- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu đợc chia thành:
Bảng kê nhập
3.3.5. Hệ thống chứngtừ và sổ kế toán
3.3.5.1. Chứng từ
Các hoạt động nhập xuất kho NVL xảy ra thờng xuyên trong các doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời. đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC, đợc sửa đổi bổ sung theo Thông t 161/2007/TT-BTC ngày 31/12/2007 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật t bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT); - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT);
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 – VT) - Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 – VT);
- Biên bản kiểm kê vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 – VT); - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 – VT);
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07 – VT).
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Mọi chứng từ về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và các cá nhân liên quan.
3.3.5.2. Sổ kế toán sử dụng
* Hình thức sổ “Nhật ký chung”
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian.
Các loại sổ chủ yếu
- Thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu - Sổ nhật ký chung
Theo hình thức Nhật ký – sổ cái, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký – sổ cái, việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc sử dụng các sổ kế toán sau:
- Thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu - Nhật ký sổ cái
* Hình thức “Chứng từ – ghi sổ”
Chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán kết hợp giữa ghi sổ theo thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với ghi sổ theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc sử dụng các loại sổ sách sau:
- Thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản 152
* Hình thức “Nhật ký chứng từ”
Hình thức Nhật ký chứng từ là tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
Hệ thống sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức này là: - Bảng phân bổ NVL
- Các loại bảng kê số 3,4,5. - NKCT số 1,5
- Sổ cái TK 152
- Sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết.
3.3.5.3. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu
- TK 1521 – Nguyên vật liệu chính - TK 1522 – Vật liệu phụ
- TK 1523 – Nhiên liệu
- TK 1524 – Phụ tùng thay thế
- TK 1525 – Thiết bị xây dựng cơ bản - TK 1528 – Vật liệu khác
Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đó mua nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đó về nhập kho.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK 621, TK 627…