1.2. Cơ sở lý luận và thực tiễn về KSNB hoạt động thu chi tại đơn vị sự nghiệp công lập:
1.2.3. Nội dung và phương pháp KSNB hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp
nghiệp công lập
1.2.3.1. Nội dung KSNB hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp công lập
Nội dung hoạt động KSNB hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp công lập đảm bảo theo đúng quy định tại các Luật như: Luật NSNN, Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, Luật Kế toán, Luật Đấu thầu, Luật Đầu tư công, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí..Ngồi ra, cịn phải nắm vững các Nghị định, Thơng tư của Chính phủ, các cơ quan quản lý để nắm được các quy định, quy trình liên quan đến hoạt động thu chi như: Nghị định số 05/2019/NĐ-CP; Thông tư số 107/2017/TT- BTC, Thông tư 24/2019/TT-BLĐTBXH….
Căn cứ vào mức độ tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập mà nguồn thu có khác nhau. Vì vậy, nội dung KSNB hoạt động thu tại các đơn vị sự nghiệp
công lập bao gồm: Lập dự toán (lập dự toán của các cơ quan HCSN trực tiếp sử dụng ngân sách); thẩm định, tổng hợp dự toán của các cơ quan HCSN cấp trên báo cáo các cơ quan QLNN; chấp hành dự toán (phân bổ, giao dự toán cho các cơ quan HCSN trực tiếp sử dụng ngân sách, tổ chức thực hiện chi tiêu, sử dụng ngân sách); quyết toán ngân sách (lập quyết toán của các cơ quan HCSN trực tiếp sử dụng ngân sách), thẩm định, tổng hợp báo cáo quyết toán của các cơ quan HCSN cấp trên báo cáo các cơ quan QLNN.
Cụ thể, nội dung KSNB hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
Mơi trường kiểm sốt: Tạo nên sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến
ý thức kiểm sốt của nhân viên. Mơi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nề nếp, kỷ cương, đạo đức và cơ cấu cho tổ chức.
Mơi trường kiểm sốt là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hành động của nhà quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm sốt, cũng như tính đồng bộ trong các hoạt động kiểm sốt của các phịng ban. Việc tạo mơi trường kiểm sốt hoạt động thu chi tại đơn vị sự nghiệp công lập là một trong những nhiệm vụ quan trọng, góp phần phịng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro, đặc biệt là ngăn ngừa các hành vi gian lận, sử dụng hiệu quả, minh bạch ngân sách, tài sản nhà nước tại đơn vị sự nghiệp công lập
Để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi NSNN cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về mơi trường kiểm soát như:
- Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Quan điểm và phong cách điều hành của Hiệu trưởng ảnh hưởng trực tiếp đến việc đưa ra các quy chế, quy định, cách thức kiểm soát hoạt động thu chi trong các trường. Một người quản lý cởi mở, thích sự cầu tiến, khơng điều hành mang tính cá nhân sẽ giúp cho việc KSNB hoạt động thu chi đạt hiệu quả. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định trong quy tắc ứng xử tại cơ quan
- Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm: Đối với hoạt động thu chi, một bộ máy hoạt động tốt phải đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận, việc phân chia trách
nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị phải rõ ràng, tách biệt nhiệm vụ giữa người đề nghị, người thực hiện, người kiểm tra sẽ tạo điều kiện cho mơi trường kiểm sốt được tốt hơn. Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát các hoạt động trước, trong và sau khi thực hiện các hoạt động thu chi.
Cơ cấu tổ chức đối với các trường cao đẳng bao gồm: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, các phòng chức năng, các đơn vị đào tạo. Như vậy, cơ cấu tổ chức được phân cấp rõ ràng, đảm bảo được tính thống nhất trong các trường cao đẳng nhằm thực hiện các nhiệm vụ một cách nhất quán để đạt được các mục tiêu đề ra. Mỗi cấp quản lý tự ý thức được quyền hạn, trách nhiệm của mình khi thực hiện nhiệm vụ.
- Sự tham gia của Lãnh đạo nhà trường: Quan điểm của lãnh đạo nhà trường trong việc mong muốn kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi, cụ thể quan tâm tới hiệu lực quản lý tài chính và giám sát việc đạt được các mục tiêu tài chính của đơn vị đóng vai trị quan trọng. Hiệu trưởng ban hành Quy chế kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại đơn vị SNCL. Trong Quy chế kiểm soát nội bộ phải thể hiện được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận kiểm soát; các yêu cầu về tổ chức và hoạt động của ban kiểm soát; mối quan hệ với các bộ phận khác; trong đó, chú trọng thể hiện các yêu cầu về tính độc lập, khách quan, các nguyên tắc cơ bản, yêu cầu về trình độ chuyên mơn, việc đảm bảo chất lượng của kiểm sốt nội bộ và các nội dung có liên quan khác.
- Các chính sách về nguồn nhân lực: Yếu tố nhân lực là yếu tố quan trọng trong môi trường kiểm sốt. Năng lực của nhân viên góp phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của hoạt động KSNB. Để kiểm soát tốt hoạt động thu chi trong đơn vị thì cán bộ tham gia vào quy trình kiểm sốt phải có trình độ hiểu biết, kỹ năng làm việc cũng như phải có trách nhiệm trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB thu chi trong đơn vị. Do vậy, lãnh đạo nhà trường cần xây dựng quy chế tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cho phù hợp; có chính sách tốt để thu hút nhân tài và phát triển nhân lực
- Công tác kế hoạch: Hàng năm, căn cứ vào nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động, phát triển của trường phịng TCKT tiến hành lập: dự tốn thu, dự toán chi, kế hoạch
huy động vốn, sử dụng vốn, kế hoạch thu hồi công nợ….Việc xây dựng kế hoạch khoa học, nghiêm túc sẽ giúp cho việc kiểm soát được thực hiện dễ dàng
- Các nhân tố bên ngồi: Mơi trường kiểm sốt hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp cơng lập cịn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngồi như: Sự kiểm sốt của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng bởi các khách hàng, môi trường pháp lý,sự cạnh tranh khơng mong muốn giữa các trường thơng qua chính sách học phí, chế độ ưu đãi, học bổng, đầu tư cơ sở vật chất…Các yếu tố này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến phong cách làm việc điều hành của nhà quản lý cũng như việc thiết kế vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi
Đánh giá rủi ro: là một trong những công cụ đóng vai trị quan trọng tại mỗi
đơn vị vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro; phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro. Đánh giá rủi ro là quá trình tìm hiểu những rủi ro có thể xảy ra tại đơn vị đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị từ đó phân tích để thu hẹp những rủi ro chủ yếu, xây dựng những biện pháp kiểm soát để thực thi cơng việc một cách có hiệu quả nhất, an tồn nhất. Vì vậy lãnh đạo phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của đơn vị không thực hiện được.
Sự đánh giá rủi ro cần bao quát mọi rủi ro về hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp như: rủi ro hạch toán sai nguồn, rủi ro chi sai dự toán, rủi ro chi sai định mức, rủi ro chi sai thời điểm, thu vượt trần, thu các khoản thu không trong quy định, không xây dựng, phê duyệt danh mục, định mức…
Từ việc đánh giá rủi ro, BGH cần đánh giá nguy cơ gian lận: xem xét đánh giá nguy cơ xảy ra hành vi sai trái, gian lận từ các báo cáo và đánh giá nguy cơ xảy ra gian lận thông qua xem xét các chính sách ưu đãi, áp lực đối với nhân viên, cán bộ giảng viên.
Xác định và phân tích những thay đổi đáng kể và xác định và phân tích các rủi ro từ bên ngồi như mơi trường pháp lý, nhu cầu xã hội, sự cạnh tranh giữa các trường cao đẳng… có ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị từ đó phân tích rủi ro khi thay đổi phương thức đào tạo.
Hoạt động kiểm soát: Là những chính sách và thủ tục cần thiết các nhà quản
lý có thể giảm thiểu các rủi ro trong quá trình vận hành đơn vị. Trên cơ sở đặc thù của hoạt động và cơ cấu tổ chức của đơn vị thì các hoạt động kiểm sốt phải được thiết kế cho phù hợp.
Đối với các trường cao đẳng khi thực hiện hoạt động kiểm soát cần:
- Thực hiện phân quyền và xét duyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ thu chi phải được thực hiện bởi người được phân quyền theo trách nhiệm và phạm vi thực hiện.
- Phân chia trách nhiệm: Để ngăn chặn các sai phạm, gian lận thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt cho từng bộ phận, từng cá nhân. Điều này đòi hỏi đơn vị cần phải xây dựng hệ thống KSNB, trong đó khơng giao q nhiều trách nhiệm và quyền hạn cho 1 người để tránh tạo nên một môi trường dễ xảy ra gian lận, sai phạm. Thực hiện việc luân chuyển nhân sự đối với các vị trí như thủ quỹ, cán bộ vật tư
- Chứng từ và sổ sách ghi chép:
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần phải có sự xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ, có phê duyệt chứng từ, đánh số thống nhất giữa các chứng từ phát sinh
- Kiểm tra đối chiếu: Các nghiệp vụ phải được kiểm tra trước và sau khi xử lí. Người kiểm soát cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn cần thiết và đào tạo họ để đảm bảo rằng các sai sót, lãng phí và hành động sai phạm được giảm thiểu và đạt được kết quả.
Cụ thể, hoạt động kiểm sốt chính là việc xây dựng các chính sách, thủ tục, kỹ thuật và cơ chế giúp đảm bảo lãnh đạo đơn vị giảm thiểu rủi ro đã xác định trong quá trình đánh giá rủi ro. Hoạt động kiểm soát là hoạt động rất cần thiết trong quá trình đánh giá rủi ro
các hoạt động của đơn vị và nhấn mạnh vai trị của truyền đạt thơng tin; thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát, thực hiện được các mục tiêu của KSNB, có tác dụng là cầu nối, gắn kết các yếu tố của hệ thống KSNB trong toàn bộ tổ chức.
Điều kiện đầu tiên để đảm bảo thơng tin thích hợp và đáng tin cậy là thơng tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng các nghiệp vụ, được ghi chép vào các biểu mẫu. Thơng tin phải đảm bảo tính chính xác (phản ánh đúng bản chất nội dụng nghiệp vụ); tính kịp thời (được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của nhà quản trị); tính đầy đủ và hệ thống để giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề 1 cách toàn diện và thơng tin phải đảm bảo tính bảo mật (chỉ được cung cấp đúng người phù hợp với chức năng và quyền hạn).
Một hệ thống thơng tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động tài chính kế tốn theo chế độ kế tốn của Bộ tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động
Giám sát: Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động
kiểm soát. Để đạt được kết quả tốt thì nhà quản lý cần phải tổ chức các hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ nhằm ngăn ngừa các hành vi sai sót, đồng thời phát hiện sớm các sai sót, gian lận giảm thiểu tối đa các tổn thất trong quá trình quản lý vận hành. Có thể nói hoạt động giám sát là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xác định rủi ro. Vì vậy, để cơng tác giám sát có hiệu quả thì cần xây dựng hệ thống quy chế, quy định nội bộ về các biện pháp và chế tài xử lý các sai phạm. Việc thực hiện các quy chế, quy định này phải được đơn vị thực hiện 1 cách nghiêm túc, công bằng đảm bảo hợp tình, hợp lý. Kết quả của cơng tác giám sát phải được đơn vị công bố công khai để mọi người tham gia đánh giá và rút kinh nghiệm.
1.2.3.2. Phương pháp KSNB hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp công lập
Thứ nhất, phương pháp KSNB được phân loại theo quá trình thực hiện nhiệm vụ KSNB gồm: Kiểm soát trước (tiền kiểm), kiểm soát hiện hành (đồng thời) và kiểm soát sau (hậu kiểm). Nội dung KSNB hoạt động thu chi nhằm hướng tới các mục tiêu kiểm soát sau:
(1) Mục tiêu tuân thủ chấp hành pháp luật;
(2) Mục tiêu đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động thu chi (3) Mục tiêu đảm bảo độ tin cậy của thơng tin báo cáo tài chính nói chung và hoạt động thu chi nói riêng
Tùy thuộc mục tiêu, yêu cầu của hoạt động KSNB để lựa chọn phương pháp cho phù hợp như: Đối với hoạt động KSNB để kịp thời chấn chỉnh khi công tác sử dụng NSNN đang diễn ra thì nên lựa chọn phương pháp kiểm soát hiện hành (đồng thời), đối với hoạt động KSNB để có định hướng, tư vấn nâng cao hiệu quả công tác sử dụng NSNN trong tương lai nên lựa chọn kiểm soát trước (tiền kiểm) hoặc kiểm toán hoạt động...
Thứ hai, trong hoạt động KSNB gồm các phương pháp nghiệp vụ như: Phương pháp cân đối, Phương pháp đối chiếu, Phương pháp kiểm kê, Phương pháp điều tra, Phương pháp thực nghiệm, Phương pháp chọn mẫu, Phương pháp phân tích Trong tổ chức thực hiện hoạt động KSNB có thể thực hiện một hoặc kết hợp một số phương pháp nghiệp vụ, tùy thuộc nội dung KSNB chi tiết để lựa chọn phương pháp nghiệp vụ phù hợp như: Trường hợp đã có cơ chế, chính sách quy định cụ thể về quy trình cơng việc, nội dung, mức chi, nên lựa chọn phương pháp đối chiếu để chỉ ra cụ thể sai sót, vi phạm. Trường hợp có nhiều nội dung sử dụng NSNN giống nhau, nên lựa chọn phương pháp chọn mẫu để đưa ra đánh giá, kết luận chung cho nhóm nội dung cơng việc này. Trường hợp để xác định chuẩn xác công tác sử dụng NSNN trong thực tế so với báo cáo, nên lựa chọn phương pháp thực nghiệm (trắc nghiệm)...