VI. Kết cấu của Luận văn
3.2.2.Hoàn thiện hệ thống kế toán
2 B0 H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
3.2.2.Hoàn thiện hệ thống kế toán
Thực tế đã chứng minh vai trờ của hệ thống kế toán tại mỗi đơn vị. Hệ thống kế toán và thông tin kinh tế là một trong ba bộ phận cấu thành quan trọng của HTKSNB vừa cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo trong việc ra quyết định và đồng thời là phân hệ quản lý có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Trong hàng loạt các công việc của tổ chức công tác kế toán thì tổ chức hệ thống kế toán và thông tin kinh tế được coi là nội dung cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng cũng như tính hữu hiệu của HTKSNB. Chính vì vậy, hệ thống kế toán và thông tin kinh tế được tổ chức một cách khoa học sẽ khiến cho HTKSNB đơn vị thành viên được hoàn thiện và hữu hiệu hơn. Hệ thống kế toán phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ chỉ có thể thực hiện khi đã được kiểm soát đầy đủ của bộ phận kế toán và lãnh đạo đơn vị. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ vào các tài khoản, sổ sách kế toán cũng như báo cáo tài chính của đơn vị. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cũng phải được lập đầy đủ kịp thời song song với hệ thống báo cáo tài chính, thông tin về tài chính -
kế toán phải được phân tích sâu, phải chỉ ra được những mặt tích cực, những hạn chế cũng như nguyên nhân của những hạn chế đó đối với công tác quản lý tài chính của đơn vị. Có như vậy mới đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý tài chính của một đơn vị SNCL trong bối cảnh Nhà nước đang chủ trương xã hội hoá các dịch vụ công, khuyến khích các đơn vị sự nghiệp chuyển đổi hoạt động sang loại hình doanh nghiệp.
Tại Cục Tần số vô tuyến điện, công tác kế toán đã được lãnh đạo Cục rất quan tâm. Hoạt động của công tác kế toán này được xây dựng theo đặc thù của ngành, bao gồm các nội dung như: tổ chức công tác kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hướng dẫn một số nghiệp vụ đặc thù, chế độ báo cáo và phương pháp lập báo cáo, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán. Tuy nhiên hư đã phân tích trong chương 2, hệ thống kế toán của Cục hiện nay còn tồn tại một số hạn chế, xét trên góc độ cung cấp thông tin để phục vụ cho công tác quản lý thì hệ thống kế toán ở đây chưa đáp ứng được yêu cầu: Thông tin kế toán vừa chậm về mặt thời gian vừa kém về độ chính xác. Công tác kế toán quản trị và phân tích tài chính chưa được quan tâm đúng mức, thông tin tài chính còn chậm là do đặc điểm cơ chế tài chính của Cục là cơ chế áp dụng thống nhất toàn Cục nhưng do các đơn vị trực thuộc Cục nằm phân tán trên 9 vùng lãnh thổ thuộc cả ba khu vực Bắc-Trung-Nam, công tác kế toán chưa thực hiện đầy đủ chức năng của kế toán là kiểm tra kiểm soát đối với các hoạt động tài chính. Đối khi các quy trình kiểm soát tài chính bị phá vỡ bởi sự không tuân thủ quy trình ký duyệt chứng từ, Thông tin kế toán vừa chậm về mặt thời gian vừa kém về độ chính xác Thực trạng này do việc tổ chức lập các báo cáo quản trị chưa được chú trọng, thêm vào đó là thói quen làm việc nhiều năm của một số cán bộ làm công tác tài chính kế toán, mới chỉ tập trung vào công việc kế toán tài chính mà chưa tập trung vào công tác kế toán quản trị, chỉ khi nào có yêu cầu báo cáo từ cấp trên hoặc từ lãnh đạo mới
bắt tay vào làm, và cung cấp theo cảm tính không trên cơ sở cấp nhật sổ sách chứng từ phát sinh. Một phần do công tác kế toán tại Cục vẫn thực hiện thủ công. Lãnh đạo đơn vị thiên về coi trọng công tác chuyên môn, đôi lúc còn xem nhẹ công tác tài chính kế toán, chưa thực sự coi thông tin kế toán là một cơ sở quan trọng của việc ra quyết định quản lý. Công tác kế toán mặc dù đã được tin học hoá nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc
Từ thực trạng đó, để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, các công việc mà Cục phải thực hiện là:
Thứ nhất: tổ chức công tác kế toán quản trị và phân tích tài chính song song với công tác kế toán tài chính, từ việc xây dựng các mẫu biểu kế toán cho đến việc phân công nhiệm vụ, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các công việc đó. Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ về kế toán quản trị, phân tích cho cán bộ làm công tác kế toán. Coi việc lập các báo cáo quản trị là công việc thường xuyên, từ đó có thể cung cấp thông tin nhanh nhất cho việc ra quyết định.
Thứ hai: Tinh giản bộ máy kế toán toán tại phòng Tài chính-Kế toán, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán. Lựa chọn phần mềm kế toán có sẵn phổ biến trên thị trường sao cho phù hợp với đặc thù hoạt động của Cục. Hoặc thuê tổ chức xây dựng phần mềm kế toán, liên kế các dữ liệu kế toán từ các Trung tâm Kiểm soát tần số khu vực, Trung tâm kỹ thuật đến phòng Tài chính Kế toán. Công việc này đòi hỏi có sự phối hợp giữa bộ phận kế toán và các nhà cung cấp phần mềm, theo đó bộ phận kế toán sẽ đưa ra các yêu cầu, các tiêu chí mà phần mềm phải đáp ứng được như: Các đơn vị từ xa có thể cập nhật dữ liệu vào hệ thống mạng kế toán chung của toàn Cục, hệ thống báo cáo ngoài các báo cáo theo yêu cầu của chế độ kế toán quy định còn phải đáp ứng các báo cáo về quản trị, phần mềm phải có tính bảo mật cao để đảm bảo an toàn thông tin, phải có khả năng phân quyền cụ thể như quyền cập nhật quyền truy xuất thông tin.
Việc tổ chức lại hệ thống kế toán và thông tin kinh tế một cách khoa học, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý góp phần hoàn thiện HTKSNB tại Cục là yêu cầu cấp thiết đặt ra. Không những ứng dụng cho công tác kế toán mà phần mềm kế toán có thể kết nối với phần mềm tổ chức nhân sự, quản lý giờ giắc, hệ số lương, nghỉ phép, chấm công của từng cán bộ. Phần mềm có thể kết nối với bộ phận cấp phép, thông báo thu phí theo số thứ tự giấy phép cấp ra sẽ hạn chế sai sót và kiểm soát được số giấy phép phát ra từ đó cho thấy số phí có thể thu được thực tế là bao nhiêu. Số hợp đồng dịch vụ sẽ được cập nhận cùng với ngày tháng thanh lý, doanh thu, số giấy phép thu dịch vụ riêng lẻ… Như phân tích ở trên phần lớn các bộ phận này hiện nay đang thực hiện thủ công dễ xảy ra tình trạng các bộ phận không báo cáo số thu phí mà khách hàng không lấy hóa đơn hay biên lai, để ngoài sổ sách số thu này, các nội dung này chỉ được phát hiện khi kiểm toán hay các cơ quan thanh tra có liên quan tìm ra theo số giấy phép. Bên cạnh đó dó không có quản lý hay đối chiếu thường xuyên mà chỉ diễn ra cuối quý hay cuối năm trên cơ sở báo cáo trên giấy tờ của các đơn vị trực thuộc nên tình trạng số dư nợ phải đòi hàng năm tồn đọng nhiều so với doanh thu mà các đơn vị báo cáo. Điều này dẫn đến số thu nộp cho NSNN trong năm chưa đủ. Sử dụng phần mềm có liên kết đến các phần mềm khác sẽ giúp hạn chế được các sai sót mà Phòng Tài chính-Kế toán đi kiểm tra tổng hợp số liệu 2-3lần/năm. Phần mềm kế toán sẽ giúp việc kiểm tra lãnh đạo Cục luôn có thông tin kịp thời khi truy cập theo phân quyền. Phần mềm kế toán cũng buộc các kế toán phần hành và kế toán các Trung tâm cập nhật thường xuyên hơn, đày đủ hơn, công tác thu-chi có sự kiểm tra của các khâu bộ phận thông qua việc nhập thông tin do mình chịu trách nhiệm sẽ giúp giảm thiểu sai sót hay thiếu nguồn. Công nợ phải thu sẽ được cập nhận theo ngày khi đơn vị phát hành giấy phép và giấy thu phí. Quản lý thu phí thông qua giấy cấp phép làm cho việc bỏ sót phát hành giáy thu phí sẽ không thể thực hiện. Hay các khoản thu dịch vụ đo kiểm sản phẩm riêng lẻ sẽ dễ dàng được kiểm soát.
Khi tiến hành sử dụng phần mềm thống nhất sẽ giúp thống nhất tất cả các biểu mẫu báo cáo, thống nhất được cách hạch toán, hay tổng hợp số liệu, phần mềm được viết theo yêu cầu phản ánh được những thông tin cần cho báo cáo quản trị giúp cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo Cục.
Hạn chế được các nhược điểm của công tác kế toán thủ công trước đây. Với cách thức tổ chức hệ thống kế toán và thông tin kinh tế qua mạng cùng với các mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị đơn giản gọn nhẹ, việc cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định ở các cấp quản lý sẽ được cải thiện, hệ thống kế toán sẽ thực sự trở thành công cụ hữu hiệu trong HTKSNB của Cục. Bên cạnh hệ thống kế toán và thông tin kinh tế thông qua mạng nội bộ, định kỳ theo tháng, quí, năm các đơn vị tiến hành gửi các báo cáo theo hệ thống mẫu biểu qui định. Đây được coi là hệ thống báo cáo kế toán có tính pháp lý cao (có dấu, chữ ký của thủ trưởng đơn vị) là cơ sở cho việc lập các báo cáo tổng hợp toàn Cục. Hệ thống kế toán và thông tin kinh tế được cung cấp thông qua 2 con đường (mạng nội bộ và văn bản) sẽ song song tồn tại và bổ sung cho nhau. Hệ thống kế toán và thông tin kinh tế vừa đáp ứng được tính kịp thời vừa đáp ứng được sự chính xác, đảm bảo cho các quyết định quản lý được sát thực và hiệu quả hơn, qua đó góp phần làm cho HTKSNB được vững mạnh và ngày càng hoàn thiện hơn.
Trình tự ghi sổ kế toán của Cục nếu sử dụng phần mềm sẽ được thể hiện dưới sơ đồ sau:
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.1: Trình tự ghi sổ kế toán tại đơn vị
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. Các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán gồm sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, các sổ chi tiết công nợ, thu sự nghiệp… được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay bao gồm ký tên người ghi sổ, phụ trách kế toán, thủ trưởng đơn vị và đóng dấu gồm cả dấu giáp lai giữa các trang sổ.
Thứ ba: Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ nhất là kiểm soát các khoản chi. Đối với những chứng từ luân chuyển không đúng trình tự cần kiên quyết yêu cầu các cá nhân liên quan thực hiện đúng thủ tục, tránh tính trạng mọi việc đã xong mới chuyển đến kế toán vì như vậy kế toán
đã mất đi chức năng kiểm soát mà chỉ mang tính chất ghi sổ, theo dõi.
Cần thường xuyên rà soát công việc, phối hợp kiểm tra chéo nhau giữa các cá nhân làm công tác kế toán để phát hiện kịp thời những sai sót trong công tác kế toán. Đặc biệt kế toán Cục cần có sự kiểm tra thường xuyên đối với công tác kế toán tại các Trung tâm trực thuộc do chỉ có một cán bộ duy nhất phụ trách công việc kế toán tài chính đó nên rất khó phát hiện sai sót.
Cập nhật kịp thời văn bản chế độ nhà nước là yêu cầu không thể thiếu cho cán bộ làm công tác kế toán.
Bốn là ,Bổ sung nhân sự kế toán cho các Trung tâm Kiểm soát tần số khu vực sao cho phù hợp với khối lượng công việc, tránh tình trạng tại các Trung tâm chỉ có một kế toán duy nhất, kiêm nhiệm, dễ xảy ra sai phạm.