1.2. Cơ sở lý luận và thực tiễn về KSNB hoạt động thu chi tại đơn vị sự nghiệp công lập:
1.2.5. Tiêu chí đánh giá kết quả KSNB hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp
nghiệp công lập
Đánh giá kết quả KSNB đóng vai trị rất quan trọng để đảm bảo hệ thống KSNB được triển khai có hiệu quả. Việc đưa ra các tiêu chí đánh giá kết quả KSNB hoạt động thu chi sẽ giúp cho người quản lý phân tích và đánh giá về hiệu quả KSNB hoạt động thu chi từ đó đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách tốt nhất, đúng phương hướng nhất.
KSNB hoạt động thu chi tại các đơn vị sự nghiệp công lập là 1 hoạt động quan trọng, do đó để có thể đánh giá kết quả KSNB hoạt động thu chi thì cần những tiêu chí sau:
Đối với mơi trường kiểm sốt:
- Nhân tố bên trong:
Để đánh giá kết quả KSNB hoạt động thu chi tại các trường, cần xem xét tiêu chí xây dựng các quy định về giá trị đạo đức thông qua các quy chế (như quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế quản lý sử dụng các quỹ, quy chế quản lý sử dụng tài sản, phân cấp thẩm quyền quyết định đầu tư, đấu thầu…), nội quy, bộ quy tắc ứng xử có tạo dựng hệ thống chuẩn mực về phong cách làm việc, tinh thần trách nhiệm, chuẩn mực về văn hóa của cán bộ cơng nhân viên, giảng viên trong toàn trường. Việc ban hành các văn bản này có giúp cho nhân viên trong toàn trường hiểu rõ các tiêu chuẩn, chuẩn mực đạo đức, cách ứng xử trong công việc, quan hệ phối hợp làm việc giữa các nhân viên với nhau, các quy định về xử lý vi phạm các quy định, chuẩn mực. Tính chính
trực và giá trị đạo đức là nền tảng cho mọi hành vi và cũng là cơ sở cho việc thiết kế và vận hành một cách hữu hiệu quy trình KSNB.
Một trong những yếu tố quan trọng của môi trường kiểm sốt hoạt động thu chi đó là quan điểm của lãnh đạo Nhà trường rõ ràng với việc đưa ra các cách thức để kiểm soát hoạt động thu – chi một cách hiệu quả bằng cách: phân công và phân bố nguồn lực cho các hoạt động; nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân viên, cho phép nhân viên biết được những điều gì nhà quản lý đang kỳ vọng ở họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động; thiết kế các quy trình để thu thập và đánh giá thơng tin giúp các nhà quản trị đưa ra và thực hiện các quyết định
- Nhân tố bên ngoài: Nhà trường cần chủ động đánh giá những ảnh hưởng của các yếu tố như: tình hình chung về kinh tế, ảnh hưởng của các cơ quan Nhà nước, môi trường pháp lý, các trách nhiệm pháp lý có liên quan… đến KSNB hoạt động thu chi của Nhà trường thông qua hoạt động đánh giá rủi ro một cách thường xuyên
Tiêu chí đánh giá rủi ro: Để kiểm sốt hoạt động thu chi của Nhà trường thì
việc đánh giá rủi ro đóng vai trị quan trọng. Một trường có kiểm sốt tốt hoạt động thu chi hay không phụ thuộc vào việc tuân thủ quy trình đánh giá rủi ro như:
- Xác định mục tiêu của Nhà trường đối với hoạt động thu chi: Ban giám hiệu có đưa ra các mục tiêu hoạt động và tài chính phù hợp với quy mơ và mức độ phức tạp của Trường, quá trình đánh giá rủi ro đối với hoạt động thu chi có sự tham gia của nhân sự phù hợp
- Nhà trường có xem xét đến các yếu tố rủi ro gian lận trong hoạt động thu chi cũng như các hành vi phạm pháp và thiết lập rà soát thu chi để quản lý rủi ro gian lận hiện hữu và tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động thu chi (như: thay đổi môi trường hoạt động, quy định pháp luật, cạnh tranh; nhân sự mới quan tâm đến các vấn đề khác hơn trong hệ thống KSNB, thay đổi hệ thống IT, thay đổi cấu trúc quản trị đơn vị, thay đổi về chính sách kế tốn theo luật định hoặc trong đơn vị….)
- Phân tích mức độ ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện từ đó xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của các rủi ro đến hoạt động thu chi trong Nhà trường.
Tiêu chí đánh giá hoạt động kiểm sốt:
Mỗi 1 trường thì cần phải thiết kế và áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù của trường mình theo từng cấp độ và loại hình hoạt động để BGH có thể ngăn ngừa, tránh được hoặc giảm thiểu những sai sót, tổn thất, những ảnh hưởng không mong đợi của rủi ro hoạt động thu chi đối với Nhà trường. Nhà trường cần xây dựng một số các thủ tục kiểm soát hoạt động thu chi chủ yếu bao gồm:
- Kiểm soát phân chia trách nhiệm đầy đủ: nghĩa là BGH sẽ phân trách nhiệm thực hiện quy trình nghiệp vụ yêu cầu từng cá nhân phải chịu trách nhiệm, không để 1 cá nhân hay 1 bộ phận nào thực hiện tồn bộ quy trình
- Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ: hệ thống KSNB cần kiểm soát chặt chẽ chứng từ thu chi, căn cứ lập chứng từ, sự phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ và kiểm sốt q trình xử lý thơng tin trên tồn hệ thống hay trong từng ứng dụng cụ thể
- Kiểm soát vật chất: so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế tốn và tài sản hiện có trên thực tế
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: BGH phải phân cơng độc lập giữa người kiểm sốt và người thực hiện thông qua các thủ tục kiểm tra, kiểm sốt độc lập
- Phân tích, rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện: KSNB hoạt động thu chi cần phải xem xét lại những hoạt động thu chi bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, số kỳ trước và các dữ liệu có liên quan, xem xét mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện, phát hiện các biến động bất thường, xác định nguyên nhân…
Tiêu chí đánh giá thơng tin truyền thơng
Hệ thống thơng tin và truyền thơng đóng vai trị quan trọng khi biết khai thác và sử dụng nó một cách có hiệu quả sẽ giúp cho cơng tác KSNB được thực hiện đạt kết quả cao. Để nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB nói chung và KSNB hoạt động thu chi nói riêng thì Nhà trường cần ứng dụng cơng nghệ thông tin trong quản lý và trong kết nối thông tin để thông tin, dữ liệu được truyền tải liên tục, chính xác và hiệu quả. Cụ thể: Nhà trường cần thiết lập hệ thống quản lý công văn tài liệu online và kết
nối trực tuyến với mọi bộ phận, phòng ban trong trường để tồn bộ cơng văn đi, đến được chuyển đến nơi nhận một cách nhanh nhất để khi cần các thông tin liên quan đến căn cứ, cơ sở thực hiện hoạt động thu chi được xử lý nhanh và hiệu quả hơn
Tiêu chí đánh giá giám sát:
Để KSNB hoạt động thu chi có hiệu quả thì các Trường cần phải có những hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ để giúp cho KSNB duy trì được sự hữu hiệu trong các thời kỳ khác nhau. Nhà trường cần thiết kế các bước kiểm soát chéo để hỗ trợ đắc lực cho hoạt động giám sát kiểm sốt. Kết quả của cơng tác giám sát kiểm sốt cần được cơng bố 1 cách kịp thời, công khai trong từng bộ phận hoặc các cá nhân có liên quan để mọi người cùng tham gia đánh giá, đưa ra các giải pháp điều chỉnh, rút kinh nghiệm và tự điều chỉnh