811 515 Kết chuyển chi phí khác Kết chuyển doanh thu
3.2.2.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Để đáp ứng nhu cầu quản lý của cơ quan chức năng và yêu cầu quản trị của doanh nghiêp, công ty đã tổ chức mở đồng thời hai hệ thống sổ kế toán khác nhau. Một hệ thống sổ kế toán nội bộ, ghi chép và phản ánh một cách trung thực, chính xác toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ mục đích báo cáo nội bộ cho chủ doanh nghiệp và ban giám đốc - đây chính là hệ thống sổ kế toán quản trị của doanh nghiệp. Một hệ thống sổ kế toán khác được mở theo đúng quy định của Chế độ kế toán hiện hành nhằm phục vụ báo cáo các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước.
Căn cứ vào quy mô, trình độ kế toán và điều kiện trang bị cơ sở vật chất, công ty đã lựa chọn hình thức Nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Trong điều kiện hiện nay, để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán máy (phần mềm Effect). Trình tự tổ chức ghi sổ kế toán thông qua phần mềm kế toán được thực hiện như sau:
+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra và ký duyệt dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm kế toán theo các giao diện và phần hành được thiết kế sẵn. Phần mềm kế toán được xây dựng sẵn quy trình vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Khi kế toán nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm, phần mềm kế toán tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.
+ Cuối tháng, hoặc bất kỳ thời điểm nào cần báo cáo, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển theo quy trình định sẵn, thực hiện thao tác khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết cùng với các xác nhận có liên quan hàng ngày để luôn đảm bảo tính chính xác và trung thực của các thông tin đã được nhập trong kỳ. Đồng thời kiểm tra và đối chiếu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính để đảm bảo không có sự sai lệch trong quá trình cập nhật tự động số liệu của phần mềm kế toán.
+ Cuối quý hoặc cuối năm, Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán chi tiết từng tài khoản và các sổ nhật ký có liên quan như sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, … được in ra, đóng thành quyển, đóng dấu giáp lai và có chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Các mẫu biểu sổ sách kế toán trong phần mềm được xây dựng đầy đủ và theo đúng quy định của Chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó, người sử dụng có thể kết xuất dữ liệu ra chương trình Excel trên máy vi tính để phục vụ cho việc lập các báo cáo nội bộ có liên quan.
Biểu 3.1: Danh mục Sổ kế toán sử dụng tại Công ty CP Bất động sản Green Oasis
STT Tên sổ Ký hiệu
1 Sổ Nhật ký chung S03a-DN
2 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1-DN
3 Sổ Nhật ký chi tiền S03a2-DN
4 Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN
5 Sổ Cái (TK 111, 112, 131, 133, 228, 241, 331, 334,…) S03b-DN 6 Bảng cân đối số phát sinh S06-DN
7 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN
8 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN
9 Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN
10 Sổ chi tiết NVL, CCDC D10-DN
11 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, CCDC S11-DN
13 Sổ Tài sản cố định S21-DN
14 Thẻ Tài sản cố định S23-DN
15 Sổ chi tiết thanh toán với người mua S31-DN 16 Sổ chi tiết thanh toán với người bán S32-DN 17 Sổ tổng hợp công nợ phải thu S33-DN 18 Sổ tổng hợp công nợ phải trả S34-DN
19 Sổ chi tiết tiền vay S35-DN
20 Sổ chi tiết bán hàng S36-DN
21 Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết
S41-DN
22 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh S51-DN 23 Sổ chi phí đầu tư xây dựng S52-DN
24 Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN
25 Sổ chi tiết chi dự án S71-DN
26 Sổ chi tiết chi phí S72-DN
Nhìn chung, việc sử dụng các loại sổ, xây dựng kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán tại đơn vị đã tuân thủ và mở sổ theo quy định hiện hành. Tuy nhiên, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại một số vấn đề cơ bản sau:
Thứ nhất: Sổ kế toán áp dụng máy vi tính không được in ra định kỳ hàng tháng, không đóng dấu giáp lai giữa các trang và còn thiếu chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
Thứ hai: Công ty chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu giữ và bảo quản sổ, chưa phân công rõ trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ, lập danh mục hệ thống sổ gây khó khăn cho công tác quản lý tài liệu kế toán nói chung và sổ kế toán nói riêng.