4.1. Kỹ năng phân tích nhu cầu vốn
Khi phân tích một dự án sản xuất kinh doanh, kỹ năng phân tích lập dự tốn ngân sách rất quan trọng. Nếu làm tốt khâu này sẽ tạo ra cho dự án có được sự đảm bảo về tài chính, phương án huy động vốn tốt nhất, đảm bảo sự thành công của dự án.
4.1.1. Khái niệm và phân loại về lập dự toán ngân sách
+ Theo nghĩa rộng, dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phân tách công việc và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự án.
+ Theo nghĩa hẹp, dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.
+ Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia thành ngân sách dự án và ngân sách cho các hoạt động không theo dự án.
• Ngân sách dự án trình bày kế hoạch chi và thu của một hoặc nhiều dự án. Nó được chi tiết theo các khoản mục và từng công việc của dự án.
• Ngân sách cho các hoạt động khơng theo dự án phản ánh các khoản chi và thu khác của tổ chức. Ngân sách này liên quan đến hoạt động của các phịng chức năng, các hoạt động bình thường của tổ chức.
Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn và ngân sách ngắn hạn.
• Ngân sách dài hạn là tồn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của tổ chức trong thời hạn dài (thường là vài năm). Đối với dự án thì ngân sách dài hạn xác định tổng ngân sách cho tồn bộ vịng đời dự án.
• Ngân sách ngắn hạn là sự cụ thể hóa ngân sách dài hạn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Thông thường ngân sách này được cập nhật theo quý, tháng. Ngân sách ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ, các cơng việc phải hồn thành trong từng thời kỳ. Ngân sách ngắn hạn mô tả chi tiết các khoản chi phí về nhân cơng, vật liệu và chi phí khác cho từng nhiệm vụ, cơng việc.
4.1.2. Tác dụng của dự toán ngân sách cho dự án
+ Dự toán ngân sách là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch ngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.
+ Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện.
+ Xác định được chi phí cho từng cơng việc và tổng chi phí dự tốn của dự án. + Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các tiến trình dự án. + Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án.
4.1.3. Đặc điểm của dự toán ngân sách dự án.
+ Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự tốn ngân sách cho các cơng việc thực hiện thường xun của tổ chức vì có nhiều nhân tố mới tác động, các cơng việc ít lặp lại...
+ Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được.
+ Dự toán ngân sách dự án chỉ được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của dự án đã được duyệt. Cần phải xác định rõ các yếu tố và khoản mục chi phí cho các cơng việc dự án.
+ Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự án thay đổi hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự án cũng thay đổi. + Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi.
+ Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hồn thành cho từng cơng việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự tốn.
4.1.4. Phương pháp lập dự toán ngân sách
a) Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp
Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính tồn bộ chi phí cũng như chi phí cho các nhóm cơng việc lớn của từng dự án. Sau đó các thơng số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính tốn chi phí cho từng cơng
việc cụ thể liên quan. Q trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.
Ưu điểm: Tổng ngân sách được dự tốn phù hợp với tình hình chung của
đơn vị và với yêu cầu của dự án. Ngân sách đó đã được xem xét trong mối quan hệ với các dự án khác, giữa chỉ tiêu cho dự án với khả năng tài chính của đơn vị.
Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn
hạn cho các dự án, các bộ phận chức năng, địi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một công việc khơng dễ dàng. Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự toán ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng trong đơn vị. Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên nên nhiều khi khơng phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của dự án.
b) Phương pháp dự toán ngân sách từ thấp đến cao
Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao, từ các bộ phận (chức năng, quản lý dự án) theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn có ở từng cấp quản lý, trước tiên tính tốn ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng cơng việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục và đơn giá được duyệt. Nếu có sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng. Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công việc tạo thành ngân sách chung toàn bộ dự án.
Ưu điểm: Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các cơng việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết. Phương pháp dự tốn này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự toán ngân sách.
Nhược điểm: Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ các công việc của dự án. Trong thực tế điều này khó có thể đạt được. Các nhà quản lý cấp cao khơng có nhiều cơ hội kiểm sốt q trình lập ngân sách của cấp dưới.
Để dự tốn ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình. Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấp hơn (tổ, nhóm...). Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp. Sau đó, q trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Ngân sách chi tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị.
Đồng thời, với việc chuyển yêu cầu lập dự toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thông tin liên quan như: khả năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những công việc được ưu tiên cao, công việc không được ưu tiên... làm cơ sở cho các cấp lập dự tốn ngân sách chính xác. Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. Sau khi được duyệt sơ bộ, các trưởng phòng chức năng và giám đốc dự án tiếp tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.
Ưu điểm: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, do đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.
Nhược điểm: Quá trình lập dự tốn kéo dài và tốn nhiều thời gian. Mặc dù có thêm thơng tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự tốn cao hơn.
d) Dự tốn ngân sách theo dự án
Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án.
Các bước thực hiện:
- Dự tính chi phí cho từng cơng việc dự án
- Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp.
- Dự tính chi phí cho từng năm và cả vịng đời dự án.
Ngân sách theo cơng việc có thể xem là loại ngân sách tác nghiệp. Việc dự tốn chi phí cho các cơng việc chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, góp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian. Ngân sách công việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tách công việc và được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1. Chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách công việc để lập dự tốn chi phí.
- Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hồn thiện cho cơng việc (tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh
tế...)
Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau:
- Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc.
- Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp.
- Bước 5. Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian.
- Bước 6. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc đó. Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau:
- Bước 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc.
- Bước 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hồn thiện cơng việc.
- Bước 5. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc
Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau:
- Bước 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc.
- Bước 4. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc.
Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc và sơ đồ mạng, tổng mức dự toán của dự án được xác định theo các bước sau:
- Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc.
- Dự tốn quy mơ các khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí văn phịng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền cơng ngồi giờ và các khoản chi phí khác). Phân bổ các loại chi phí này cho từng cơng việc theo các phương pháp hợp lý.
4.2. Các phương án huy động vốn.
Một dự án khởi nghiệp, hoặc của một công ty, một doanh nghiệp khi chuẩn bị cho một dự án sản xuất kinh doanh. Vấn đề cấn xác định là lấy vốn từ đâu. Một số giải pháp huy động vốn đối với doanh nghiệp
Nguồn vốn cho khởi nghiệp có thể chia thành các nguồn chính sau đây:
+ Nguồn tài chính cá nhân bao gồm: Tiền của các thành viên sáng lập; huy động từ bạn bè, gia đình, người thân; và tự huy động bằng các hình thức huy động sáng tạo
+ Vốn đầu tư từ các quỹ đầu tư của các nhà đầu tư thiên thần (Angel investor)
+ Vay nợ từ các tổ chức tín dụng
+ Vốn đầu tư từ các quỹ đầu tư mạo hiểm (Venture capital) + Một số hình thức tài trợ khác
4.2.1. Nguồn tài chính cá nhân
4.2.1.1. Tiền của các thành viên sáng lập
Phần lớn các doanh nhân khởi nghiệp đều sử dụng nguồn vốn của chính bản thân mình. Nguồn vốn này có thể là tiền tiết kiệm cá nhân, tiền được thừa kế, cho tặng, cũng có thể do bán các động sản và bất động sản. Mỗi doanh nhân cần quyết định mình sẽ bỏ ra bao nhiêu để bắt đầu kinh doanh. Có người sẵn lịng bán nhà, bán tất cả tài sản cá nhân để kinh doanh. Tuy nhiên, thông thường, các doanh nhân không khởi nghiệp bằng việc bán tất cả các tài sản mà chỉ sử dụng một khoản tiền nhất định nào đó.
+ Ưu điểm:
- Khơng chịu áp lực về thời hạn thanh toán cũng như chi phí vốn như sử dụng vốn vay.
- Quyền kiểm soát doanh nghiệp nằm trong tay (các) thành viên sáng lập, không phải chia sẻ cho người ngồi như trường hợp kêu gọi góp vốn.
Phần đơng những người thành lập đầu tư tiền cá nhân cùng với giá trị lao động vào doanh nghiệp của họ. Giá trị/tài sản sức lao động được hiểu là giá trị của thời gian và công sức mà người sáng lập đã đóng góp vào một doanh nghiệp
mới. Do phần lớn những người sáng lập khơng có một lượng lớn tiền để đổ vào doanh nghiệp nên thông thường giá trị sức lao động sẽ tạo nên sự khác biệt nhất.
+ Hạn chế: cũng không nên bỏ ra những đồng cuối cùng vào kinh doanh
để đề phịng trường hợp cần tiền gấp mà khơng thể huy động nhanh từ các nguồn khác.
4.2.1.2. Huy động từ gia đình, bạn bè, người thân
Hình thức này thường đến dưới dạng những khoản vay và đầu tư, nhưng cũng có thể bao gồm những khoản tặng ngay, từ chối hay trì hỗn nhận thù lao (nếu một người bạn hoặc thành viên trong gia đình làm việc cho doanh nghiệp), hoặc giảm hay miễn phí tiền thuê.
+ Ưu điểm:
Vốn vay từ bạn bè, gia đình, người thân thường là những khoản vốn khơng lớn nhưng rất hữu ích trong giai đoạn đầu khi doanh nghiệp khó tiếp cận các nguồn vốn khác.
+ Hạn chế:
- Khả năng vay giới hạn phụ thuộc vào khả năng tài chính của bạn bè và thành viên gia đình, nếu mất tiền có thể khiến họ kiệt quệ về tài chính. Trong nhiều trường hợp không thể huy động thường xuyên.
- Những nhà kinh doanh không thể trả nợ cho bạn bè hay gia đình khơng chỉ có nguy cơ phá hủy mối quan hệ kinh doanh với họ mà còn phá hủy cả quan hệ cá nhân.
+ Nguyên tắc khi tìm kiếm sự trợ giúp tiền bạc từ bạn bè và gia đình.
- Đầu tiên, thỉnh cầu nên được thực hiện với phong cách kinh doanh, cũng như khi một người làm việc với ngân hàng hay nhà đầu tư. Những tiềm năng cùng với rủi ro trong kinh doanh cần được trình bày rõ ràng.
- Thứ hai, nếu sự giúp đỡ mà công ty nhận được tồn tại dưới dạng các
khoản vay, cần chuẩn bị một kỳ phiếu, với lịch trả nợ rõ ràng và kỳ phiếu này nên được ký bởi cả hai bên. Việc quy định các điều khoản bằng văn bản sẽ hạn chế sự hiểu nhầm có thể xảy ra và bảo vệ cả người kinh doanh lẫn bạn bè hay thành viên trong gia đình, những người cung cấp quỹ.
- Thứ ba, chỉ nên thỉnh cầu trợ giúp tài chính từ những người có khả
4.2.1.3. Huy động bằng cách tự xoay sở
Doanh nghiệp mới khởi nghiệp tìm cách tránh nhu cầu đối với tài chính từ bên ngoài bằng sự sáng tạo, khéo léo, tiết kiệm, cắt giảm chi phí, có trợ cấp, hay bất kỳ phương thức khác.
+ Ưu điểm: Có thể giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa chi phí.