VI. Kết cấu của Luận văn
1 Trích dẫn tài liệu tham khảo
1.2.2. Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại đơn vị SNCL
vị SNCL
Trong giai đoạn kinh tế vận hành theo cơ chế quan liêu bao cấp, công tác KSNB cũng như HTKSNB cũng chưa được chú trọng xây dựng và hoàn thiện. Đặc biệt tại những đơn vị được ngân sách cấp kinh phí, cơ chế xin – cho vẫn còn rất nặng nề. Điều này tạo nên tâm lý ỷ lại cũng như sợ rủi ro về chức vụ đối với các nhà quản lý các đơn vị. Các đơn vị thường thiếu tính chủ động trong việc bố trí cơ cấu tổ chức, việc bố trí cán bộ còn chưa hợp lý giữa trình độ chuyên môn với vị trí công tác của cán bộ. Chính sách khen thưởng, động viên, khích lệ cán bộ công nhân viên tại các đơn vị chưa kịp thời chưa phát huy tinh thần chủ động sáng tạo trong làm việc. Về mặt thu nhập, việc chi trả thu nhập không do thủ trưởng đơn vị quyết định mà dựa vào thâm niên công tác, hệ số lương, ngạch bậc… và các quy định về tiền lương của Nhà nước, không căn cứ vào hiệu quả công việc mà mang tính chất cào bằng. Điều
này không khuyến khích người lao động sáng tạo trong làm việc, từ đó làm giảm hiệu quả công việc. Nếu so sánh với mức thu nhập do các doanh nghiệp, đặc biệt là khu vực có vốn đầu tư nước ngoài thì thu nhập tại các đơn vị hành chính sự nghiệp là quá thấp, nên chưa thực sự thu hút được nhân tài vào làm việc tại những đơn vị này. Hệ thống kế toán cũng chưa được chú trọng đầu tư về nguồn nhân lực cũng như trang thiết bị làm việc, đội ngũ cán bộ thường có trình độ thấp, công tác kế toán mang nặng tính chất thống kê, thông tin kế toán không có tác dụng nhiều đối với công tác quản lý.
Sự ra đời của Nghị định 10/2002/NĐ-CP ngày 16/01/2002 của Chính phủ áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu đã bước đầu trao quyền tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp. Tuy nhiên, chỉ đến khi có Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ, các đơn vị mới thực sự được trao quyền tự chủ rộng rãi, theo đó các đơn vị SNCL được tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính. Đây là một bước quan trọng trong tiến trình cải cách nền kinh tế của đất nước với mục tiêu đổi mới cơ chế quản lý, biên chế và kinh phí đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, tăng quyền tự chủ cho các đơn vị và nâng cao chất lượng và hiệu quả dịch vụ công. Theo cơ chế tài chính mới này, các đơn vị cần chủ động đổi mới cơ cầu tổ chức, tinh giản bộ máy theo hướng gọn nhẹ, nâng cao hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong đơn vị, tích cực mở rộng các nguồn thu sự nghiệp, sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm các nguồn kinh phí, giảm thiểu các rủi ro. Đặc biệt trong bối cảnh nhà nước đang chủ trương xã hội hoá việc cung cấp các dịch vụ công, các đơn vị sự nghiệp được khuyến khích chuyển đổi loại hình hoạt động theo mô hình doanh nghiệp công ích, để có thể cạnh tranh, các đơn vị cần cắt giảm bớt các chi phí hành chính, lãng phí... Điều này song song với việc phải đẩy mạnh công tác kiểm tra, kiểm soát, hoàn thiện các chính sách về nhân sự để tăng cường hiệu quả hoạt động của đơn vị, có nghĩa các đơn vị cần phải chú trọng thiết lập cho mình một
HTKSNB đủ vững mạnh để đáp ứng yêu cầu trong cơ chế tài chính mới. Nhìn chung, HTKSNB của các đơn vị sự nghiệp hiện nay có những đặc điểm chủ yếu sau:
Về môi trường kiểm soát: Lãnh đạo các Bộ, ngành và Thủ trưởng các
đơn vị sự nghiệp đã chú trọng hơn đến việc xây dựng HTKSNB. Điều này được thể hiện ở việc xây dựng lại và hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng hợp lý, phù hợp với tình hình mới. Quy định rõ cơ cấu tổ chức của từng đơn vị cũng như chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban trực thuộc đơn vị. Các đơn vị sự nghiệp cũng chủ động hơn trong việc đề xuất cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban thuộc đơn vị mình lên các cơ quan chủ quản, cấp trên. Thủ trưởng các đơn vị cũng đã đề xuất bổ nhiệm những cán bộ nòng cốt vào vị trí lãnh đạo giúp việc cho thủ trưởng đơn vị trên từng lĩnh vực chuyên môn. Công tác quản lý tài chính và hạch toán kế toán cũng được thủ trưởng các đơn vị đặc biệt quan tâm, như cho xây dựng và ban hành các quy chế quản lý tài chính các đơn vị trực thuộc, quy chế chi tiêu nội bộ nhằm tích cực đẩy mạnh tiết kiệm chống lãng phí, tăng cường tính chủ động trong việc khai thác các nguồn thu sự nghiệp. Đối với chính sách nhân sự, nhìn chung các đơn vị chưa ban hành quy chế về tuyển dụng, khen thưởng, đề bạt mà hầu hết vẫn dựa vào các văn bản Nhà nước ban hành chung cho khối hành chính sự nghiệp như quy định về thi đua khen thưởng, pháp lệnh cán bộ - công chức… Công tác kế hoạch cũng được các đơn vị quan tâm xây dựng hàng năm, đối với công tác tài chính thì vẫn chủ yếu là việc xây dựng các dự toán về thu – chi ngân sách, chưa đi vào xây dựng các mục tiêu công tác cụ thể của năm cũng như các mục tiêu về quản lý vĩ mô.
Đối với môi trường kiểm soát từ bên ngoài, trong hoạt động tài chính, hàng năm các đơn vị cũng được kiểm soát bởi các cơ quan chủ quản, cấp trên đối với việc chấp hành các chế độ, chính sách của Nhà nước, trình tự và thủ tục thực hiện đầu tư và giải ngân các dự án đầu tư XDCB. Cơ quan chủ quản
cấp trên sẽ là người thẩm tra và phê duyệt quyết toán tài chính hàng năm, kiểm tra việc chấp hành chế độ chính sách của các đơn vị… Bên cạnh đó, các đơn vị cũng được các quan quản lý khác kiểm tra như KTNN kiểm toán báo các tài chính năm, kiểm toán các dự án…; Cục thuế kiểm tra về các khoản thu nộp ngân sách hàng năm…Tuy nhiên công tác kiểm tra thanh tra của các cơ quan chức năng không diễn ra thường xuyên và kiểm tra mang tính chọn mẫu, thanh tra vụ việc nên những khiếm khuyết trong công tác quản lý tài chính còn chưa được khắc phục kịp thời.
Hệ thống kế toán: Các đơn vị áp dụng hệ thống kế toán ban hành theo
Quyết định 19/2006//QĐ–BTC ngày 30/03/2006, Quyết định số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của BTC hướng dẫn sửa đổi bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Hệ thống kế toán này quy định cụ thể về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, các đơn vị đều tuân thủ nghiêm túc theo chế độ quy định. Đối với các chứng từ hướng dẫn, các đơn vị đều có những sửa đổi cần thiết phù hợp với đặc thù của đơn vị mình. Các đơn vị cũng tuân thủ quy trình lập duyệt và luân chuyển chứng từ kế toán theo chế độ quy định. Các nghiệp vụ kế toán khi phát sinh được phản ánh vào chứng từ kế toán, luân chuyển qua các bộ phận, nhờ đó phát huy được chức năng kiểm tra của kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán: các đơn vị thiết lập các tài khoản chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý trên cơ sở hệ thống tài khoản theo quy định
Hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Phần lớn các đơn vị đều sử dụng hình thức sổ nhật ký chung, hình thức kế toán trên máy vi tính. Ngoài ra còn các sổ kế toán phục vụ công tác quản trị nội bộ của đơn vị.
Hệ thống báo cáo kế toán: Các đơn vị thực hiện báo cáo quyết toán tài chính hàng năm, báo cáo thuế, phí lệ phí… theo hệ thống mẫu biểu chế độ quy định của Nhà nước. Bên cạnh đó để phục vụ cho công tác quản trị, các đơn vị cũng xây dựng hệ thống mẫu biểu có tính quản trị nội bộ như báo cáo thu lệ phí theo loại, báo cáo doanh thu từ hoạt động dịch vụ theo loại hình thực hiện…
Phần mềm kế toán được áp dụng ở hầu hết các đơn vị nhằm giảm thiểu khối lượng công việc thủ công, tập trung vào phân tích số liệu chuyên sâu, cung cấp kịp thời số liệu cho công tác quản lý tài chính cũng như việc lập các báo cáo định kỳ và đột xuất.
Đội ngũ cán bộ làm công tác tài chính kế toán có trình độ không đồng đều nhau tại các đơn vị, đối với những cán bộ trẻ hầu hết có trình độ cao tuy nhiên lại chưa thực sự gắn bó và tâm huyết với đơn vị, không có hướng gắn bó lâu dài với đơn vị mình công tác do sự tác động của nhiều yếu tố song phải kể đến như thu nhập thấp, phân phối theo thâm niên công tác, môi trường làm việc nhàm chán, thiếu năng động. Với đội ngũ cán bộ đã lớn tuổi trình độ nhìn chung thấp, mới chỉ đáp ứng một phần yêu cầu của công tác quản lý tài chính.
Thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát tại các đơn vị đã được chú trọng
xây dựng như:
Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật: Các văn bản trình lãnh đạo phê duyệt, các văn bản xin uỷ quyền thực hiện đều phải trích dẫn đầy đủ các căn cứ về pháp luật và nội dung xin phê duyệt phải phù hợp với pháp luật định, các văn bản này có trình tự luân chuyển đến các phòng ban chức năng trước khi được lãnh đạo đơn vị phê duyệt. Đối với việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện việc quản lý trong lĩnh vực chuyên ngành do cấp chủ quản giao giao, sẽ có sự phối hợp giữa bộ phận chức năng với cơ quan tham mưu để thực hiện…;
vào quy định về dự toán ngân sách, mục lục ngân sách, phối hợp giữa bộ phận kế hoạch – tài chính với các bộ phận chức năng khác để xác định mục tiêu, kế hoạch của năm, từ đó lập ra dự toán thu – chi ngân sách. Bản dự toán phải kèm theo thuyết minh, nêu rõ căn cứ lập, cách lập…;
Kiểm soát việc quản lý sử dụng tài sản, các định mức mua sắm theo tiêu chuẩn của chế độ do BTC quy định, kiểm soát việc sử dụng xe công, kiểm soát việc tuyển dụng, đào tạo và tiền lương, trích nộp bảo hiểm xã hội, hội nghị, hội thảo, công tác phí…;
Các đơn vị nhìn chung đều có sự phân công rõ ràng trong cơ cấu tổ chức, thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn… đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát được thực hiện nghiêm túc.