- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu đợc chia thành:
Bảng kê nhập
3.4.1. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
3.4.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. theo loại hình này ở đơn vị chính và từng đơn vị trực thuộc đều có tổ chức bộ máy kế toán riêng.
Công ty cổ phần Sông Đà 10 với quy mô lớn tổ chức hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một số xí nghiệp trực thuộc Công ty hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau, có sự trang bị và ứng dụng phơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin hiện đại trong tác kế toán, có sự phân cấp quản lý tơng đối toàn dịên cho các xí nghiệp trực thuộc trên các địa bàn phân tán nên đã lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. ở loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, công tác kế toán đợc tiến hành ở phòng kế toán trung tâm của Công ty và các xí nghiệp trực thuộc. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đợc tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị và các phòng kế toán của các xí nghiệp trực thuộc của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp phụ thuộc hoạt động tập trung. Phòng kế toán trung tâm của Công ty thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các xí nghiệp trực thuộc đơn vị gửi lên, hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo kế toán, hớng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty. Các phòng kế toán của các xí nghiệp trực thuộc bao gồm các bộ phận cấu thành phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi xí nghiệp phụ thuộc theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm.
Bộ máy kế toán của đơn vị chính có nhiệm vụ:
- Thực hiện công việc kế toán đối với các nghiệp cụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị chính.
-Tổ chức hớng dẫn và kiểm tra công việc kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc. - Tổng hợp báo cáo kế toán chung toàn đơn vị.
Bộ máy kế toán ở từng xí nghiệp trực thuộc có nhiệm vụ :
Kế toán trưởng (Trưởng phòng kê toán) Công ty
Bộ phân
tài chính Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán chung Bộ phân tổng hợp Bộ phận kê toán tiền lương Bộ phận kế toán bán hàng Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán … Các trưởng phòng Phòng kế toán ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán Các nhân viên kinh tế ở các bộ phận
phụ thuộc hoạt động tập trung
Sơ đồ 3.6: Mô hình bộ máy kế toán Công ty
-Lập báo cáo và gửi về đơn vị chính
Mô hình bộ máy kế toán Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ 3.6
Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán …
Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị, các phòng kế toán của xí nghiệp trực thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoát động tập trung, tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ quản lý có hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Phòng kế toán trung tâm của Công ty chia làm 5 bộ phận: + Bộ phận kế toán vật t, tài sản cố định, thống kê sản lợng.
+ Bộ phận kế toán thanh toán, lao động tiền lơng, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền.
+ Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ. + Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần.
+ Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu.
- Kế toán trởng: Giúp việc cho Giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ sản xuất kinh doanh của công ty. Báo cáo tình hình tài chính của Công ty cho lãnh đạo công ty.
- Bộ phận kế toán vật t, tài sản cố định, thống kê sản lợng: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, nhập – xuất – tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ. Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình tăng giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao và phân bổ khấu hao vào quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, báo cáo thống kê định kỳ.
- Bộ phận kế toán thanh toán, lao động tiền lợng, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, các khoản thanh toán với ngời bán, tổng hợp số liệu từ các xí nghiệp trực thuộc gửi lên để phối với các bộ phận khác tình toán lơng, phụ cấp cho CBCNV, trích BHXH theo chế độ quy định.
- Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ: Có nhiệm vụ tập hợp tất cả các cho phí để tình giá thành cho từng công trình và cung với kế toán kế toán vốn bằng tiền thu – chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu – chi tiền mặt.
- Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần: Bộ phận này có nhiệm vụ tập hợp các loại thuế để thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc, thanh toán các khoản phảI trả, thống kê tổng số cổ phần và báo cáo cổ tức với mỗi cổ đông trớc đại hội cổ động.
- Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu: Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu ở các bộ phận, phân tích kiểm tra và báo cáo với kế toán trởng.
3.4.1.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đặc điểm của hình thức nhật ký chung là sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính
theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó sử dụng số liệu ở Sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan.
- Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán nhật ký chung gồm : Các sổ Nhật ký chuyên dùng, Sổ nhật ký chung, các sổ các tài khoản và sổ kế toán chi tiết.
+ Sổ nhật ký chuyên dùng là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi riêng các hoạt động kinh kế tài chính cùng loại diễn ra nhiều lần trong quá trình hoạt động của đơn vị phục vụ yêu cầu quản lý riêng đối với hoạt động kinh tế tài chính đó nh Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ nhật ký bán hàng (Mang tính chất nh bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại).
+ Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp (ghi sổ theo hệ thống).
+ Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính đã ghi trên sổ nhật ký chung (ghi theo từng tài khoản kế toán chi tiết).
- Trình tự và phơng pháp ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung: (1) Căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
(2) Trờng hợp các hoạt động kinh tế tài chính có yêu cầu quản lý riêng, diễn ra nhiều lần thì căn cứ chứng từ gốc tiến hành lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ Nhật ký chuyên dùng.
(3)Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ, vào cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ quỹ lập định khoản kế toán và ghi sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền (Sổ nhật ký chuyên dùng).
(4) Căn cứ số liệu ở sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản liên quan.
(5) Những chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, cụ thể, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan.
(6) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh, căn cứ vào sô liệu ở sổ cái tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh.
(7) Sau đó kiểm tra, đối chiếu số liệu ở các bảng chi tiết số phát sinh với số liệu tài khoản tơng ứng trong bảng đối chiếu số phát sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu ở sổ nhật
ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, số liệu ở tài khoản tiền mặt trong bảng đối chiếu số phát sinhvới số liệuở sổ quỹ của thủ quỹ.
(8) Sau khi đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, căn cứ vào số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh và các bảng chi tiết số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung đợc thể hiện theo sơ đồ 3.7.
Hình thức kế toán Nhật ký chung có u điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, nhng có nhợc điểm lớn là việc ghi chép trùng lặp nhiều (Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chi tiền – sổ cái tài khoản tiền mặt, sổ nhật ký mua hàng – sổ cái tài khoản mua hàng )…
Hình thức kế toán nhật ký chung thờng đợc áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô vừa, có nhiều cán bộ, nhân viên kế toán.
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo QĐ 15/BT.
áp dụng các mẫu chứng từ bắt buộc thống nhất và chứng từ hớng dẫn theo hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính quy định và ban hành.
Công ty có sử dụng phần mềm kế toán là: SONGDA ACCOUNTING SYSTEM. Nhật ký chuyên
dùng Nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chứng từ
Sơ đồ 3.7: Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc
Công ty áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên và thuế GTGT theo ph- ơng pháp khấu trừ. Niên độ kế toán của công ty áp dụng là t ngay 01/01/N đến ngày 31/12/N, một năm 4 quý.
Giao diện của phần mềm kế toán mà Công ty áp dụng: