5. Kết cấu của khóa luận
2.3. Thực trạng cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ
2.3.1. Quy trình cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ
Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường bộ tại Công ty TNHH Quốc tế Delta cũng giống như quy trình giao nhận hàng hóa nói chung nhưng đối với mỗi loại hàng hóa, mỗi vấn đề phát sinh trong q trình giao nhận hàng hóa đều địi hỏi các cách xử lý khác nhau. Hiện nay, Công ty đang nỗ lực không ngừng để cải thiện quy trình, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cũng như rút kinh nghiệm sau mỗi lần sai sót để đưa ra những giải pháp hữu ích giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, làm hải lòng khách hàng. Công ty TNHH Quốc tế Delta cung cấp đa dạng các dịch vụ cho đối tác.
Sơ đồ 2.2. Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ của Cơng ty
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng.
Khách hàng ln đóng vai trị hết sức quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Nếu như khơng có khách hàng, các sản phẩm/dịch vụ sẽ không tiêu thụ được, ảnh hưởng nghiêm trọng đến nguồn doanh thu của cơng ty. Nhân viên sale có vai trị tìm kiếm các khách hàng tiềm năng, tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng… Tiếp đó là q trình tư vấn về sản phẩm/dịch vụ cung ứng và các chính sách ưu đãi của cơng ty.
Bước 2: Đàm phán và kí kết hợp đồng. Bước 1: Tìm kiếm khách hàng. Bước 2: Đàm phán và kí kết hợp đồng. Bước 3: Nhận thơng tin về hàng hóa và điều xe.
Bước 4: Lấy hàng và vận chuyển đến địa điểm được yêu cầu.
Bước 5: Dỡ hàng và bàn giao hàng cho khách.
Bước 6: Lên debit và bàn giao hóa đơn cho khách.
45
Với những khách hàng mới, chưa từng hợp tác kí kết hợp đồng trước đó, bộ phận sale của công ty sẽ tiến hành đưa ra báo giá, đàm phán và đi đến kí kết hợp đồng. Từng điều kiện cung cấp dịch vụ, chi phí dịch vụ cung cấp được quy định cụ thể trong báo giá.
Bước 3: Nhận thơng tin về hàng hóa và điều xe.
Khách hàng là người cung cấp các thơng tin cần thiết về hàng hóa và u cầu vận chuyển, bao gồm quãng đường vận chuyển, thời gian vận chuyển, loại hàng hóa, khối lượng, kích thước của hàng,… Nhân viên điều phối vận tải tiến hàng xây dựng phương án tối ưu quá trình vận chuyển, tìm kiếm và phân xe phù hợp cho lô hàng. Nhân viên điều vận cũng là những người theo dõi quá trình vận chuyển và xử lý phát sinh ngồi ý muốn nếu có, cập nhật tình hình lơ hàng cho khách hàng.
Bước 4: Lấy hàng và vận chuyển đến địa điểm được yêu cầu.
Để có thể lấy hàng hóa nhập khẩu từ cảng/ sân bay, nhân viên giao nhận hiện trường cần DO, tờ khai thơng quan, danh sách hàng hóa qua khu vực giám sát, giấy giới thiệu. Nhân viên giao nhận hiện trường làm thủ tục tại cảng biển/ sân bay và tiến hành lấy hàng hóa.
Sau khi lấy đúng và đủ hàng hóa, nhân viên hiện trường bàn giao hàng hóa cho tài xế và kết hợp với đội vận chuyển tiếp hành bốc hàng lên xe. Xe vận chuyển hàng hóa của Cơng ty có hệ thống định vị GPS, quá trình giao hàng của tài xế được theo dõi sát sao thơng quan hệ thống giám sát hành trình Eupfin, từ đó nhân viên điều vận có thể kiểm tra được tiến độ giao hàng và thời gian xe đến nhà máy dự kiến.
Hình 2.2. Hệ thống giám sát hành trình Eupfin
Nguồn: Cơng ty Delta Vận tải, 2022.
46
Sau khi lái xe vận chuyển hàng hóa đến đúng địa điểm yêu cầu sẽ liên lạc với nhân viên kho, tiến hàng cho xe vào nhà máy và bàn giao hàng hóa. Đối với hàng hóa nhập kho sẽ có phiếu nhập kho.
Hình 2.3. Phiếu nhập kho
Nguồn: Công ty Delta Vận tải, 2022.
Bước 6: Lên debit và bàn giao hóa đơn cho khách.
Sau khi hàng hóa được bàn giao cho khách hàng, Cơng ty TNHH Quốc tế Delta đã hoàn thành dịch vụ cung cấp. Nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ là bộ phận thực hiện công việc lên debit note và theo dõi công nợ của khách hàng. Nhân viên vận tải là bên sẽ lên các chi phí đã sử dụng để hồn thành việc giao nhận, cung cấp các hóa đơn trả hộ khách hàng. Từ đó xác định được các khoản phải thu khách hàng.
Việc cập nhật thơng tin chi phí và doanh thu lên hệ thống Delta là công việc thực hiện theo mỗi đơn hàng, đây là công việc diễn ra hàng ngày, giúp cập nhật lên phần mềm những khoản chi phí của từng khách hàng sử dụng dịch vụ đã thực hiện theo từng ngày. Đây là công việc tổng hợp số dịch vụ thực đã tạo ra, số tiền Công ty đã chi trong mỗi dịch vụ và số tiền còn phải trả của các khách hàng tương ứng.