọn đạt được kết quả cao thì tổ chức cần phải có những tiêu chuẩn và cơng cụ tuyển chọn hiệu quả, đánh giá thông tin một cách khoa học. Do đó, u cầu đặt ra cho cơng tác tuyển chọn là:
- Tuyển chọn cần xuất phát từ kế hoạch chiến lược kế hoạch nguồn nhân lực. - Tuyển chọn được những người có trình độ, năng lực phù hợp cần thiết cho công việc để đạt hiệu quả tốt nhất.
- Tuyển được những người tâm huyết, có trách nhiệm với cơng việc.
Đội ngũ CVHT trường ĐH được tuyển chọn từ đội ngũ giảng viên của nhà trường, do vậy để tuyển được những CVHT có năng lực và tâm huyết với cơng tác tư vấn học tập địi hỏi mỗi trường ĐH cần có những u cầu, tiêu chuẩn, tiêu chí rõ ràng, cụ thể, chính sách phù hợp nhằm thúc đẩy hoạt động đào tạo, quản lý sinh viên của nhà trường trong hoạt động đào tạo theo HCTC.
1.4.2.3. Công tác đào tạo, bồi dưỡng
Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CVHT trường ĐH, CĐ là việc làm rất quan trọng và cần thiết. Trong những năm qua, GD đã không ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng. Các trường ĐH đang từng bước đổi mới, chuyển sang HCTC để vừa đáp ứng nhu cầu trước mắt phục vụ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vừa chuẩn bị những điều kiện cho một nhà trường hoàn thiện hơn, vươn tới ngang tầm với các nước trên thế giới. Việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cố vấn học tập khơng chỉ giúp CVHT có tri thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt cơng việc mà cịn trang bị cho CVHT có đủ những năng lực để đảm bảo tốt công việc trong tương lai.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng phải mang tính chiến lược, là cơng việc phải làm thường xuyên, liên tục và lâu dài để xây dựng một đội ngũ CVHT đủ về số lượng, phù hợp về cơ cấu và có chất lượng cao phục vụ cho chiến lược phát triển lâu dài của nhà trường.
- Tham gia hoạt động đào tạo, bồi dưỡng sẽ giúp các cố vấn học tập có nhiều thuận lợi khi thực hiện cơng việc, có thái độ tích cực và thích ứng với những thay đổi và thách thức của hệ thống đào tạo mới – hệ thống đào tạo theo học chế tín chỉ.
- Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng được thực hiện bằng nhiều hình thức phong phú đặc biệt là hình thức đào tạo, bồi dưỡng tại cơ sở, tại trường góp phần xây dựng tinh thần cộng tác, làm việc theo nhóm, tổ của các CVHT.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng sẽ khuyến khích CVHT làm việc chăm chỉ, hiệu quả, tích cực thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên sẽ góp phần nâng cao ý thức, phương pháp, kỹ năng, thói quen tự học của cố vấn học tập.
Cùng với sự phát triển của kinh tế tri thức, giáo dục đào tạo đứng trước những thách thức lớn của thời đại, mỗi cố vấn học tập đều là những giảng viên, chính vì vậy, nội dung đào tạo, bồi dưỡng bao gồm:
- Đào tạo, bồi dưỡng về tư tưởng chính trị, đường lối, quan điểm GD của Đảng, đạo đức lối sống.
- Đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức về pháp luật, văn hóa, tin học, ngoại ngữ, sức khỏe, thể dục thể thao, văn nghệ.
- Đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ: bồi dưỡng theo chu kỳ thường xuyên, những kiến thức tâm lý học, chương trình đào tạo, cập nhật nội quy quy chế sinh viên, những quyết định, chỉ thị, nghị quyết về đào tạo, quản lý sinh viên theo học chế tín chỉ.
Trong thời đại của nền văn minh tri thức, hoạt động đào tạo, bồi dưỡng không bao giờ kết thúc. Xã hội đang hướng tới xây dựng “một xã hội học tập” và “học tập suốt đời” thì việc đào tạo, bồi dưỡng và tự bồi dưỡng là điều tất yếu và nó trở thành nhu cầu của mỗi cá nhân.
1.4.2.4. Phân công nhiệm vụ đội ngũ cố vấn học tập
- Phân công nhiệm vụ đội ngũ CVHT là nhằm thực hiện mục đích, mục tiêu giáo dục đào tạo. Việc phân công, sử dụng đội ngũ CVHT bao gồm nhiều công việc khác nhau như: bố trí, sắp xếp, phân công công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động. Trong q trình phân cơng nhiệm vụ còn bao hàm cả đào tạo, bồi dưỡng, đào tạo lại để đạt hiệu quả sử dụng cao nhất. Trong phân công phải biết trọng dụng người tài, đồng thời cũng phải thường xuyên kiểm tra, sàng lọc, chuyển những người không đủ khả năng làm CVHT ra khỏi đội ngũ.
-Trong quá trình sử dụng CVHT, hiệu trưởng nhà trường có thể bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển nhưng phải xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ thực tế của nhà trường và phải phù hợp với trình độ chun mơn nghiệp vụ, năng lực của CVHT, đồng thời phải đảm bảo thực hiện đầy đủ mọi chế độ đãi ngộ, chính sách khuyến khích đối với các CVHT.
1.4.2.5. Kiểm tra đánh giá hoạt động đội ngũ cố vấn học tập
Kiểm tra đánh giá đội ngũ CVHT có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác CVHT. Thực hiện tốt biện pháp kiểm tra đánh giá không những giúp đánh giá thực chất đội ngũ CVHT mà qua đó cịn động viên khuyến khích đội ngũ CVHT nỗ lực vươn lên, giúp tìm ra phương hướng, biện pháp khắc phục những hạn chế yếu kém của đội ngũ này.
Thông qua kiểm tra đánh giá giúp lãnh đạo nhà trường tìm ra những nguyên nhân, những ưu điểm, hạn chế của đội ngũ CVHT, làm rõ năng lực, trình độ, kết quả tư vấn từ đó làm căn cứ bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, đề bạt, bồi dưỡng và thực hiện các chính sách cũng như có những quyết định quản lý phù hợp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ CVHT.
1.4.2.6. Chế độ chính sách đối với đội ngũ CVHT
Nghị quyết Trung ương II – Khóa VIII đã xác định: Giáo dục là quốc sách hàng đầu, là nhân tố quyết định tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội, thực hiện các chính sách ưu tiên, ưu đãi đối với GD&ĐT, đặc biệt là chính sách đầu tư, chính sách tiền lương. Phát triển giáo dục là sự nghiệp của toàn Đảng, toàn dân và của toàn xã hội. Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản để thực hiện quan điểm này như: Chế độ tiền lương đối với nhà giáo và cán bộ quản lý;
Thực hiện nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp cơng lập, các trường công lập đã tiến hành xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, trên cơ sở đó đã tạo điều kiện từng bước nâng dần mức thu nhập cho giáo viên và cán bộ quản lý. Tuy nhiên chế độ, chính sách cho đội ngũ CVHT các trường ĐH, CĐ còn nhiều hạn chế.
Việc thực hiện chế độ, chính sách đãi ngộ đối với đội ngũ CVHT có ý nghĩa hết sức quan trọng, thực hiện đúng nó có ý nghĩa kích thích thi đua, tạo ra sự cơng bằng đồn kết trong nhà trường, thực hiện đúng nó sẽ giải quyết hài hịa cả ba lợi ích: Người lao động, nhà trường, nhà nước. Đây vừa là yêu cầu, vừa là giải pháp của các nhà trường hiện nay.
1.4.3. Quản lý đội ngũ CVHT theo chức năng quản lý
Có thể nói chức năng quản lý là hình thái biểu hiện sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý. Chức năng quản lý nảy sinh và là kết quả của quá trình phân cơng lao động, là bộ phận tạo thành hoạt động QL tổng thể, được tách riêng, có tính chất chun mơn hóa.
Quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH, CĐ gồm bốn chức năng chủ yếu là: Kế hoạch hóa, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
1.4.3.1. Chức năng Kế hoạch hóa
Kế hoạch hóa là một chức năng quản lý. Kế hoạch hóa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó. là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán, dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức. Ba nội dung chủ yếu của kế hoạch hóa (a) Xác định, hình thành mục tiêu phương hướng đối với tổ chức; (b) Xác định và đảm bảo về các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu của tổ chức; (c) Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được mục tiêu đó.
Kế hoạch hóa tốt nguồn lực cố vấn học tập giúp cho nhà trường xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu đội ngũ CVHT; chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu đội ngũ CVHT. Đồng thời, hoạch định đội ngũ CVHT giúp cho nhà trường thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của đội ngũ này mà nhà trường hiện đang có. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong kế hoạch hóa các chiến lược phát triển trong tương lai của nhà trường.
Kế hoạch hóa trong QL đội ngũ CVHT trường ĐH, CĐ là q trình dự đốn, phân tích nhằm xác định nhu cầu, vạch ra các định hướng, lường trước các biến động về đội ngũ CVHT trong tương lai của nhà trường để từ đó đưa ra các chính sách, các chương trình, mục tiêu hoạt động, đảm bảo cho nhà trường có đủ số lượng CVHT với các phẩm chất kỹ năng phù hợp để thực hiện cơng việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Đó phải là những con người có khả năng hồn thành nhiệm vụ một cách có hiệu quả, nhằm giúp cho nhà trường đạt mục tiêu chung.
1.4.3.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quy trình QL. Tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong một tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành công các kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Thực hiện tốt chức năng tổ chức sẽ đảm bảo được nề nếp, nhịp nhàng trong phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức.
Con người là trung tâm của tổ chức vì vậy việc bố trí con người phải phù hợp với công việc. Một tổ chức hiện đại là tổ chức mà mọi người cùng hợp tác vì sự phát triển. Do vậy, quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH, CĐ hướng tới sự bình đẳng, hợp tác, cùng phát triển.
Trong công tác quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH, CĐ trước hết nhà QL cần xác định và phân loại các hoạt động cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu về đảm bảo số lượng, chất lượng, cơ cấu đội ngũ CVHT, phân nhiệm và phân quyền rõ ràng cho các CVHT cũng như các bộ phận chức năng tránh chồng chéo để họ chủ động và phát huy tốt vai trị trách nhiệm của mình, ràng buộc các bộ phận theo chiều dọc và chiều ngang trong các mối quan hệ về trách nhiệm, quyền hạn và thông tin.
Do vậy, nội dung của chức năng tổ chức quản lý đội ngũ cố vấn học tập trường ĐH, CĐ bao gồm việc xây dựng và phát triển đội ngũ cố vấn học tập đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng và đồng bộ về cơ cấu, xây dựng các mối quan hệ của CVHT trong tổ chức, phân công và tổ chức lao động cho đội ngũ cố vấn học tập một cách khoa học, hiệu quả.
1.4.3.3. Chức năng chỉ đạo
Trong quản lý đội ngũ CVHT, chức năng lãnh đạo là việc liên kết, liên hệ với người khác và động viên họ hoàn thành nhiệm vụ nhất định để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Điều quan trọng là người hiệu trưởng phải thực hiện quyền chỉ huy và hướng dẫn triển khai các nhiệm vụ, bảo đảm thiết thực và cụ thể với khả năng và trình độ của từng thành viên trong tổ chức. Năng lực quản lý của hiệu trưởng có ý nghĩa quyết định đối với việc chuyển hóa kế hoạch thành hiện thực. Người hiệu trưởng phải biết cách tập hợp các thành viên trong nhà trường, trong đó chú trọng đến đội ngũ CVHT, làm sao cho mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong nhà trường liên kết chặt chẽ, thống nhất về ý chí hành động, đồng thời phải biết động viên lực lượng này nỗ lực phấn đấu hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu về quản lý đội ngũ cố vấn học tập.
1.4.3.4. Chức năng kiểm tra
Để thực hiện tốt chức năng kiểm tra trong quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH, hiệu trưởng cần phải chú trọng, rà soát số lượng CVHT đã đáp ứng đủ nhu cầu
về quy mô đào tạo, số lượng SV của trường hay chưa để có biện pháp khắc phục kịp thời. Tăng cường kiểm tra hoạt động cố vấn học tập của đội ngũ cố vấn học tập thông qua khảo sát lấy ý kiến sinh viên, kết quả, tỷ lệ sinh viên ra trường đúng thời hạn,… phát hiện những cố vấn học tập có năng lực, phẩm chất, yêu nghề để tạo điều kiện cho họ phát huy năng lực đồng thời nhắc nhở uốn nắn những cố vấn học tập chưa hoàn thành nhiệm vụ để họ khắc phục những hạn chế, vươn lên trong cơng tác. Tóm lại, các chức năng quản lý không tách rời nhau mà đan xen, phối hợp, bổ sung cho nhau tạo nên một sự kết nối từ chu trình này đến chu trình kia theo