CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2.1. Thực trạng thực hiện các nội dung của kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại các
thu - chi tại các trường cao đẳng khu vực phía bắc trực thuộc Bộ xây dựng giai đoạn 2018 – 2020
3.2.1.1. Thực trạng mơi trường kiểm sốt
Bảng 3.3: Thực trạng mơi trường kiểm sốt
Stt Tiêu chí Mức độ thực hiện X Thứ bậc Kém Yếu Trung bình Khá Tốt 1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức 3.56 2
Đơn vị có thiết lập các quy
tắc đạo đức và ứng xử 0 17 26 32 0 3.2 4
Các quy tắc đạo đức được truyền thông tới các bộ phận, người lao động, các đối tượng bên ngoài đơn vị
0 15 25 29 5 3.28 3
Đơn vị có quy trình đánh giá sự tn thủ các quy tắc được thiết lập
0 4 21 27 23 3.92 1
Phát hiện và giải quyết kịp thời việc không tuân thủ các quy tắc đạo đức
0 11 14 25 25 3.85 2
2 Vai trò và quyền hạn của
Ban Giám Hiệu 3.81 1
Ban giám hiệu quan tâm tới hiệu lực hoạt động thu - chi tại các trường CĐ khu vực phía Bắc của đơn vị
Stt Tiêu chí Mức độ thực hiện X Thứ bậc Kém Yếu Trung bình Khá Tốt
Ban giám hiệu giám sát việc đạt được các mục tiêu tài chính của đơn vị
0 4 19 27 25 3.97 1
Ban giám hiệu nhạy bén với các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu lực hoạt động thu - chi tại các trường CĐ khu vực phía Bắc
0 11 33 6 25 3.60 3
3 Cơ cấu quyền hạn và trách
nhiệm 3.49 4
Cơ cấu tổ chức hiện tại của
đơn vị là phù hợp 0 0 32 39 4 3,63 1
Mọi hoạt động trong đơn vị
được thực hiện nhất quán 0 16 17 25 17 3.57 2 Quy định quyền hạn, chức
năng, nhiệm vụ cho các phòng ban, bộ phận trong đơn vị 0 17 25 28 5 3.28 3 4 Các chính sách và thơng lệ về nhân sự 3.51 3 Đơn vị có chính sách tốt để thu hút nhân tài và phát triển nhân lực
0 18 29 23 05 3.2 3
Đơn vị có quy trình tuyển
Stt Tiêu chí Mức độ thực hiện X Thứ bậc Kém Yếu Trung bình Khá Tốt
Quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong “Bản mơ tả cơng việc” tại Đề án vị trí việc làm
0 15 15 17 28 3.77 1
5 Yêu cầu cá nhân báo cáo và
chịu trách nhiệm 3.19 5
Đơn vị có thiết lập các biện pháp đánh giá hiệu quả hoạt động để có các ưu đãi, khen thưởng phù hợp
0 30 0 35 10 3.33 1
Khen thưởng và kỷ luật dựa trên đánh giá hiệu quả hoạt động và tuân thủ chuẩn mực đạo đức
0 25 32 8 10 3.04 2
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra khảo sát)
Qua khảo sát tại các trường CĐ xây dựng phía bắc đánh giá thực trạng về mơi trường kiểm soát, kết quả qua bảng trên cho thấy, yếu tố MT được đo lường qua 5 tiêu chí cơ bản với ĐTB từ 3.28 đến 3.65 (mức độ trung bình, khá). Điều này cho thầy các trường đã chú trọng việc xây dựng môi trường kiểm soát hoạt động thu chi. Trên điều tra phỏng vấn đối với các Ban giám hiệu các trường thì các trường đã xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng đề án vị trí việc. Các vị trí mang tính chất kiểm sốt hoạt động thu chi đều được giao cho những người có đủ năng lực chuyên mơn để hồn thành nhiệm vụ được giao.
Vẫn còn 20% tỷ lệ người được hỏi cho rằng các quy tắc đạo đức được truyền thông tới các đối tượng ở mức độ “yếu”. Điều này cho thấy tình trạng triển khai văn
bản đến từng cán bộ là chưa được thực hiện tốt ở một số nơi dẫn đến người lao động không nắm được các văn bản mà lãnh đạo Nhà trường đã chỉ đạo và ban hành.
Bên cạnh đó, kết quả khảo sát cho thấy tại 1 số nơi vẫn còn 11/75 phiếu được hỏi trả lời “mức độ thực hiện yếu” đối với việc phát hiện và giải quyết kịp thời việc không tuân thủ các quy tắc đạo đức. Trong ngành giáo dục các văn bản pháp quy yêu cầu CB-GV-NV thực hiện với mục tiêu tuân thủ về đạo dức nghề nghiệp; Văn hóa cơng sở; Nội quy, quy chế của cơ quan. Qua phỏng vấn cho thấy, trong quá trình KSNB thì các thành viên khi thực hiện kiểm sốt vẫn còn tư tưởng ngại va chạm, thấy sai phạm nhưng không giải quyết kịp thời do vậy không kịp thời đảm bảo hạn chế sai sót và điều chỉnh kịp thời.
Về cơ cấu tổ chức thì hiện tại được đánh giá trên 50% từ mức khá trở lên. Lãnh đạo nhà trường đã triển khai thực hiện việc sắp xếp bộ máy tinh gọn, rà soát và đổi mới các quy trình nghiệp vụ theo hướng tinh gọn, rõ ràng – minh bạch; cơ chế quản lý cũng được chú trọng đổi mới. Thực hiện công khai, minh bạch trong công tác tuyển dụng. Tuy nhiên, với 56% ý kiến đánh giá mức độ thực hiện đối với tiêu chí quy định quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ cho các phịng ban, bộ phận ở mức trung bình - yếu cho thấy các quy định này vẫn cịn tình trạng chồng chéo
Theo kết quả phỏng vấn và điều tra phiếu khảo sát thì do cơ chế quản lý Nhà nước nên các trường vẫn chưa thể có các chính sách để thu hút nhân tài và phát triển nhân lực mới, chủ yếu chỉ có các chính sách đối với viên chức của Nhà trường thơng qua các hình thức đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động để động viên khuyến khích CBGV trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào cơng việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả. Chính sách động viên khuyến khích, khen thưởng đang được áp dụng thực chất theo hướng CBGV thể hiện rất rõ qua hoạt động bình bầu thi đua và kết quả thi đua cuối năm và ý kiến phản ánh trong các cuộc họp của nhà trường. Mức khen thưởng của nhà trường cũng ở mức tương đối, và thay đổi tùy theo kết quả tuyển sinh và nguồn thu của nhà trường theo từng năm, nhưng về cơ bản nhà trường năm nào cũng có khen thưởng đều đặn để khuyến khích nhân viên. Việc trả lương cho nhân viên
đều đặn kịp thời cũng nhận được đánh giá đồng tình cao, cho thấy nhà trường cũng cố gắng quan tâm đến đời sống của nhân viên.
3.2.1.2. Thực trạng đánh giá rủi ro đối với hoạt động thu - chi tại các trường cao đẳng khu vực phía bắc trực thuộc Bộ xây dựng
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết định quản lý rủi ro như thế nào
Tại các trường cao đẳng có thể thấy để đánh giá rủi ro được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhận dạng rủi ro
Đối với hoạt động thu chi tại các trường, có thể xảy ra các loại rủi ro như: Thu học phí, tiền ở nội trú KTX, thiếu/ thừa, sai đối tượng so với quy định (do sinh viên vào các thời điểm khác nhau; mức miễn giảm học phí, tiền nội trú khác nhau)
Chi các mục chi khơng có trong dự tốn; chi vượt khung, chi sai chế độ, định mức Bước 2: Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại tại đơn vị
Việc thu - chi sai tại đơn vị có khả năng dẫn đến việc khi kiểm kê quỹ phát hiện chênh lệch giữa sổ sách kế toán và tiền thực tế tại quỹ
Chi sai dẫn đến việc đơn vị có khả năng bị xuất toán, gây nhầm lẫn và thắc mắc cho sinh viên
Trên cơ sở ý nghĩa của việc đánh giá rủi ro, tác giả đã tiến hành khảo sát thực trạng đánh giá rủi ro hoạt động thu - chi với kết quả như sau:
Bảng 3.4: Thực trạng đánh giá rủi ro đối với hoạt động thu - chi tại các trường cao đẳng khu vực phía bắc trực thuộc Bộ xây dựng
Stt Tiêu chí Mức độ thực hiện X Thứ bậc Kém Yếu Trung bình Khá Tốt 1 Xác định mục tiêu 3.55 2
Mục tiêu hoạt động của đơn vị
được xác định rõ ràng 0 10 28 17 20 3.63 2 Nguồn lực tài chính được phân
bổ trên cơ sở xác định mục tiêu hoạt động của đơn vị
0 5 17 25 18 3.35 3 Tính trọng yếu trong việc trình
bày báo cáo tài chính ln được cân nhắc
0 9 27 19 20 3.67 1
2 Nhận dạng rủi ro 3.62 1
Ban giám hiệu nhận diện được các yếu tố từ mơi trường bên ngồi có khả năng ảnh hưởng tới mục tiêu hoạt động của đơn vị
0 12 23 11 29 3.76 2
Ban giám hiệu nhận diện được các vấn đề nguy cơ từ hoạt động nội bộ đơn vị đối với mục tiêu đã xác định
0 13 18 24 20 3.68 3
Ban giám hiệu nhận diện và xem xét các rủi ro có ảnh hưởng tới việc đạt được mục tiêu hoạt động thu - chi
0 10 15 21 32 4.12 1
Đơn vị có thiết lập cơ chế đánh
giá rủi ro 0 20 27 21 7 3.20 5
Stt Tiêu chí Mức độ thực hiện X Thứ bậc Kém Yếu Trung bình Khá Tốt phó với các rủi ro
3 Đánh giá nguy cơ gian lận 3.31 4
Ban Giám Hiệu xem xét đánh giá nguy cơ xảy ra hành vi sai phạm, gian lận từ các báo cáo
0 18 24 18 15 3.40 1 Ban giám hiệu đánh giá nguy
cơ xảy ra gian lận thông qua việc xem xét các chính sách ưu đãi, áp lực đối với nhân viên, cán bộ giảng viên
0 25 28 2 20 3.23 2
4 Xác định và phân tích những
thay đổi đáng kể 3.37 3
Ban Giám Hiệu xác định và phân tích các rủi ro từ bên ngồi như mơi trường pháp lý, nhu cầu xã hội, sự cạnh tranh giữa các trường cao đẳng… có ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị
0 27 21 22 5 3.07 3
Ban giám hiệu ln phân tích rủi ro khi thay đổi phương thức đào tạo
0 8 23 28 16 3.69 2 Ban giám hiệu ln phân tích,
đánh giá rủi ro trong việc bổ nhiệm người quản lý mới có thể ảnh hưởng tới sự thay đổi trong quản lý, triết lý điều hành
0 13 25 20 17 3.55 1
Qua khảo sát tại các trường CĐ xây dựng phía bắc đánh giá thực trạng về mơi trường kiểm soát, kết quả bảng trên cho thấy, yếu tố đánh giá rủi ro được đo lường qua 4tiêu chí cơ bản với ĐTB từ 3.23 đến 3.57 (mức độ trung bình, khá).
Qua kết quả khảo sát tại đơn vị về đánh giá rủi ro, kết quả cho thấy, đánh giá rủi ro được đo lường qua 04 tiêu chí quan sát. Kết quả đánh giá với mức độ trung bình, khá. Tiêu chí được đánh giá ưu điểm nhất là: Nhận dạng rủi ro với ĐTB=3.57 ở nội dung “Ban giám hiệu nhận diện và xem xét các rủi ro có ảnh hưởng tới việc đạt
được mục tiêu hoạt động thu - chi tại các trường CĐ khu vực phía Bắc của đơn vị”
được đánh giá cao nhất. Điều này nói lên được rằng thái độ và trách nhiệm cơng việc của tất cả các lãnh đạo và CB-GVNV trong công việc. Điều này chứng tỏ lãnh đạo nhà trường chưa kịp thời phát hiện các rủi ro trong các nghiệp vụ chun mơn của nhân viên, thực tế có nhiều trường hợp khi xảy ra sai sót quá lớn gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản thì lãnh đạo Nhà trường mới phát hiện được. Nhà trường đã ban hành văn bản nhận dạng rủi ro và các biện pháp phịng tránh về cơng tác cơng tác kiểm sốt thanh tốn và kho quỹ. Cơng tác kế tốn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của nhà trường. Nhận dạng rủi ro xảy ra sai sót trong hoạt động nghiệp vụ kế tốn mà trong đó một số sai sót thường xảy ra trong hoạt động nghiệp vụ kế tốn sau: Sai sót việc chấp hành các chế độ, định mức hoặc quy định của nhà nước. Các sai sót này mang tính quản lý, theo cơ chế, quy trình, định mức, tiêu chuẩn … Sai sót về chấp hành quy trình nghiệp vụ đã ban hành về chứng từ kế toán, nội dung ghi chép trên chứng từ, số tiền bằng chữ so với bằng số; quy trình xử lý chứng từ kế tốn … Sai sót trong phân loại, hạch tốn do sử dụng sai tài khoản Sai sót trong nghiệp vụ kế tốn do chủ quan thiếu sự kiểm tra kiểm soát đối với hoạt động nghiệp vụ phát sinh, cứ nghĩ rằng việc xử lý giải quyết đúng chế độ, chính sách, khơng đối chiếu lại dẫn đến sai sót. Rủi ro trong hoạt động công nghệ thông tin: với sự bùng nổ của hệ thống máy tính, internet tồn cầu hiện nay thì nguy cơ an tồn về mạng ngày càng trở nên hiện hữu và đe dọa đến sự an toàn của đơn vị, nhất là đối với phịng KH-TC, vì thế cơng tác an tồn bảo mật hệ thống thông tin trong đơn vị được ưu tiên hàng đầu của lãnh đạo đơn vị. Đánh giá nguy cơ an tồn thơng tin đối với người sử dụng: Người
sử dụng để cho người ngồi hệ thống bằng cách nào đó lấy được các tài khoản của mình truy cập vào hệ thống dưới danh nghĩa của mình. Điều này là khó nhưng cũng là một nguy cơ có thể xảy ra. Do thực tế là nhà trường chưa thực sự coi trong vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ nên việc đánh giá rủi ro tại trường phản ánh mức độ bình thường. Điều này sẽ nguy hiểm có tình hình tài chính các trường khi có rủi ro xảy ra.
Một vấn đề nữa là do các trường chưa chú trọng đến công tác đánh giá rủi ro nên khi có biến động bởi các yếu tố bên ngồi, nhà trường lúng túng và khó bắt kịp để ứng phó khi xảy ra rủi ro bất ngờ. Thực tế cho thấy do đặc trưng hoạt động của trường thuộc lĩnh vực giáo dục nên công tác đánh giá rủi ro còn qua loa đại khái chứ không khắt khe như trong nhà trường. Tại trường thực chất khơng có bộ phận đánh giá rủi ro riêng biệt mà trách nhiệm được phịng tài chính kế tốn kiêm nhiệm ln. Kéo theo đó nhà trường cũng khơng có bộ phận dự báo rủi ro riêng biệt mà đó là nhiệm vụ của bên kế tốn. Nếu xét trên góc độ kinh tế, mơi trường của nhà trường là giáo dục, ngoài đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng và các phương tiện giảng dạy thì các khoản chi phí trong trường cũng khơng nhiều và phức tạp như tại nhà trường nên nhìn chung việc rủi ro trong hệ thống kiểm sốt dường như ít khả năng xảy ra, chính vì vậy đó là ngun nhân mà các nhà trường ít khi quan tâm đến việc đánh giá rủi ro, và nếu rủi ro có xảy ra thì chỉ trên một góc độ ảnh hưởng không lớn nên nhà trường với phần đội ngũ cán bộ kinh nghiệm lâu năm sẽ có các phương án nhất định để phòng trừ hay xử lý rủi ro.
3.2.1.3. Thực trạng hoạt động kiểm soát trong kiểm soát nội bộ hoạt động Thu - Chi tại các trường cao đẳng nghề khu vực phía Bắc trực thuộc Bộ xây dựng
Bảng 3.5: Thực trạng hoạt động kiểm soát trong kiểm soát nội bộ hoạt động Thu - Chi tại các trường cao đẳng nghề khu vực phía Bắc trực thuộc Bộ xây dựng
Stt Tiêu chí Mức độ thực hiện X Thứ bậc Kém Yếu Trung bình Khá Tốt
1 Hoạt động kiểm soát được đơn
vị thiết lập trên cơ sở chọn lọc có phù hợp
3.53 2
Các hoạt động kiểm soát của đơn vị được thiết lập trên cơ sở đánh giá rủi ro có thể xảy ra
0 12 20 23 20 3.68 1
Hoạt động kiểm soát được thiết lập phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị