5. Kết cấu của khóa luận
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Quốc tế Delta
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Sơ đồ tổ chức
Công ty TNHH Quốc tế Delta được thành lập vào tháng năm 2004, ban đầu chỉ có duy nhất 4 thành viên, hoạt động chủ yếu là làm hàng không tại sân bay Nội Bài. Sau hơn 18 năm ra đời, đến nay, Công ty Delta đã sở hữu một khối tài sản đáng kể: 01 công ty con, 04 chi nhánh Hải Phịng, thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương và Bắc Ninh, 03 văn phòng đại diện tại Hải Dương, Cát Lái và Đồng Nai, với số lượng nhân viên lên tới 300 người, ...
30
Với hơn 18 năm hoạt động, công ty TNHH Quốc tế Delta ngày càng cải thiện và nâng cao hiệu quả bộ máy hoạt động của mình. Các văn phịng của Cơng ty bao phủ khắp các vùng kinh tế trọng điểm của quốc gia như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phịng, Bắc Ninh, Hải Dương, Bình Dương, Đồng Nai…, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh và chính xác nhất. Cùng với sự phát triển của Công ty, việc cải thiện cơ cấu hoạt động là vô cùng quan trọng. Sau nhiều lần thay đổi tổ chức hoạt động, sơ đồ bộ máy của Công ty hiện nay đã mang lại hiểu quả tưởng đối tốt. Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quốc tế Delta
Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự, 2022. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc là những người đưa ra quyết định về hoạt động kinh doanh của công ty, nhiệm vụ quan trọng nhất của ban giám đốc là xây dựng, tiến hành triển khai, thực thi các chiến lược kinh doanh, nhằm thúc đẩy nhanh chóng q trình hoạt động và gia tăng lợi nhuận cho cơng ty. Ban giám đốc cịn có nhiệm vụ tổ chức thực hiện, giám sát quá trình thực hiện các chiến lược để đảm bảo mang lại hiệu quả tài chính tốt nhất và giảm bớt các chi phí cho cơng ty.
Phịng Sale & Marketing có nhiệm vụ tìm kiếm, chăm sóc khách, xây dựng và phát triển hình ảnh cơng ty. Xây dựng, thực hiện các chiến lược marketing, thiết lập mối quan hệ với truyền thông và khách hàng. Đây là bộ phận quan trọng, có quan hệ mật thiết nhất với khách hàng, vì vậy phịng Sale & Marketing có nhiệm vụ nắm bắt thơng tin khách hàng một cách nhanh chóng, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.
BAN GIÁM ĐỐC Văn phòng Hà Nội Dịch vụ khách hàng Văn phịng Nội Bài Phịng nghiệp vụ Hành chính Phịng chức năng Sale & Marketing Kế tốn Tin học Nhân sự Cơng ty TNHH MTV Vận tải Delta Công ty TNHH Delta Velox Chi nhánh Hồ Chí Minh Hải Phịng Bình Dương Văn phịng đại diện Bắc Ninh Hải Dương
31
Phịng kế tốn có chức năng đảm bảo cơng việc hạch tốn của Công ty. Bao gồm hạch tốn ban đầu, xử lý thơng tin đến lập báo cáo tài chính. Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty và cố vấn cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan, phịng kế tồn cịn có nhiệm vụ tham mưu về chế độ kế toán, cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán theo quy định pháp luật. Phịng kế tốn có nhiệm vụ ghi chép, tính tốn, và báo cáo tình hình hiện có về tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn của cơng ty; Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư,... phát hiện kịp thời những hiện tượng lãng phí; Phổ biến chính sách, chế độ quản lý của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết; Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cơng tác lập và theo dõi kế hoạch; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban giám đốc.
Phịng Tin học có chức năng tham mưu và tổ chức, triển khai thực hiện quản lý tồn bộ hệ thống cơng nghệ thơng tin thuộc Công ty, bao gồm quản lý hệ thống mạng, hệ thống ứng dụng CNTT phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ và quản lý sổ sách Công ty. Xây dựng định hướng, chiến lược và phát triển CNTT để ứng dụng cho tồn bộ hoạt động của Cơng ty trong từng giai đoạn phát triển. Với các chức năng chính như phối hợp các đơn vị trong Cơng ty tổ chức, triển khai thực hiện đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống CNTT, bảo vệ thông tin dữ liệu trong mạng nội bộ và duy trì các hoạt động mạng tại Công ty; lập kế hoạch và tổ chức các khóa đào tạo ứng dụng CNTT trong cơng việc tại tất cả các bộ phận phịng ban. Phịng tin học cịn có nhiệm vụ tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho các đơn vị thuộc Công ty; phối hợp hỗ trợ kỹ thuật về CNTT cho các đơn vị, cá nhân trong Cơng ty.
Phịng hành chính nhân sự là một trong các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong doanh nghiệp; Đây là bộ phận quan trọng vì tìm nguồn nhân lực đầu vào cho Cơng ty cũng như quản lý, xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp; Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thơng qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự. Bên cạnh việc thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch cơng tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, …), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.
Phòng dịch vụ khách hàng là phòng ban làm việc trực tiếp với các khách hàng của Cơng ty. Ngồi những cơng việc liên quan đến nghiệp vụ hoàn thành tờ khai hải quan theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên phòng dịch vụ khách hàng còn phụ trách việc quản lý chi tiêu phát sinh trong quá trình cung ứng dịch vụ khách hàng và
32
điều phối vận tải, .... Bên cạnh đó là nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về dịch vụ của Công ty, khắc phục sự cố và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục cho khách hàng. Nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên dịch vụ khách hàng phải có kiến thức sâu sắc về dịch vụ cũng như có các kỹ năng cứng nhất định.
Cơ cấu tổ chức của các phòng ban, chi nhánh và văn phịng đại diện của Cơng ty được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị đó do Cơng ty ban hành. Các chi nhánh và văn phòng đại diện: Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh vừa thực hiện được chức năng kinh doanh vừa thực hiện được chức năng đại diện theo ủy quyền; Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, văn phịng đại diện chỉ có chức năng giao dịch và tiếp thị. Mục đích của văn phịng đại diện là nơi để quảng bá các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.