1.4.1. Lập kế hoạch hoạt động cố vấn học tập
Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Đây là chức năng đầu tiên của quản lý. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của tổ chức.
Kế hoạch hóa cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối cho các hoạt động mà một tổ chức ở đó mọi bộ phận của nó sẽ thực hiện theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm. Việc lập kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai.
Ở đây, việc xây dựng kế hoạch hoạt động cố vấn học tập là bước đầu tiên để hoạt động cố vấn học tập được diễn ra. Để có thể lập kế hoạch hoạt động cố vấn học tập, việc xác định mục tiêu, u cầu cơng việc rất quan trọng. Nó giúp cho việc định hướng các hoạt động cố vấn học tập trong từng kỳ học,
từng năm học. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì hoạt động cố vấn học tập sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc thực hiện trong nhiệm vụ tư vấn học tập cho sinh viên vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng cao nhất.
Từ việc xác định mục tiêu, nội dung hoạt động cố vấn học tập cần tiến hành ở đâu, khi nào và bao gồm những ai. Trong đó, hoạt động cố vấn học tập thường diễn ra giữa cố vấn học tập và sinh viên tại một văn phòng, lớp học hoặc một phịng làm việc nào đó có sự thống nhất giữa hai bên về thời gian tiến hành. Để kế hoạch hoạt động được các cố vấn học tập và sinh viên biết đến rộng rãi, việc tổ chức biên soạn các tài liệu, cẩm nang hướng dẫn liên quan đến hoạt động cố vấn học tập cần được nhà trường thực hiện tốt. Đối với các cố vấn học tập, điều quan trọng là phải có dữ liệu, thơng tin để xây dựng kế hoạch tư vấn học tập cho sinh viên được cụ thể.
Có thể nói, việc lập kế hoạch hoạt động cố vấn học tập giúp việc quản lý hoạt động này được thống nhất về thời gian thực hiện các hoạt động. Có kế hoạch cụ thể, giúp việc kiểm tra, giám sát cố vấn học tập nhằm nâng cao chất lượng trong công tác quản lý, hỗ trợ và tư vấn cho sinh viên trong quá trình đào tạo theo học chế tín chỉ; Tạo điều kiện cho sinh viên thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, nội quy, quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Nhà trường.
Ở góc độ tổng thể, việc xây dựng kế hoạch hoạt động cố vấn học tập có ý nghĩa quan trọng. Trên thực tế, khơng có kế hoạch nào hồn tồn đúng, hoặc khơng khả thi nhưng khơng hoạch định gì thì cũng khơng được. Kế hoạch là tiêu chuẩn, là thước đo của việc quản lý kết quả hoạt động cố vấn học tập đạt được so với những mục tiêu đã đề ra.
Khi lập kế hoạch hoạt động thì tư duy quản lý sẽ có hệ thống hơn để có thể dự liệu được các tình huống có thể xảy ra trong q trình tư vấn cho sinh viên. Việc phối hợp được mọi nguồn lực của từng cố vấn học tập, các phòng ban, đơn vị trong nhà trường để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ
vững mục tiêu cuối cùng hướng đến. Đồng thời dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện của hoạt động cố vấn học tập. Đặc biệt, khi có kế hoạch chi tiết, cụ thể nó sẽ giúp tránh được những việc bị động, đột xuất chen ngang.
Một kế hoạch hoạt động cụ thể, chi tiết và sự quyết tâm thực hiện sẽ giúp cho hoạt động cố vấn học tập vượt qua được các cản trở khơng đáng có đối với từng cố vấn học tập để đạt được mục tiêu đề ra. Nếu kế hoạch hoạt động được thực hiện nghiêm túc, nó sẽ tạo ra những tác động lớn đối với hiệu quả tư vấn học tập cho sinh viên.
1.4.2. Tổ chức thực hiện hoạt động cố vấn học tập
Sau khi việc lập kế hoạch hoạt động đã rõ ràng và việc chuẩn bị đã hoàn tất, các hoạt động cố vấn học tập sẽ bắt đầu tiến hành như sau:
- Thực thi kế hoạch hoạt động cố vấn học tập.
- Đảm bảo các hoạt động cố vấn học tập được tiến hành. Tức là phải đảm bảo về địa điểm, thời gian, nhân lực, kinh phí dành cho hoạt động theo kế hoạch đã đề ra.
Việc tổ chức thực hiện khoa học, sắp xếp địa điểm, thời gian dành cho hoạt động cố vấn học tập phải phù hợp, không được làm xáo trộn các hoạt động khác của Nhà trường, của cố vấn học tập, của sinh viên và người quản lý. Các hoạt động đào tạo trong Nhà trường vẫn phải được triển khai đồng bộ, không bị ảnh hưởng hay bị trì hỗn bởi hoạt động cố vấn học tập. Về mặt nhân lực, việc đảm bảo số lượng, chất lượng cố vấn học tập cho từng học kỳ, từng năm học giúp cho hoạt động cố vấn học tập đạt hiệu quả cao.
Tuy nhiên, khi tổ chức thực hiện hoạt động cố vấn học tập nếu đánh giá việc tư vấn học tập không đạt hiệu quả cao, nhà quản lý có thể linh hoạt điều chỉnh kế hoạch, thay đổi phương thức tư vấn hoặc có thể phối hợp các hoạt động cố vấn học tập, khơng nên cứng nhắc máy móc, thực hiện theo kế hoạch đã lập ra. Theo dõi và sẵn sàng thay đổi khi cần thiết (khơng có kế hoạch nào
tránh khỏi sự thay đổi khi thực hiện) là việc cần làm để hoạt động cố vấn học tập diễn ra một cách hiệu quả.
1.4.3. Chỉ đạo thực hiện hoạt động cố vấn học tập
Trong một tổ chức, sau khi lập kế hoạch và sắp xếp tổ chức nhà quản lý phải điều khiển cũng như chỉ đạo cho hệ thống hoạt động theo đúng kế hoạch nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Đối với quản lý hoạt động cố vấn học tập cũng vậy, khi kế hoạch đã được thiết lập và tổ chức thực hiện, lãnh đạo nhà trường cần có những chỉ đạo, điều hành việc thực hiện hoạt động cố vấn học tập của từng cá nhân, đơn vị, phòng ban liên quan đã được phân cơng một cách có hiệu quả. Các quyết định chỉ đạo, điều hành và việc tổ chức thực hiện quyết định của lãnh đạo nhà trường có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của hoạt động cố vấn học tập.
Đưa ra các quyết định xuyên suốt trong quá trình quản lý hoạt động cố vấn học tập, từ việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến việc kiểm tra đánh giá giúp cho việc thực hiện kế hoạch hoạt động đã đề ra đạt hiệu quả cao nhất. Những quyết định chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo nhà trường liên quan tới hoạt động cố vấn học tập giúp cho cố vấn học tập hoàn thành nhiệm vụ được giao, kịp thời giải quyết các vấn đề khó khăn trong cơng việc, những vướng mắc đột xuất có liên quan tới cơng tác tư vấn học tập cho sinh viên.
1.4.4. Kiểm tra, đánh giá hoạt động cố vấn học tập
Đánh giá ở đây được hiểu là việc dùng các phương pháp thu thập thơng tin, phân tích, đánh giá kết quả cơng việc theo các mục tiêu đã xác định [19, tr.21).
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý hoạt động cố vấn học tập thì việc kiểm tra, đánh giá hoạt động cố vấn học tập có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Thực hiện tốt kiểm tra, đánh giá không những giúp đánh giá thực chất hoạt động cố vấn học tập mà cịn động viên khích lệ đội ngũ cố vấn học tập nỗ lực vươn lên. Đánh giá giúp tìm ra phương hướng, biện pháp khắc phục
những hạn chế yếu kém của hoạt động này. Từ đó giúp lãnh đạo nhà trường tìm ra những nguyên nhân, những ưu điểm, hạn chế của hoạt động cố vấn học tập, làm rõ năng lực, trình độ, kết quả tư vấn từ đó làm căn cứ bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, đề bạt, bồi dưỡng và thực hiện các chính sách cũng như có những quyết định phù hợp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cố vấn học tập. Hoạt động cố vấn học tập cần được định kỳ xem xét, đánh giá độc lập bởi Hội đồng cố vấn học tập và nhà trường. Về thời gian, việc kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động cố vấn học tập vào cuối học kỳ/cuối năm học bằng phiếu khảo sát.
1.4.5. Xây dựng các chính sách hỗ trợ hoạt động cố vấn học tập
Liên quan tới hoạt động đầu tư, hỗ trợ cho cố vấn học tập là việc thực hiện các chính sách ưu tiên, ưu đãi đối với họ, đặc biệt là chính sách đầu tư, chính sách tiền lương.
Chế độ, chính sách cho cố vấn học tập nói chung cịn nhiều bất cập. Việc thực hiện chế độ, chính sách đãi ngộ đối với cố vấn học tập có ý nghĩa hết sức quan trọng và cần thiết, nó kích thích thi đua, tạo ra sự cơng bằng đồn kết trong nhà trường. Đó vừa là yêu cầu, vừa là giải pháp của các nhà trường hiện nay.