VI. Kết cấu của Luận văn
2.2.2.Hệ thống thông tin kế toán
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CỤC TẦN SỐ VÔ TUYẾN ĐIỆN
2.2.2.Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán:
Cục Tần số vô tuyến điện là cơ quan quản lý nhà nước thực hiện cơ chế tài chính đặc thu như đơn vị SNCL áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 31/03/2006 của Bộ trưởng BTC, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của BTC sửa đổi bổ sung quyết định 19/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng BTC ban hành Chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị Hành chính sự nghiệp.
Hệ thống chứng từ kế toán ở đây bao gồm hệ thống chứng từ theo hai loại mẫu biểu, mẫu chứng từ bắt buộc phải tuân thủ và mẫu chứng từ có tính chất hướng dẫn do BộTài chính quy định.
Quản lý chứng từ kế toán trong đó có các khâu lập, duyệt và luân chuyển chứng từ là một công việc quan trọng giúp cho việc kiểm soát các nghiệp vụ, qua quá trình luân chuyển của chứng từ qua nhiều khâu kiểm soát sẽ giúp phát hiện, giảm thiểu và ngăn ngừa những sai sót, gian lận có thể xảy ra.
Thực tế quy trình thực hiện và luôn chuyển chứng từ: bất cứ nghiệp vụ phát sinh, người trực tiếp có liên quan lập chứng từ đề nghị và trình lãnh đạo bộ phận kiểm soát ký xác nhận trước khi luân chuyển về phòng Tài chính-Kế toán. Trưởng phòng Tài chính-Kế toán sẽ chuyển cho kế toán trực tiếp theo dõi mảng được phân công hoặc kế toán tổng hợp để kiểm tra chứng từ kế toán về các yếu tố như tính có thực, tính pháp lý, các định mức chi tiêu, chi phí, độ chính xác của số liệu, đọ xác thực của thông tin thông tin phản ánh trên chứng từ thanh toán để đảm bảo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tuân thủ đúng theo trình tự và thủ tục quy định của Nhà nước và của Cục. Khi các thông tin cần thiết hay bắt buộc đã tuân thủ đúng, kế toán kiểm tra sẽ ký vào chứng từ và chuyển lại cho Kế toán trưởng. Kế toán trưởng sẽ ký và chuyển lại cho kế toán trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt. Sau đó chứng từ sẽ được kế toan phân loại, sắp xếp chuyển cho thủ quỹ kiêm người lưu giữ chứng từ kế toán của Cục.
Tại các Trung tâm Kiểm soát tần số vô tuyến điện khu vực: Thủ tục lưu chuyển chứng từ hầu như rất đơn giản vì có 1 người làm kế toán.
Trên thực tế hiện nay Cục chưa có một quy định cụ thể về lập duyệt và luân chuyển chứng từ sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động nên hầu hết chứng từ vẫn được luân chuyển chưa đúng trình tự và thủ tục, còn lộn xộn làm mất thời gian để hoàn thiện đúng thủ tục và giảm tác dụng kiểm soát của kế toán. Do vẫn mang nặng cách làm của cơ quan nhà nước nên nhiều trường hợp các cá nhân có phát sinh vẫn trình vượt cấp ký duyệt rồi mới chuyển cho kế toán, làm mất đi chức năng kiểm soát của kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán:
Cục là cơ quan quản lý nhà nước do đó chế độ kế toán, hệ thống tài khoản đang áp tại Cục thực hiện theo hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 31/03/2006 của BTC về ban hành Chế độ kế toán cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và Thông tư số 185/2010/TT- BTC ngày 15/11/2010 của BTC sửa đổi bổ sung quyết định 19/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng BTC ban hành Chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Hệ thống tài khoản áp dụng tại Cục bao gồm 7 loại tài khoản: Loại 0: Tài khoản ngoài bảng: 008
Loại 1- Tiền và vật tư: 111,112, 153
Loại 2-Tài sản cố định: 211, 213, 214, 241
Loại 3- Thanh toán: 311, 312, 331, 332, 333, 334, 341, 342 Loại 4- Nguồn kinh phí: 421, 431, 441, 461, 462, 466 Loại 5- Các khoản thu: 511, 531
Hệ thống tài khoản được mở chi tiết để phản ánh đầy đủ, chi tiết từng hoạt động, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý tài chính của đơn vị.
Hệ thống sổ kế toán:
Hiện nay do kế toán Cục tần số vẫn thực hiện kế toán thủ công ghi chép, lập báo cáo bằng tay. Hình thức kế toán áp dụng thống nhất trong toàn Cục là hình thức kế toán Nhật ký chung.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ sau: