T ÊN LOẠI HIẾ BỊ ÍNH NĂNG KỸ HUẬ NƢỚC SX SL
1.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban 1 Cơ cấu tổ chức quản lý
1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý
Bộ máy tổ chức của cơng ty bao gồm Giám đốc, các phó giám đốc và các phòng ban, quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng theo sơ đồ sau :
Nguồn : P. Hành chính nhân sự 1.2.2 Nhiệm vụ các phòng ban Giám đốc Giám đốc P. GĐ Điều hành P.GĐ kỹ thuật P. Tƣ vấn thiết kế P. kỹ thuật P. Kế toán 1. P. Kinh doanh XNK P. hành chính nhân sự
Đội thi cơng
P. Vật tƣ Đội thi công 1 Đội thi công 2 Đội thi công 2 P. Dự án
Giám đốc của công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị, là ngƣời trực tiếp quản lý và quyết định các vấn đề của Công ty nhƣ tổ chức thực hiện các phƣơng án kế hoạch kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ ; Thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị đƣa ra, có thể bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh trừ những chức danh do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm ; Quyết định các chế độ lƣơng thƣởng phụ cấp cho cán bộ cơng nhân viên nếu có. Vì vậy, Giám đốc có quyền ra các quyết định liên quan đến công ty đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng quản trị trong quyền hạn và trách nhiệm của mình.
Giám đốc có thể ủy quyền cho các phó giám đốc khi đi vắng.
Phó giám đốc điều hành
Hỗ trợ giám đốc điều hành công ty
Thay mặt giám đốc giải quyết các vấn đề của Công ty khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về những nhiệm vụ đƣợc giao và uỷ quyền
Phụ trách mảng đối ngoại của công ty.
Nhận kế hoạch nhân sự của các phòng, ban, lên kế hoạch tuyển dụng và thay mặt Giám đốc ký hợp đồng lao động, bố trí nhân sự;
Quản lý tài sản và tiền lƣơng.
Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách các vấn đề về kỹ thuật.
Trực tiếp chỉ đạo về mặt kỹ thuật cho phòng tƣ vấn thiết kế và phòng kỹ thuật. Triển khai các tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật cho các đội thi công.
Tiến hành theo dõi, nghiệm thu và kiểm tra các tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên vật liệu, dây chuyền công nghệ, các hạng mục cơng trình trƣớc, trong và sau khi hồn chỉnh.
Nhận báo cáo tiến độ thi công của các đội, phối hợp với phòng dự án và phịng kế tốn để lên kế hoạch bàn giao, nghiệm thu và thanh toán.
Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về chất lƣợng sản phẩm cũng nhƣ chất lƣợng cơng trình.
Giải quyết các phát sinh về kỹ thuật cho khách hàng trong q trình thi cơng xây lắp
Phòng Dự án :
Chịu sự điều hành trực tiếp từ phó giám đốc điều hành và thực hiện các công việc sau :
Tiếp khách, giao dịch, đàm phán với khách hàng về giá hợp đồng, tiến độ hợp đồng.
Lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu.
Lập dự toán, tổng dự tốn, thuyết minh dự tốn trình cơ quan chức năng thẩm định dự án.
Cập nhật thông tin về giá cả thị trƣờng từng thời kỳ để có chiến lƣợc trong sản xuất kinh doanh và làm cơ sở cho dự tốn cơng trình.
Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, giải quyết và làm thủ tục liên quan khác. Lƣu trữ hồ sơ, tài liệu, báo cáo theo từng năm và theo quy định của cấp trên.
Phòng tư vấn thiết kế :
Chức năng tƣ vấn cho khách hàng, nhận yêu cầu của chủ đầu tƣ.
Phối hợp với phòng dự án, và phịng kỹ thuật thi cơng lựa chọn phƣơng án kỹ thuật thi công, lựa chọn vật tƣ, thiết bị phù hợp với mục địch sử dụng, kinh phí của chủ đầu tƣ để thiết kế kỹ thuật thi cơng. Trên cơ sở đó viết thuyết minh kỹ thuật thi công.
Bảo vệ phƣơng án thiết kế trƣớc chủ đầu tƣ và hội đồng thẩm định. Mua hồ sơ mời thầu thiết kế, lập hồ sơ đấu thầu và dự mở thầu thiết kế. Bàn giao bản vẽ thiết kế đúng tiến độ.
Nếu nhận thiết kế cho đơn vị khác thì đƣợc hƣởng 50% lợi nhuận sau khi trừ tất cả các loại chi phí.
Cung cấp các số liệu, thông tin cho phịng kế tốn.
Phịng kỹ thuật :
Phối hợp với Phó giám đốc kỹ thuật và phịng tƣ vấn thiết kế để lập các bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công, phƣơng án thi công.
Triển khai công tác kỹ thuật công nghệ từ công đoạn đầu đến khi chủ đầu tƣ chấp nhận mẫu để nghiệm thu vật liệu và đƣa xuống các tổ, đội thi công.
Lập phƣơng án tổ chức thi công, phối hợp với phòng Xuất nhập khẩu chuẩn bị và kiểm tra vật tƣ, thiết bị trƣớc khi thi công.
Tổ chức chỉ huy, giám sát, kiểm tra tiến độ, kỹ thuật thi cơng, đƣợc quyền đình chỉ thi cơng khi thấy chất lƣợng cơng trình khơng đảm bảo.
Phối hợp với phó giám đốc kỹ thuật và phịng dự án tổ chức nghiệm thu, bàn giao với chủ đầu tƣ.
Xây dựng nội quy, quy chế quản lý máy móc thiết bị, biện pháp an tồn lao động, mơi trƣờng và điều kiện làm việc.
Lƣu giữ các tài liệu kỹ thuật có liên quan, thực hiện bảo hành bảo trì cơng trình, máy móc thiết bị khi có u cầu của chủ đầu tƣ, khách hàng.
Thực hiện nghiên cứu các ứng dụng công nghệ mới nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lƣợng cơng trình trong q trình thi cơng.
Phịng kế tốn :
Dƣới sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc điều hành thực hiện các cơng việc :
Xây dựng các kế hoạch tài chính theo quý và năm: nhƣ doanh thu, chi phí, các loại quỹ, vay vốn và sử dụng vốn, mua bán vật tƣ, hàng hoá. Đề xuất xử lý việc chiếm dụng vốn... nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh
Tổ chức công tác kế tốn trong cơng ty nhƣ : lập, thu thập, kiểm tra các chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ, cung cấp số liệu, tài liệu, lập báo cáo tài chính, bảo quản lƣu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu … của công ty và các đơn vị sản xuất trực thuộc
Quản lý cơng tác kế tốn tài chính: Tổ chức phân bổ kế hoạch tài chính, giám sát các khoản thu, chi, phát sinh…, tổ chức lập và phân tích các báo cáo tài chính, giao dịch với các Ngân hàng, cơ quan tài chính, …
Tiến hành các thủ tục thanh quyết toán theo quy định Nhà nƣớc
Cân đối các nguồn tiền mặt phục vụ cho việc thanh quyết toán tiền lƣơng, thƣởng của CBCNV.
Tổ chức phổ biến, đào tạo và bồi dƣỡng nghiệp vụ kế tốn, chế độ chính sách mới về kế tốn tài chính hiện hành của Nhà nƣớc cho đơn vị.
Tổ chức lƣu trữ, quản lý các tài liệu kế toán theo đúng quy định của Nhà nƣớc và của cơng ty.
Phân tích hoạt động kinh tế của Cơng ty, chỉ ra những hiệu quả hoặc tồn tại ở từng cơng trình.
Soạn thảo các văn bản hƣớng dẫn việc thực hiện quy chế, quy trình nghiệp vụ, nhận báo cáo nghiệp vụ kế toán của các đơn vị sản xuất kịp thời, đúng hạn và tổng hợp báo cáo khi lãnh đạo yêu cầu.
Lƣu trữ, bảo quản các chứng từ, giữ gìn bí mật cơng tác kế toán và thực hiện kiểm tra, giám sát các hoạt động bằng tiền của Công ty theo pháp luật hiện hành của Nhà nƣớc.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu :
Lên kế hoạch các loại nguyên vật liệu, thiết bị cần nhập về để phục vụ thi công và các mục tiêu thƣơng mại.
Nhận tài liệu từ phòng dự án, tổ chức khai báo Hải quan, XNK các vật tƣ, hàng hoá, giải quyết các phát sinh về thủ tục XNK trong quá trình thực hiện
hợp đồng đến khi kết thúc hợp đồng, giao cho khách hàng và thanh lý hợp đồng.
Quản lý và lƣu giữ các tài liệu có liên quan đến hoạt động XNK của cơng ty.
Quản lý q trình xuất- nhập vật tƣ, hàng hố phục vụ q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Đƣợc quyền kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu, máy móc thi cơng và việc thực hiện quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật
Đƣợc quyền đình chỉ thi công với các trƣờng hợp vật tƣ, công đoạn thi công không đạt chất lƣợng hoặc thi công khơng đảm bảo an tồn lao động.
Làm việc trực tiếp với khách hàng về công tác kỹ thuật, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phụ liệu. Lập và quản lý hồ sơ và lên kế hoạch để công ty sửa chữa, bảo hành, bảo dƣỡng.
Lập nhu cầu hàng năm về gia công, chế tạo, mua sắm dụng cụ, phụ tùng máy móc thiết bị, dụng cụ gá lắp chuyên dụng phục vụ cho nhu cầu phát triển của công ty.
Phịng hành chính nhân sự :
Xây dựng mơ hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban phù hợp với thực tế của cơng ty. Tiến hành kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty.
Xây dựng điều lệ, quy chế để quản lý cán bộ cơng nhân viên của cơng ty trong q trình kinh doanh và sản xuất
Đảm bảo các yếu tố vật chất cho hoạt động của các phòng ban, lập kế hoạch và trực tiếp mua sắm dụng cụ phòng hộ lao động, bảo hộ lao động.
Tổ chức công tác lễ tân, hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác văn bản...
Quản lý chế độ chính sách đối với ngƣời lao động: Tiền lƣơng, tiền thƣởng, phạt, BHXH...
Xây dựng kế hoạch và thực hiện đào tạo, tuyển dụng nguồn nhân lực theo u cầu cơng việc cho các phịng ban, tổ, đội thi công của công ty. Rà xét, đề nghị nâng lƣơng, nâng bậc cho cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty.
Quản lý, theo dõi và triển khai công tác thi đua khen thƣởng, phạt
Thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ hồ sơ, lý lịch của cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Thống kê nhân sự, tiền lƣơng, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch nhân sự… Điều tra, tìm hiểu những vấn đề còn tồn tại trong bộ máy tổ chức và trong đội ngũ cán bộ cơng nhân viên để trình lên ban giám đốc theo lịch quy định.
Ban chỉ huy công trường:
Phân công công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ cho các tổ, đội thi công tại công trƣờng qua phƣơng án thi công và bảng tiến độ công việc.
Đảm bảo thơi gian, tiến độ cơng trình đúng quy định
Chỉ huy, giám sát công việc của các tổ, đội thông qua các tổ trƣởng, đội trƣởng.
Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về chất lƣợng và tiến độ của cơng trình. Có quyền đình chỉ những cán bộ, công nhân viên không tuân thủ quy định tại công trƣờng
Đội thi công: Thực hiện thi công các hạng mục thuộc các dự án đã trúng
thầu, đồng thời tiến hành nghiệm thu khối lƣợng đã hoàn thành.
Các đội thi công 1, 2, 3…: Trực tiếp thi cơng cơng trình dƣới sự chỉ đạo,
Kho vật liệu, hàng hố, dụng cụ : Đƣợc phịng kinh doanh xuất nhập khẩu cung ứng và nhập, xuất theo yêu cầu của các đội thi cơng nhằm phục vụ cho cơng trình.
Đây là mơ hình cơ cấu tổ chức chủ yếu ở bộ phận quản lý. Ngồi ra, cơng ty cịn có rất nhiều tổ, đội thi cơng theo hạng mục cơng trình nhƣ các đội thi công mạng điện thoại, các đội thi cơng mạng truyền hình, các đội thi cơng hệ thống chống sét, các đội thi công lắp đặt các hệ thống công nghệ khác.