VI. Kết cấu của Luận văn
1 Trích dẫn tài liệu tham khảo
1.1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
HTKSNB trong đơn vị bao gồm bốn yếu tố chính cấu thành bao gồm: Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB.
Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của người quản lý đơn vị. Tính hiệu quả của HTKSNB trong tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý đơn vị, tuỳ thuộc vào nhận thức và đánh giá vai trò của HTKSNB trong hoạt động quản lý của họ. Vì vậy chúng có vai trò hết sức quan trọng trong HTKSNB của đơn vị. Các nhân tố có tính chất môi trường thường bao gồm:
Đặc thù về quản lý
Đặc thù về quản lý ở đây đề cập đến nhận thức, quan điểm và hoạt động của người quản lý trong điều hành các hoạt động của đơn vị. Những quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như cách thức tổ chức quy trình kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị. Những quan điểm khác nhau trong quản lý và điều hành tất yếu sẽ dẫn đến sự khác nhau trong xây dựng và áp dụng những chính sách và thủ tục kiểm soát.
Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong tổ chức sự nghiệp công. Trong doanh nghiệp cơ cấu quyền lực được thực hiện thông qua quan hệ sở hữu về vốn. Trong các mô hình doanh nghiệp khác nhau thì quyền lực và trách nhiệm của chủ sở hữu vốn cũng khác nhau, do đó quan điểm của họ về HTKSNB cũng khác nhau. Trong tổ chức sự nghiệp công thì nhà quản lý do Bộ ra quyết định trên cơ sở lấy ý kiến thăm dò từ chính toàn
thể cán bộ công nhân viên chức trong đơn vị. Do vậy, nhà quản lý có toàn bộ quyền lực đối với đơn vị mình quản lý. Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục kiểm soát được thiết kế và vận hành của HTKSNB. Nếu như người quản lý cao nhất coi trọng công việc kiểm soát, đưa ra những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát, thì các chính sách, thủ tục kiểm soát, các yếu tố khác tác động tích cực đến hoạt động kiểm soát sẽ được thiết lập và các nhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc, thận trọng quy chế quản lý của đơn vị. Mặt khác, nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ, khuyến khích trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.
Năng lực của người quản lý: Năng lực là những hiểu biết và những kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đã được định rõ trong công việc của mỗi cá nhân. Nếu những người quản lý cao cấp được đào tạo chính quy, chuyên ngành phù hợp với nhiệm vụ quản lý được giao; nắm bắt được công việc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách, thủ tục kiểm soát được ban hành đầy đủ, đó là biểu hiện của người quản lý có năng lực, quan tâm công tác kiểm soát. Nhân tố này tác động rất tích cực đến hiệu quả hoạt động của HTKSNB.
Tính trung thực và đạo đức của người quản lý: Là cách cư xử của người quản lý theo các chuẩn mực về đạo đức đã được thiết lập. Chúng bao gồm những hoạt động của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến các nhân viên sẽ không trung thực hoặc có những hành động phi pháp, phi đạo đức. Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý...
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia nhiệm vụ quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ đơn vị, góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của đơn vị.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của đơn vị sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Ngược lại, sự thiếu hợp lý trong việc bố trí cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến sự lãng phí, chồng chéo hay bỏ sót hoặc sự lơ là thiếu trách nhiệm, từ đó dễ xảy ra các sai phạm. Như vậy, bản thân cơ cấu tổ chức của đơn vị cũng ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách cũng như các thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả thì nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các chính sách chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường kiểm soát bởi vì con người luôn đóng vai trò quyết định trong qúa trình quản lý, là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.
Mọi chính sách thủ tục dù đúng đắn, chặt chẽ đến đâu cũng không phát huy được hiệu quả khi đội ngũ nhân sự thực thi yếu kém về trình độ, thiếu trách nhiệm trong công việc. Một chính sách nhân sự hữu hiệu sẽ khiến cho các chính sách, thủ tục kiểm soát được tuân thủ một cách nghiêm túc, hạn chế đến mức thấp nhất những sai phạm.
Chính vì vậy, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.Chính sách nhân sự rõ ràng và hợp lý chính là công cụ tốt nhất để vận hành hiệu quả HTKSNB.
Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch đào tạo, thực hành thực tập, kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên của quản lý, thực hiện việc cụ thể hoá các mục tiêu thành các kế hoạch cụ thể. Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và đạt mục tiêu đặt ra.
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học thì hệ thống kế hoạch sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu trong quá trình thực hiện, giúp đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những vấn đề bất thường, những sai sót, gian lận trong các hoạt động của mình. Trên cơ sở đó các nhà
quản lý sẽ có những xử lý, điều chỉnh kịp thời, đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành pháp luật của đơn vị.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài.
Các nhân tố bên ngoài (môi trường bên ngoài)
Ngoài các nhân tố nêu trên, môi trường kiểm soát còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và các thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước...
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB của đơn vị, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin, trong đó có hệ thống thông tin kế toán, cung cấp thông tin về thực tế hoạt động giúp cho nhà quản lý theo dõi và điều tiết hoạt động thực tế một cách kịp thời.
Hệ thống kế toán của một đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được thiết lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cơ sở pháp lý cho các số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Nếu hệ thống chứng từ kế toán đầy đủ, quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ, công tác lưu trữ chứng từ tốt thì sẽ phát huy được vai trò hỗ trợ tích cực cho kiểm soát.
Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản dùng để phản ánh các hoạt động kinh tế kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản gồm các tài khoản tổng hợp được chế độ kế toán quy định và các tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu của công tác quản lý. Một hệ thống tài khoản kế toán được mở trong đơn vị phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của quản lý và kiểm soát, phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh cũng như việc xử lý thông tin.
Hệ thống sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian, bao gồm các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ, phải ghi rõ ràng, kịp thời, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán và phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Hệ thống báo cáo kế toán phản ánh một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị trong một kỳ hạch toán. Hệ thống báo cáo kế toán phải đảm bảo sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình tài sản, thu chi và sử dụng các nguồn lực trong đơn vị, phải được lập đúng nội dung, phương pháp trình bày và nhất quán giữa các kỳ báo cáo.
Một cách tổng quát, một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết như sau:
Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị;
Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn; Tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Sự đánh giá: đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá phí; Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép theo đúng sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ kế toán;
Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện theo quy định;
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của đơn vị.
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Chính vì vậy hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của HTKSNB. Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Chức năng kiểm tra của kế toán được thể hiện ở việc kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, kiểm tra báo cáo tài chính và các thông tin kinh tế tài chính.
Thủ tục kiểm soát: KSNB là cách thức, các thao tác trong quy trình quản lý. Các thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập
kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán; Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản với tài liệu trên sổ kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
Các thủ tục kiểm soát phải được thiết lập dựa trên các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong một bộ phận. Mục đích của nó là không cho một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là nhiều người cùng làm một công việc thì sai sót dế phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo nên sự chuyên môn hoá, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các