- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu đợc chia thành:
a, Trờng hợp vật liệu nhập kho từ nguồn mua ngoài.
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu về đến Công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật liệu đợc chuyển đến Công ty, ngời nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán nguyên vật liệu lên phòng tài chính – kế toán, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật t, khối lợng, số lợng vật t, đơn giá vật t, thành tiền, hình thức thanh toán …
Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, đủ số lợng, chất lợng đảm bảo thì đồng ý nhập… kho số vật t đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho.
Liên 1: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán. Liên 2: Giao cho nhân viên tiếp liệu.
Liên 3: Lu tại phòng dự án vật t để làm chứng từ gốc. Thủ tục nhập kho đợc thể hiện theo sơ đồ 3.9:
Sơ đồ 3.9: Thủ tục nhập kho vật t
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kết toán Công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số d cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
Bắt đầu từ chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu tiến hành công việc của mình. Khi có nhu cầu mua hàng, Công ty yêu cầu các nhà cung cấp gửi phiếu báo giá của các loại vật t đó. Sau khi xem xét, Công ty quyết định đặt hàng và mua hàng của nhà cung cấp. Khi giao hàng, nhà cung cấp gửi kèm theo hoá đơn GTGT.
Ví dụ nh khi Công ty có nhu cầu mua một số hộp chụp đầu cực và Đầu chụp Elbow, sau khi xem xét phiếu báo giá của các nhà cung cấp, Công ty quyết định đặt hàng của Công ty cổ phần sản xuất thiết bị điện Hà Nội. Thủ tục nhập kho vật t từ nguồn mua ngoài của Công ty nh sau:
Khi giao hàng nhà cung cấp gửi kèm hoá đơn GTGT: Nhu cầu sản xuất
Phòng kế toán dự trù vật tư tiêu hao
Bộ phận vật tư thu mua vật tư
Đại diện phòng KT, Phòng vật tư, thủ kho kiểm nghiệm vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư
Bộ phận vật tư căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho
hóa đơn Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
giá trị gia tăng QA/2010B
Liên 2: Giao khách hàng 0058128
Ngày 04 tháng 12 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần sản xuất thiết bị điện Hà Nôi
Địa chỉ: 19/344 Đờng Ngọc Thụy – P.Ngọc Thụy – Q. Long Biên – Hà Nội MST: 0103689952
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thị Huệ Tên đơn vị: Công ty cổ phần Sông Đà 10
Địa chỉ: Đờng Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội Hình thức thanh toán: CK MS: 5900189357
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 MBA 400KVA – 6,3/0,4 KV Máy 02 159.000.000 318.000.000 2 Hộp chụp đầu cực Cái 02 3.500.000 7.000.000 3 Đầu chụp Blow Bộ 02 6.300.000 12.600.000
Cộng tiền hàng 337.600.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 33.760.000
Tổng cộng tiền thanh toán 371.360.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bảy mơi mốt triệu ba trăm sáu mơi nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi vật t đợc đa đến kho của Công ty, ngời giao hàng đề nghị nhập kho, Công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm phẩm chất, quy cách của vật t. Nếu đảm bảo đúng điều kiện sẽ tiến hành nhập kho.
Công ty cổ phần Sông đà 10 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc– –