VI. Kết cấu của Luận văn
2.2.3.Các thủ tục kiểm soát
2 B0 H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
2.2.3.Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trên các nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác kiểm soát Lãnh đạo Cục đã quan tâm đến việc thiết lập, xây dựng các thủ tục kiểm soát nhằm kiểm soát và kịp thời điều chỉnh các hoạt động quản lý nhà nước gắn với chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục và nhất là công tác tài chính kế toán.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm tại Cục Tần số vô tuyến điện:
Thực hiện nguyên tắc này, Cục đã có phân công giữa Cục trưởng và các Phó Cục trưởng. Phân công công việc được thực hiện trên nguyên tắc Cục trưởng là người chịu trách nhiệm toàn bộ theo chức năng nhiệm vụ mà Thủ tướng Chính phủ quy định. Cục trưởng quản lý chung mọi mặt hoạt động của Cục theo chức năng nhiệm vụ được giao, các Phó Cục trưởng giúp Cục trưởng chỉ đạo từng lĩnh vực, chuyên môn của Cục theo sự phân công. Các Phó Cục trưởng được thay mặt Cục trưởng giải quyết những công việc thuộc phạm vi lĩnh vực được ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về tính hợp pháp, tiến độ, chất lượng và hiệu quả của việc được giao xử lý.
Trong phạm vi công việc được phân công, các Phó Cục trưởng có trách nhiệm và quyền hạn: Được chủ động chỉ đạo thực hiện chương trình công tác của Cục, chủ động đề xuất chủ trương, chính sách, các biện pháp thực thi kế hoạch công tác, kiểm tra đôn đốc các đơn vị liên quan trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quản quản lý cấp trên, các quyết định của Cục trưởng thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, phát hiện và đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung.
Việc phân công công việc của Cục hiện nay chủ yếu dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các phòng, trung tâm trực thuộc. Việc phân công theo chức năng giúp cho các bộ phận thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ mình, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về lĩnh vực phạm vi mình phụ trách. Tuy nhiên đôi khi giữa các bộ phận trung tâm còn chồng chéo nhiệm vụ, ngược lại có những việc không có đơn vị nào chủ động làm đầu mối giải quyết, đôi khi còn đùng đẩy công việc nếu thấy việc đó không có lợi ích cho nhóm hay Phòng mình. Tuy nhiên về tổng thể việc phân công nhiệm
vụ, trách nhiệm của các phòng ban, cá nhân trong đơn vị dựa trên nguyên tắc kiểm soát kép, đảm bảo mọi công việc đều có người thực hiện và người kiểm tra lại. Mỗi cá nhân, mỗi phòng ban đều phải tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về công việc được giao, đảm bảo hiệu quả công việc, tuân thủ pháp luật, quy chế và quy trình nghiệp vụ. Việc phân công đã giúp hoạt động của Cục trong thời gian hiện nay hoạt động tương đối hiệu quả.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Cục Tần số vô tuyến điện áp dụng trong quá trình phân công công việc cho các đơn vị nhằm thực hiện kiểm soát được tốt hơn, tránh trường hợp một cá nhân hay một đơn vị thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối của một công việc hay một nghiệp vụ kinh tế nào nhằm có sự giám sát, kiểm tra lẫn nhau để hạn chế sai sót, gian lận, ngăn ngừa sai phạm cố ý và sai phạm vô ý. Đối với công tác mua sắm tài sản, Cục quy định Văn phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện, Phòng Tài chính-Kế toán là đơn vị giám sát về mặt giá cả, thủ tục mua sắm thông qua việc kiểm tra khảo sát giá cả thị trường có sự so sánh giữa nhiều đơn vị cung cấp, giữa đơn vị được đề xuất với giá trên thị trường. Tại các trung tâm kiểm soát tần số khu vực trực thuộc, Phụ trách kế toán tại Trung tâm sẽ là người kiểm tra giám sát công việc này, đảm bảo tuân theo sự phân cấp của Cục. Trong tổ chức bộ máy kế toán, Cục đã tuân thủ các nguyên tắc như: Thủ quỹ không kiêm kế toán, cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ với người thực hiện nghiệp vụ.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Việc thực hiện nguyên tắc tại Cục, Cục trưởng là người chịu trách nhiệm toàn bộ công việc phát sinh theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhưng không phải là người đứng ra trực tiếp giải quyết được tất cả mọi công việc, cần có sự phân công uỷ quyền cho các Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng giải quyết các công việc. Các Phó Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về các
việc được giao phụ trách cso liên quan. Các Phó cục trưởng có trách nhiệm nắm bắt tình hình hoạt động và chương trình công tác của Cục để thay mặt Cục trưởng chủ động xử lý, giải quyết. Trong một số nội dung hay lĩnh vực phải có văn bản uỷ quyền cụ thể từng lần. Việc phân cấp hay uỷ quyền tại Cục không dừng phạm vi lãnh đạo Cục mà xuống tận lãnh đạo các đơn vị như Cục trưởng ủy quyền cho lãnh đạo Phòng, Giám đốc Trung tâm khu vực, trưởng phòng uỷ quyền cho phó trưởng phòng, giám đốc Trung tâm uỷ quyền cho phó giám đốc... Ủy quyền phải nêu rõ, chi tiếp, phạm vi, nội dung, thời gian, trách nhiệm trong giấy ủy quyền. Tất cả các trường hợp được uỷ quyền đều phải chịu trách nhiệm trước người uỷ quyền về công việc được giao. Việc uỷ quyền tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà không làm mất đi tính tập trung trong quản lý của đơn vị. Việc ủy quyền giúp hoạt động của Cục tại các khâu, lĩnh vực, bộ phận được chủ động và linh hoạt hơn, giảm các thủ tục thời gian làm chậm ảnh hưởng đến các doanh nghiệp có liên quan.