- Kế toán trưởng: Là người phụ trách điều hành chung mọi hoạt động về tà
3.4.3.1. Chứng từ và quá trình luân chuyển.
Các chứng từ mà Công ty sử dụng trong cơng tác tiêu thụ hàng hố bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng hoá, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi…
Khi khách hàng có nhu cầu về giao dịch hàng hố với Cơng ty thì nhân viên phịng kinh doanh sẽ thực hiện lập các “ Hợp đồng mua bán”.
- Phiếu xuất kho: khi hợp đồng bán hàng được ký kết giữa công ty và khách hàng, đến ngày giao hàng, người có nhu cầu về hàng hố lập phiếu xuất kho( ghi rõ
kế toán hàng hoá. Khi nhận phiếu xuất kho, kế toán hàng hoá chuyển cho kế toán trưởng duyệt chứng từ rồi ghi vào sổ kế toán. Sau cùng, kế toán tiêu thụ sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
+ Liên 1: Lưu tại quyển, thủ kho căn cứ vào đó để ghi vào thẻ kho, theo dõi nhập-xuất-tồn hàng hoá.
+ Liên 2: Chuyển cho phịng kế tốn theo dõi. Phiếu xuất kho cần lưu ý các điểm sau:
+ Cần ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận hàng, số lượng hàng xuất, lý do xuất, xuất tại kho nào và ở đâu.
+ Ghi rõ mã số và đơn vị tính của hàng hố. + Ghi rõ đơn giá xuất kho.
+ Thành tiền ghi rõ bằng cả số và chữ.
Để xác định doanh thu bán hàng, “ Hoá đơn GTGT” được lập kèm theo các chứng từ liên quan đến phương thức bán hàng như phiếu xuất kho, thẻ kho. Hoá đơn GTGT do bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh lập.
+ Liên 1( màu tím): Lưu tại quyển.
+ Liên 2(màu đỏ): Giao cho khách hàng mua bán hàng hoá, dịch vụ.
+ Liên 3( màu xanh): Dùng để luân chuyển, do thủ kho giữ ghi thẻ kho, cuối ngày hoặc cuối tháng giao cho kế toán để ghi sổ.
Hoá đơn GTGT cần lưu ý những vấn đề sau:
+ Ghi rõ họ tên, địa chỉ khách hàng, hình thức thanh tốn. + Ghi rõ số lượng hàng hoá giao cho khách hàng.
+ Ghi rõ đơn giá ngày xuất bán.
+ Thành tiền: Tổng giá trị thanh toán chưa bao gồm VAT. + Thuế suất thuế GTGT 10%
+ Tổng tiền thanh toán: ghi rõ bằng cả chữ và số.
- Phiếu thu, phiếu chi: Được viết khi khách hàng (Cơng ty) thanh tốn bằng tiền mặt. Được viết thành 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng( nhà cung cấp), một liên lưu để luân chuyển.
- Giấy báo có của ngân hàng: khi khách hàng thanh tốn bằng chuyển khoản.