VI. Kết cấu của Luận văn
2 B0 H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Thứ nhất, nâng cao nhận thức về HTKSNB cho đội ngũ cán bộ quản lý
Nâng cao nhận thức về HTKSNB là vấn đề có tính quyết định đến việc thiết lập và duy trì một HTKSNB có hiệu quả. Người quản lý đạo đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo như Cục trưởng, các Phó Cục trưởng, Giám đốc các Trung tâm Kiểm soát tần số khu vực, Trưởng, phó các đơn vị thuộc Cục. Đây là vấn đề có tính quyết định đến việc thiết lập và duy trì một HTKSNB hiệu lực và hiệu quả. Người quản lý, đặc biệt là Cục trưởng hay Giám đốc Trung tâm là người quản lý cao nhất chính là người quyết định việc ban hành các chính sách và thủ tục kiểm soát theo cấp. Khi họ có nhận thức đúng, đầy đủ về HTKSNB và ý nghĩa của nó đối với hoạt động của đơn vị thì những nhân tố tạo ra một môi trường kiểm soát thuận lợi sẽ được thiết lập như: Xây dựng tuần thủ theo quy chình chuẩn ISO 9001:2008, bên cạnh là hàng loạt Quy chế chi tiêu nội bộ chi tiết và cụ thể, các quy trình thủ tục tại các khâu, các bộ phận, xây dựng quy trình quản lý, phân cấp, xây dựng và công khai các chính sách thích hợp về nhân sự, bộ máy tổ chức kiểm soát, tăng cường vai trò và mật độ của công tác thanh tra nhân dân, khuyến khích các Đảng viên, Chi bộ Đảng thực hiện nghiêm chỉnh nguyên tắc phê bình và tự phê bình...vv Đó cũng chính là điều kiện cần thiết để hoạt động kiểm soát thực sự có hiệu lực và hiệu quả. Ngược lại, khi người quản lý chưa có nhận thức đầy đủ về HTKSNB và ý nghĩa của nó đối với hoạt động của đơn vị thì những yếu tố cơ bản của môi trường kiểm soát sẽ khó được thiết lập một cách đầy đủ và thích hợp, hay có thiết lập nhưng không áp dụng một cách
nghiêm túc khoa học, việc áp dụng chiếu lệ, hời hợt. Khi đó, hoạt động kiểm soát chắc chắn không có hiệu quả. Chính vì vậy, việc trước tiên là phải nâng cao nhận thức về HTKSNB cho đội ngũ cán bộ quản lý, đặc biệt đối với cán bộ lãnh đạo của đơn vị.
Riêng góc độ tăng cường kiểm soát tài chính, với chức năng tham mưu cho lãnh đạo Cục, Phòng Tài chính Kế toán, Kế hoạch – Đầu tư cần tư vấn cho lãnh đạo Cục về việc hoàn thiện HTKSNB, chủ động xây dựng, cập nhật và hoàn thiện thường xuyên các quy chế quản lý tài chính như quy chế chi tiêu nội bộ, cập nhật các văn bản mới, hướng dẫn đầy đủ và công khai đến toàn bộ cán bộ công chức viên chức, có các quyết định phân cấp quản lý tài chính trong nội bộ Cục một cách rạch ròi, các quy trình thủ tục thanh toán, thu chi, đối chiếu thu chi, quản lý công nợ, quy trình xử lý chứng từ, quy trình đầu tư theo hướng dấn của nhà nước cụ thể hóa khi áp dụng tại Cục như thế nào, quy trình lập duyệt và luân chuyển chứng từ kế toán… từ đó đề xuất lên lãnh đạo Cục ban hành, áp dụng, công khai các quy trình tại nơi làm việc hoặc website của Cục cho toàn thể cán bộ Cục biết và thực hiện. Tham mưu cho Lãnh đạo Cục thấy rõ được tầm quan trọng của HTKSNB nói chung những văn bản quản lý về tài chính nói riêng để Lãnh đạo Cục có những quyết định cần thiết, kịp thời đối với việc tăng cường quản lý tài chính của đơn vị.
Thứ hai, điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho các đơn vị trực thuộc, đẩy mạnh phân cấp cho các đơn vị trực thuộc:
Cũng giống như hầu hết các cơ quan quản lý nhà nước hiện nay, tổ chức của Cục còn nhiều khâu, bộ phận chưa hợp lý, đôi khi chồng chéo, bố trí người trong các tổ chức chưa phù hợp. Cục cần tách bạch giữa công tác kế toán phòng Cục với phòng Tài chính Kế toán, tách hoạt động của bộ phận Văn phòng Cục ra khỏi phòng Tổ chức Cán bộ theo đúng sơ đồ tổ chức, phân tách rõ bộ phận thực hiện công tác quản lý nhà nước tại các Trung tâm Kiểm
soát tần số khu vực tránh tình trạng vừa làm công tác quản lý nhà nước và tham gia hoạt động sự nghiệp, chỉ khi đó mới bóc tách được chi phí cho hai loại hoạt động này và đánh giá đúng hiệu quả hoạt động của mảng sự nghiệp.
Sự điều chỉnh về cơ cấu nêu trên sẽ giúp cho hoạt động kiểm soát tài chính, khi đó Cục mới định hướng đúng cho hoạt động sự nghiệp, khai thác được hiệu quả sử dụng quản lý vốn và tài sản của Cục trong thời gian mà tài sản không tham gia nhiệm vụ chính trị. Đánh giá được ưu nhược điểm của từng khâu bộ phận tìm kiếm nguồn thu cho Cục bổ sung vào nguồn kinh phí tự chủ, từ đó có chính sách cụ thể cho từng khâu hay bộ phận, hay con người tham gia đạt hiểu quả cao trong lĩnh vực của mình.
Bên cạnh việc nhà nước giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho đơn vị, thì hoạt động quản lý tần số vô tuyến điện ngày càng phức tạp và khó lường. Cục trưởng cần phân cấp, phân quyền và yêu cầu thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục phân cấp mạnh cho cấp dưới nhưng công việc cấp bách, hay công việc theo quy định có tính chất định kỳ thông qua xây dựng một hệ thống văn bản phân cấp, phân việc rõ ràng, rõ chức năng, quyền hạn, giúp cán bộ hay các đơn vị cấp dưới xử lý công việc một cách kịp thời, chủ động và đạt hiệu quả cao. Tránh tình trạng hồ sơ của khách hàng hay văn bản của cơ quan cấp trên tồn đọng và không được giải quyết kịp thời khi cứ phải chờ đợi đúng người có quyền mới được giải quyết.
Các nội dung phân cấp nên làm:
Một là, phân cấp quản lý các nguồn thu ngân sách: thu từ kinh phí ngân sách sẽ do Cục phân bổ; thu từ phí, lệ phí theo quy định của pháp luật, các đơn vị được chủ động ký kết hợp đồng tạo lập các nguồn thu từ các hoạt động kinh doanh dịch vụ;
Hai là, phân cấp quản lý chi ngân sách: Các đơn vị được chủ động chi theo dự toán chi được Cục trưởng phê duyệt nhưng phải tuân thủ quy chế chi
tiêu nội bộ của Cục và các văn bản quy phạm pháp luật, đúng trình tự, thủ tục của Nhà nước;
Ba là, phân cấp quản lý vốn về tài sản: được chủ động quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên tài sản với giá trị khống quá một mức chi nhất định, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Cục về các tài sản được giao quản lý;
Bốn là, quản lý các nguồn thu, chi, thực hiện nghĩa vụ tài chính với cấp trên và với NSNN;
Năm là, chế độ kế toán, mẫu biểu chứng từ, phần mềm kế toán áp dụng, báo cáo thường xuyên và định kỳ về Cục.
Xây dựng và hoàn thiện Quy chế Quản lý tài chính và hạch toán kế toán các đơn vị trực thuộc Cục là căn cứ cho việc quản lý, kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc Cục.
Thứ hai, nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, bố trí sắp xếp cán bộ hợp lý.
Nhân sự là vấn đề đặc biệt cần quan tâm, không chỉ ở chỗ con người là yếu tố quyết định của HTKSNB mà còn ở chỗ nguồn nhân lực ở trường còn nhiều bất cập với yêu cầu phát triển và con người cũng là chủ thể thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chính sách nhân sự về tuyển dụng vẫn còn có cán bộ trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa đáp ứng được nhu cầu, chưa thu hút được cán bộ có kinh nghiệm và chuyên môn cao. Như đã nêu và phân tích trong Chương 2 thì chính sách nhân sự của Cục còn nhiều bất cập thể hiện từ khâu tuyển dụng cho đến vấn đề đánh giá, đề bạt, tăng lương, phân phối thu nhập…từ đó ảnh hưởng không tốt đến HTKSNB.
Chính sách nhân sự cần hoàn thiện theo hướng sau:
Một là, xây dựng và ban hành Quy trình tuyển dụng nhân sự của Cục trong đó quy định rõ một số nội dung chủ yếu như: tiêu chuẩn về, công khai biên chế được duyệt hàng năm của Bộ, biên chế từng phòng ban để tránh tình
trạng tuyển dụng đúng người đúng vị trí hay nhu cầu công việc gây lãng phí hay không đạt được hiệu quả; tiêu chuẩn về chất lượng đối với từng vị trí công việc; về quy trình tuyển dụng như thông báo công khai, hình thức tuyển dụng, thời gian thử việc…Hạn chế số cán bộ không đáp ứng được yêu cầu công việc mà Cục phải nhận thông qua các mối quan quan hệ quen biết thực tế đang tồn tại.
Hai là, Hàng năm Cục nên rà soát đánh giá năng lực cán bộ thông qua các cán bộ quản lý trực tiếp và hiểu quả công việc đã thực hiện, từ đó phân loại cán bộ theo công việc, trình độ ngoại ngữ, tin học… để có chương trình đào tạo lại, bồi dưỡng, bổ sung hay thậm trí trong trường hợp cần thiết buộc phải điều chuyển sắp xếp lại công việc sao cho phù hợp và hiệu quả hơn. Đối với lĩnh vực quản lý tài chính, bên cạnh bổ sung thêm cán bộ cho các Trung tấm để tránh vi phạm nguyên tắc kiêm nhiệm thì Cục liên tục cần cứ cán bộ đi tham dự các lớp tập huấn chế độ chính sách, năng cao năng lực chuyên môn tránh tình trạng khống nắm bắt kịp thời chế độ chính sách thay đổi từ đó hạn chế các vi phạm không đáng có.
Cục Tần số vô tuyến điện là ngành đặc thù thuộc lĩnh vực ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến, phạm vi quản lý không chỉ bó hẹp trong quốc gia mà có tính chất quốc tế, yêu cầu cán bộ bên cạnh việc có kinh nghiệm còn phải là cán bộ có trình độ, biết ngoại ngữ, nhanh nhạy với các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Về mặt này số cán bộ trẻ có xu hướng lợi thế hơn rất nhiều. Thực tế cho thấy cán bộ lớn tuổi của Cục xử lý công việc liên quan ứng dụng công nghệ chậm hơn rất nhiều so với lớp trẻ. Việc vận hành thiết bị quản lý tần số hiện đại cũng cần đến lớp trẻ nhanh nhẹn. Sự không theo kịp về thông tin và trình độ dễ dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lầm của cấp quản lý gây hậu quả nghiêm trọng nhất là thông tin liên quan đến lĩnh vực quản lý tần số phục vụ an ninh quốc phòng và toàn vẹn lãnh thổ lãnh thổ. Từ đó gây lãng phí nguồn
lực vốn, tài sản của nhà nước. Chế độ nhân sự không hợp lý cán bộ trẻ có năng lực bỏ việc gây hổng tại một khâu kiểm soát.
Ba là, Nếu đòi hỏi việc điều chuyển cán bộ hay thay đổi vị trí lãnh đạo hiện nay ngày một thoáng và chủ động hơn tại các công ty cổ phân, doanh nghiệp tư nhân, hay doanh nghiệp nhà nước, nhưng thay đỏi vị trí lãnh đạo tại các cơ quan nhà nước hay đơn vị sự nghiệp hiện nay là điều khó khả thi. Thực tế ở Cục hiện nay cũng nằm trong bối cảnh chung, do đó điều cần thiết nhất có thể làm là hoàn chỉnh từ khâu đánh giá đề bạt mới cán bộ, xem xét đến từng vị trí, đánh giá khả năng phù hợp giữa năng lực, trình độ của cán bộ với vị trí đảm nhiệm. Trên cơ sở xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng cán bộ và nhu cầu công việc mới bổ nhiệm người xứng đáng, tuy nhiên cũng cần có sự điều chỉnh trong phân công công tác nhằm phát huy tối đa năng lực của cán bộ, mỗi bộ phận. Mạnh dạn đề bạt cán bộ trẻ tuy ít kinh nghiệm nhưng có năng lực, có trình độ và đào tạo bài bản ở nước ngoài về và đã khẳng định được bản thân qua công việc, mạnh dạn giao các vị trí chủ chốt cho cán bộ lãnh đạo trẻ, nhằm giữ cán bộ và tạo ra tầng lớp kế cận có đủ tài đức kế cận.
Bốn là, Cần sửa quy chế chi tiêu nội bộ về cách tính lương tăng thêm, khuyến khích động viên cán bộ, viên chức bằng các cơ chế cụ thể về khen thưởng, bằng chính sách phân phối thu nhập theo hiệu quả công việc. Quy chế chi trả thu nhập của Cục hiện nay vẫn mang tính cào bằng và ưu tiên người có thâm niên công tác. Chi trả thu nhập cần điều chỉnh lại theo năng lực, hiệu quả công việc, khuyến khích cán bộ có trình độ gắn bó với Cục, tránh tình trạng hiện nay tại Cục cán bộ trẻ có năng lực, trình độ nhưng sau thời gian đầu gắn bó đều bất mãn và bỏ đi, gây xáo trộn bộ máy.
Thứ tư, nâng cao chất lượng công tác kế hoạch
Cần phải coi trọng việc lập và chấp hành kế hoạch, coi đó là mục tiêu phấn đấu để thực hiện mội khâu, mọi phòng ban hay Trung tâm trực thuộc.
Một kế hoạch khoa học và có tính khả thi sẽ giúp cho việc kiểm soát của người quản lý đạt được mục tiêu quản lý. Kế hoạch công tác luôn gắn với kế hoạch tài chính của Cục. Khi kế hoạch được triển khai không mang lại hiệu quả lức kế hoạch tài chính không hiệu quả, gây lãng phí cho nhà nước. Ví dụ rất đơn cử tại Cục, khi kế hoạch kiểm soát tần số tương ứng cho mạng 2G đang thực hiện, nếu chúng ta không đủ con người có trình độ, xây dựng kế hoạch công tác một cách nghiêm túc có định hướng sẽ dẫn đến việc đầu tư thiết bị cho hoạt động này không phù hợp hay quá nhiều, ngay sau khi thiết bị quản lý công nghệ 2G ồ ạt được đầu tư nhưng công nghệ 3G ra đời, lúc này công tác quản lý gặp khó khăn hay không kịp thời, hoặc lỗi nhịp dẫn đến công tác quản lý thất bại tức công tác kế hoạch bị vỡ. Do đó cần phải nâng cao chất lượng việc lập kế hoạch, đầu tư thời gian nghiên cứu và xây dựng kế hoạch, hạn chế tính hình thức, đối phó, không sát thực trong xây dựng kế hoạch. Kế hoạch phải mang tính khoa học và tính toán mọi mặt, chỉ khi kế hoạch được xây dựng nghiêm túc mới giúp cho việc kiểm soát các nguồn lực thực sự có hiệu quả và cần thiết.
Để có một kế hoạch tài chính có tính khả thi cao cần phải đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu các nhân tố có ảnh hưởng đến việc thực hiện các chỉ tiêu tài chính của đơn vị. Bên cạnh đó là không thể thiếu là tính khả thi của các kế hoạch khác có liên quan trong Cục.
Đối với dự toán thu-chi ngân sách, cần có cách xây dựng phù hợp đối với từng nguồn thu của Cục như sau:
Dự toán thu từ phí lệ phí và phí sử dụng tần số vô tuyến điện được tính theo Quyết định số 22/2005/QĐ-BTC ngày 11/04/2005 và Quyết định số 61/2007/QĐ-BTC ngày 12/07/2007 của BTC. Nguồn thunayf phụ thuộc vào cơ chế chính sách nhập thiết bị thu phát vô tuyến của nhà nước còn phụ thuộc vào sự phát triển của ngành có liên quan ví dụ như cho dịch vụ viễn thông hay
truyền hình không dây, thiết bị cho nghành đánh bắt cá xa bờ, an ninh quốc phòng, ...vv hay kinh tế xã hội.
Dự toán thu từ dịch vụ: Cần căn cứ vào kế hoạch bao gồm năng lực đo kiểm của Cục, xu thế phát triển của công nghệ đi kèm là sự phát triển ồ ạt của các thiết bị tổ chức dịch vụ cần đo kiểm cấp phép, hay đánh giá, yêu cầu đó kiểm của công tác quản lý nhà nước.
Đối với dự toán chi ngân sách: Cần căn cứ vào tình hình kinh tế vĩ mô như tỉ lệ lạm phát (chỉ số giá), định mức chi tiêu nhà nước quy định, số lượng biên chế được phê duyệ và số lượng biên chế cần tuyển bổ sung để thực hiện kế hoạch công tác, nhưng biến động về chính sách kinh tế vĩ mô, sự điều chỉnh mức lương tối thiểu của Nhà nước.