VI. Kết cấu của Luận văn
3.2.4Giải pháp hoàn thiện KSNB đối với các hoạt động tài chính chủ yếu
2 B0 H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
3.2.4Giải pháp hoàn thiện KSNB đối với các hoạt động tài chính chủ yếu
Rà soát lại danh mục phí lệ phí, tổ chức lại cách thu phí, lệ phí, thu dịch vụ, thu khác
Đối với Cục Tần số vô tuyến điện khi xây dựng đề án cơ chế tài chính trình Chính phủ phê duyệt đã tính đến số thu đảm bảo chi phí hoạt động, đầu tư, tiền lương và lao động. Xong để đạt được mục tiêu đó thì bên cạnh việc thu phí theo quy định, Cục còn phải rà soát xây dựng dự thảo thu phí khác phù hợp với chức năng nhiệm vụ trình Bộ Thông tin Truyền thông kiến nghị BTC ban hành tăng nguồn thu cho Cục và tăng nộp NSNN, mức lệ phí theo nguyên tắc phù hợp với khả năng của người nộp, bảo đảm thi hành các chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Đảng, Nhà nước trong từng thời kỳ và phù hợp với tình hình thực tế.
Xây dựng lại quy trình cấp phép, thu phí trình BTTTT ban hành. Trong đó yêu cầu các đơn vị nộp phí phải ứng trước cho chi phí xử lý hồ sơ và nộp NSNN một khoản nhất định khi nhận giấy phép. Thực tế cho thấy công nợ lũy kế năm 2009, 2010 của Cục hơn 100 tỷ đồng, tình trạng hạch toán thiếu doanh thu, thiếu công nợ phải thu, báo cáo doanh thu không đúng thường xuyên xảy ra do công tác quản lý công nợ thủ công không chặt chẽ. Phải liên tục rà soát đối chiếu công nợ các khoản thu xác định chính xác các khoản nợ, từng chủ nợ không có khả năng chi trả, hay các khoản nợ không rõ địa chỉ báo cáo cơ quan có thẩm quyền cấp trên sử lý dứt điểm theo niên độ kế toán. Do đối tượng thu phí quá rộng, nhỏ lẻ, thuộc nhiều thành phần, mặc dù Cục đã có với 9 Trung tâm Kiểm soát tần số khu vực dần trải trong cả nước xong việc thu phí không thể thực hiện hết được, Cục cần đề xuất với BTTTT kiến nghị với BTC khi dự thảo ban hành Luật phí, lệ phí cho phép Cục được thực hiện khoản thu đối vói khoản thu phí tần số vô tuyến điện trong thời gian tới.
Đối với các nguồn thu từ đo kiểm dịch vụ cần khẩn trưởng đôn đốc thu hồi những khoản công nợ của các đơn vị mà Cục đã và đang cung cấp dịch vụ tần số vô tuyến điện để hạch toán doanh thu và thực hiện nghĩa vụ với NSNN theo Biên bản kiến nghị của Thanh tra BTC 2009 và KTNN 2008, 2010.
Đối với thủ tục thu, mức thu: Việc cấp phép và cấp giấy thu tiền phải qua văn thư kiểm soát số hồ sơ, cấp số giấy phép, chuyển cho phòng cấp phép, thực trong quá trình lập giấy báo lệ phí cần có sự tham gia kiểm soát của kế toán bên cạnh sự lấy số giấy phép trước khi thủ trưởng đơn vị ký duyệt nhằm tránh việc để khoản thu ra ngoài sổ sách, thu thiếu, thu không đúng định mức, quy định.
Rà soát sửa đổi quy chế chi tiêu nội bộ đã ban hành, xây dựng bổ sung các định mức chi, tính toán phân bổ khấu hao TSCĐ hợp lý
Sau khi Thông tư 97/2009/TT-BTC ngày 20/5/2009 của BTC được ban hành hướng dẫn cơ chế tài chính đối với Cục Tần số vô tuyến điện. Cục Tần số đã tiến hành xây dựng và ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của Cục. Tuy nhiên Quy chế chi tiêu mới chỉ dừng lại ở các định mức chi thường xuyên, quy chế khi đưa vào áp dụng đã nảy sinh nhiều vấn đề cần được sử đổi bổ sung kịp thời cho phù hợp. Bên cạnh đó yêu cầu công tác quản lý ngày càng bộc nộ những khiêm khuyết cần phải có những quy định hướng cụ thể. Cục cần xây dựng hệ thống phân cấp quản lý đầu tư, quy định về thời gian giờ giấc, tác phong làm việc của cán bộ công chức, viên chức, làm cơ sở xếp loại lương tăng thêm công bằng, quy chế quản lý và sử dụng thiết bị làm việc, quy chế sử dụng xc công vụ trong công tác, quy chế công khai tài chính, quy chế công khai sau khi mua sắm tài sản theo quy định của Luật quản lý tài sản nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật. Đặc biệt đối với công tác quản lý tài chính với đặc thù rộng khắp cả nước Cục cần xây dựng và ban hành thống nhất quy trình quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị
trực thuộc, mối quan hệ tài chính giữa Cục và các đơn vị trực thuộc, mối quan hệ tài chính giữa các Trung tâm trực thuộc với nhau, mối quan hệ tài chính của các Trung tâm với cơ quan quản tài chính có liên quan tại địa phương. Cục nên mời tư vấn, đánh giá xây dựng quy trình chuẩn theo ISO 9001:2008 áp dụng bắt buộc cho các cơ quan quản lý nhà nước như Cục. Trong đó bao gồm các quy trình luân chuyển hồ sơ chứng từ, thủ tục thanh toán, thu - chi tài chính được công khai minh bạch. Quy trình thủ tục thanh toán vốn đầu tư tránh tình trạng giải ngân không đúng kế hoạch phân bổ vốn như hiện nay.
Đối với nội dung chi đã có quy chế nhằm chi phục vụ hoạt động sự nghiệp: Cục đã có xây dựng một số các quy chế phục vụ cho công tác quản lý tài chính như quy chế chi tiêu nội bộ, công tác phí, thanh tra, hội nghị hội thảo, nghỉ phép, nâng lương, chi chuyên môn…vv Tuy nhiên các quy chế này vẫn còn mang nặng tính nguyên tắc mà chưa có sự chi tiết cụ thể, hệ thống quy chế còn thiếu chưa đáp ứng được cho công tác kiểm soát về tài chính. Do vậy cần tiếp tục hoàn thiện và xây dựng mới các quy chế nội bộ Đối với quy
chế chi tiêu nội bộ cần xây dựng và quy định chặt chẽ các định mức chi tiêu, ban hành bổ sung các phụ lục kèm theo để hướng dẫn quy chế như định mức về xăng xe, định mức sử dụng điện thoại, định mức chi phí tiếp khách… để từ đó làm căn cứ để kiểm soát và xét duyệt các khoản chi. Các định mức, tiêu chuẩn được ban hành phải đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả và phải tuân thủ theo quy định của Nhà nước đối với những khoản chi mà Nhà nước quy định chung cho tất cả các loại đơn vị sự nghiệp. Để xây dựng được các định mức phù hợp và linh hoạt như thế cho một đơn vị với đặc thù hoạt động khắp nơi, từ thành thị đến nông thông, vùng núi, hải đảo kế toán phải tiến hành khảo sát thực tế chứ không chỉ dựa trên quy định văn bản nhà nước chung chung.
Bên canh việc chi phục vụ công tác quản lý nhà nước thì nội dung chi cho thực hiện các hoạt động dịch vụ ngày càng xuất hiện nhiều và lớn hơn: với nội
dung chi này Cục đang thực hiện giao cho các Trung tâm trực thuộc thực hiện trên cơ sở tăng thu cho Cục, tận dụng tài sản của nhà nước đối với thời gian rảnh trên nguyên tắc đảm bảo có lãi, tăng thu nhập cho người lao động, thu hồi vốn đầu tư tài sản cho nhà nước, tuân thủ các quy định về đấu thầu khai thác hoạt động dịch vụ, gắn với chức năng, nhiệm vụ của Cục và Trung tâm. Tuy nhiên Cục Tần số vô tuyến điện phải xây dựng một số chỉ tiêu hướng dẫn nội dung chi căn cứ vào định mức về vật liệu, nhân công, địa điểm, địa hình thực hiện dịch vụ đo kiểm yêu cần các đơn vị thực hiện phải đảm bảo có đóng góp đầy đủ cho ngân sách và tăng nguồn thu cho Cục một cách tối đa.
Cục là cơ quan quản lý chuyên nghành về tần số vô tuyến điện, căn cứ vào quy chuẩn và tiêu chuẩn ngành, Cục nên xây dựng dự thảo và trình BTTTT ký ban hành định mức đơn giá đo kiểm hay cung cấp dịch vụ chuyên ngành thuộc phạm vi, lĩnh vực Cục được giao quản lý. Đặc điểm của đo dịch vụ viễn thông, cung cấp dịch vụ tần số vô tuyến điện là được thực hiện ở nhiều khu vực địa lý khác nhau như miền núi, đồng bằng, nông thôn, thành thị, khi xây dựng định mức đo kiểm, đặc biệt là định mức nhân công cần phân vùng địa lý để xác định đơn giá nhân công phù hợp. Các định mức này cũng cần thường xuyên cập nhật để phù hợp với sự biến động của giá vật liệu, nhân công trên thị trường. Đính mức đơn giá được ban hành sẽ giúp cho công tác quản lý tài chính của Cục đối với hoạt động khai thác dịch vụ minh bạch, rõ ràng hơn.
Tại các doanh nghiệp hay đơn vị SNCL thì khái niệm về khấu khao, chi phí khấu hao TSCĐ không xa lạ với lãnh đạo đơn vị. Nhưng ngược lại với Cục là cơ quan quản lý nhà nước mới được áp dụng cơ chế tài chính như đơn vị SNCL thì thuật ngữ khấu hao còn hơi xa lạ. Phòng tài chính Kế toán nên xây dựng, đưa ra định mức khấu hao trên cơ sở quy định về khấu hao của nhà nước áp dụng chung cho tất cả các đơn vị trực thuộc có phát sinh hoạt động dịch vụ. Mức khấu hảo này giúp các đơn vị thu hổi vốn cho nhà nước bổ sung
kinh phí tái đầu tư mua sắm trang thiết thiết bị quản lý hay, bảo dưỡng bảo trì thiết bị mà không cần lấy từ nguồn phí lệ phí để lại hay xin ngân sách cấp. Do đặc điểm hoạt động đo kiểm chất lượng các dịch vụ viễn thông hoặc đo kiểm các trạm thu phát sóng BTS phải sử dụng các thiết bị chuyên dụng, số lượng thiết bị chuyên dụng của Cục cũng khá nhiều, nhiều thiết bị có công dụng tương tự như nhau, việc sử dụng các thiết bị này cho các mục đích như thực hiện các nhiệm vụ nhà nước giao, chi thực hiện dịch vụ tạo nguồn thu. Khi triển khai công việc phải lập nhật ký sử dụng thiết bị, sao cho đảm bảo khai thác tốt thiết bị trong thời gian không sử dụng, nhưng đảm bảo tài sản thiết bị không bị hỏng hóc hay mất mát có thể quay lại phục vụ công tác chính trị mà nhà nước giao bất cứ khi nào. Tuân thủ khai báo, thông tin quản lý thiết bị như đúng các quy định về quản lý và sử dụng trang thiết bị tài sản nhà nước.
Hoàn thiện các thủ tục kiểm tra kiểm soát của bộ phận kế toán
Tuy đã nhận thực được tầm quan trọng của công tác kế toán, vai trò của hệ thống kế toán đối với kiểm soát tài chính nhưng đa phần lãnh đạo Cục vẫn chưa thật quan tâm đúng mức tới các khâu kiểm soát thủ tục tài chính. Thực tế chỉ sau khi này sinh vấn đề gì vướng mắc hay được các cơ quan thanh tra, kiểm toán nhắc nhở kiến nghị thì vấn đề mới được lưu tâm nhưng cũng chỉ dừng lại ở mức độ nhắc nhở rút kinh nghiêm. Tại Cục cần áp dụng quy trình kiểm soát chứng từ theo tiêu chuản ISO 9001:2008, chuẩn mực kế toán và phải được quán triệt thực hiện thật nghiêm túc, có thể quy trình, công tác kế toán mới trở thành một phần của HTKSNB hữu hiệu.
Công tác kiểm tra kiểm soát phải được lên kế hoạch và tiến hành thực hiện liên tục khi có thể, việc kiểm tra chéo giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, kiểm tra giữa Phòng Tài chính – Kế toán và Kế toán tại các Trung tâm kiểm soát tần số vùng miền, số lượng kiểm tra kiểm soát phải duy trì hành tháng, hàng quý, định kỳ và có đột xuất không thể như tình trạng hiện
nay tiếp diễn khi công tác kiểm tra kế toán chỉ mang tính chiếu lệ hình thức, một năm mới thực hiện một lần.
Ngay trong công tác tổ chức bộ máy kế toán cần tiền hành kiểm tra chéo, luôn chuyển cán bọ tực hiện theo chu kỳ 1-2 năm một lần, không để cán bộ chuyên trách giữ một vị trí lâu dài dễ dẫn tới các hành vi gian lận và sai sót trong thời gian dài. Việc luôn chuyển cán bộ trong Cục tại bộ phạn tài chính giúp cho cán bộ luôn phải cấp nhật văn bản không chỉ liên quan đến công tác của mình mà cả công tác của các bộ phận khác, từ đó nâng cao được trình độ của cán bộ.
Quy trình lập duyệt bên cạnh việc thực kết thông qua kết nối máy tính thì phải được cụ thể hóa bằng quy trình, phổ biến cho toàn thể cán bộ biến và thực hiện khi có liên quan đến nội dung thanh toán của mình. Cục Tần số vô tuyến điện cần xây dựng quy trình lập duyệt và luân chuyên chứng từ kế toán, quy trình này nhằm đảm bảo cho chứng từ kế toán được lập, luân chuyển và phê duyệt một cách hợp lý, từ đó phát huy được chức năng kiểm tra, kiểm soát của chứng từ kế toán.
Quy trình lập, duyệt, luân chuyển chứng từ kế toán gồm các nội dung sau: Lập chứng từ kế toán: Trên cơ sở hệ thống mẫu biểu quy định của chế độ kế toán theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC và quyết định 185/2010/ QĐ-BTC, Cục xây dựng hệ thống mẫu biểu chuẩn nhất là các biểu mẫu hướng dẫn và đặc thù gắn với tài chính của Cục mà nhà nước chưa có áp dụng chung cho toàn Cục. Các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm tuân thủ các mẫu biểu do Cục ban hành;
Kiểm soát chứng từ kế toán: Các chứng từ thực hiện phải được chuyển
qua bộ phận kế toán để kiểm tra. Nội dung của kiểm tra bao gồm: tính có thực của nghiệp vụ kế toán, đảm bảo việc thu, chi là có thực nhằm ngăn ngừa gian lận, giả mạo chứng từ; kiểm tra tính tuân thủ các định mức chi tiêu theo quy chế của Cục và chính sách của Nhà nước để đảm bảo các khoản chi
không vượt định mức quy định; kiểm tra việc tuân thủ trình tự và thủ tục thực hiện các khoản thu chi để đảm bảo các khoản thu, chi đúng trình tự và thủ tục pháp luật quy định; kiểm tra việc tuân thủ chế độ chứng từ kế toán như mẫu biểu, chữ ký cá nhân có liên quan….Quy đinh chi tiết cần nêu rõ Quy trình cần nêu rõ các loại chứng từ gốc kèm theo với chứng từ mặt để công tác kiểm tra được thuận tiện và nhanh chóng;
Duyệt chứng từ kế toán: Sau khi được kiểm tra và ký, lưu mã số trên
máy, chứng từ kế toán sẽ được chuyển để lãnh đạo Cục phê duyệt;
Thực hiện : Chứng từ được chuyển đến các bộ phận liên quan để thực hiện. Ghi sổ và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.
Trình từ luân chuyển chứng từ kế toán như trên giúp phát huy được chức năng kiểm tra, kiểm soát của kế toán, giúp thủ trưởng đơn vị kiểm soát hoạt động tài chính để hướng hoạt động này vào nền nếp, tuân thủ pháp luật của Nhà nước và quy chế nội bộ của Cục.
Xây dựng quy chế quản lý và sử dụng tài sản, trang thiết bị
Theo sự phát triển về quy mô của Cục ngày càng mở rộng thì tài sản của Cục tăng dần theo số lượng và phạm vị, tài sản của Cục gồm nhà cửa, văn phòng, máy móc thiết bị chuyên dụng cho công tác quản lý tần số vô tuyến điện, vệ tinh, tài sản dung cho công tác quản lý chung. Tài sản của Cục không quản lý tập trung mà dàn trải trên khắp cả nước theo phạm vi quản lý, tài sản không chỉ nằm tại các Trung tâm mà bao gồm các trạm quản lý thu phát sóng , thiết bị máy móc đó kiểm, xe chuyên dụng thường xuyên di chuyển trên đường..Việc quản lý tài sản tại Cục hiện nay là hết sức lỏng lẻo và không thực sự được chú trọng còn có nhiều vướng mắc. Hiện tại BTTTT vẫn chưa có phân cấp về quản lý, sử dụng tài sản cho các đơn vị nên các thủ tục về mua sắm, thanh lý vẫn mất nhiều thời gian do phải xin uỷ quyền từ Bộ, làm giảm hiệu quả của công tác quản lý. Công tác quyết toán các dự án đầu tư XDCB
được thực hiện rất chậm nên dẫn đến nhiều trường hợp tài sản đã đưa vào sử