4.1.1Những thành quả đạt được
4.1.2 Những vấn đề còn tồn tạ
4.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty hoạt động theo nguyên tắc tập trung, việc áp dụng hình thức tổ chức này là phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bộ máy kế toán của công ty được xây dựng mới chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán tài chính cho việc tổng hợp mà chưa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trong bộ máy kế toán của công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị, chưa chú trọng quan tâm đến kế toán quản trị. Cụ thể là chưa tổ chức tốt việc thu nhận, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, toàn diện, đầy đủ hỗ trợ cho việc điều hành, quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong nội bộ doanh nghiệp nói riêng để từ đó có những phân tích, đánh giá
chuẩn sát hơn về các chỉ tiêu kinh tế cũng như hiệu quả kinh doanh.
Bên cạnh đó, với chính sách, chế độ kế toán liên tục có những thay đổi mà nhiều khi những người làm công tác kế toán cũng chưa hiểu hoặc nắm bắt được đầy đủ dẫn đến việc hạch toán không đúng nguyên tắc, sai quy định. Vấn đề này cũng dễ dàng xảy ra tại Công ty Cổ phần bất động sản Green Oasis. Tuy nhiên, công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên kế toán vẫn chưa được chú trọng, đặc biệt một số nhân viên kế toán có quan hệ tình thân với lãnh đạo công ty nhưng thiếu kinh nghiệm và yếu kém về nghiệp vụ. Mặt khác, đội ngũ kế toán luôn có sự biến động về nhân sự và không ổn định về số lượng cũng phần nào làm ảnh hưởng sự vận hành chung của bộ máy kế toán.
Ngoài ra, trong bối cảnh thị trường bất động sản ảm đạm như hiện nay, giao dịch giảm mạnh, nguồn vốn đầu tư bị ứ đọng cũng đã ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ít,…nên việc duy trì bộ máy kế toán như hiện nay trở nên khá cồng kềnh và cần có sự điều chỉnh cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của công ty.
4.1.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Việc vận dụng và xây dựng hệ thống tài khoản ở công ty tuy được thiết lập trên cơ sở quy định của chế độ kế toán hiện hành nhưng chưa đầy đủ, trong khi việc mở thêm một số các tài khoản con quá chi tiết (cấp 3, cấp 4) làm cho đối tượng theo dõi dễ bị chồng chéo không cần thiết.
Đặc biệt, đơn vị không sử dụng TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn trong khi thực tế có phát sinh. Tất cả các khoản chi phí trả trước ngắn hạn này được hạch toán thẳng vào chi phí, điều này gây khó khăn cho bộ phận nghiệp vụ khi lập và phân tích các báo cáo hàng tháng và hàng quý. Kế toán chưa phản ánh đúng được giá trị của vật tư, tài sản dùng cho từng bộ phận, từng hoạt động.
Việc hạch toán và định khoản một số các tài khoản cấp 2, cấp 3 chưa đúng theo quy định là do sai sót của bộ phận kế toán chưa kịp thời cập nhật những quy định mới nhất theo thông tư hướng dẫn và những văn bản khác có liên quan. Chẳng hạn như khi đơn vị mua máy tính xách tay có giá trị trên 10 triệu đồng cấp cho bộ phận quản lý sử dụng thì hạch toán vào TK 153 - CCDC mà không hạch toán vào
TK 211 như thông tư 206/2003/BTC-QĐ của Bộ tài chính hướng dẫn.
4.1.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Bên cạnh những ưu điểm trong việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty như đã nêu ở trên thì trong quá trình thực hiện và luân chuyển chứng từ vẫn còn có một số hạn chế sau:
Thứ nhất, công ty chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh cho đúng với tính chất, nội dung của nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý. Một số chứng từ kế toán còn chưa đầy đủ tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đmả bảo đầy đủ các chứng từ chứng minh (không được duyệt, thiếu chữ ký hoặc nội dụng,…) ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báo cáo tài chính. Đặc biệt nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ không cụ thể, rõ ràng gây khó khăn cho công tác hạch toán và thanh tra, kiểm tra.
Thứ hai, khâu kiểm tra chứng từ thực hiện chưa nghiêm túc dẫn đến vẫn bỏ lọt những sai phạm về hình thức và nội dung của chứng từ như: vẫn có chứng từ bị tẩy xóa, thiếu chữ ký của các đối tượng liên quan, số tiền tính toán trên chứng từ còn sai lệch, có những khoản chi mục đích sử dụng cũng như những định mức theo quy định không được phát hiện kịp thời,…
Thứ ba, công ty chưa xây dựng đầy đủ kế hoạch luân chuyển chứng từ của một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên nên từ đó chưa xác định được trách nhiệm rõ ràng đối với từng đối tượng tham gia vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó trong đơn vị.
Thứ tư, công ty cũng chưa xây dựng riêng cho mình về nội quy, quy định về chứng từ kế toán một cách đầy đủ nhằm thực hiện tốt tổ chức chứng từ kế toán kết hợp với việc tằng cường hiệu lực quản lý trong doanh nghiệp. Công ty cũng chưa đưa ra quy định xử lý đối với các trường hợp thực hiện sai nội quy, quy định về chứng từ dẫn đến ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân vẫn còn hạn chế.
4.1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Nhìn chung, hệ thống sổ kế toán tại công ty được mở khá chi tiết và phù hợp với yêu cầu quản lý. Việc sử dụng các loại sổ, xây dựng kết cấu các loại sổ, quan hệ
đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán tại công ty đã tuân thủ và mở sổ theo quy định hiện hành. Tuy nhiên, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tại đây còn tồn tại một số vấn đề cơ bản sau:
Thứ nhất: Công ty mở đồng thời hai hệ thống sổ kế toán khác nhau. Một hệ thống sổ kế toán nội bộ, ghi chép và phản ánh một cách trung thực, chính xác toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ mục đích báo cáo nội bộ cho chủ doanh nghiệp và ban giám đốc - đây chính là hệ thống sổ kế toán quản trị của doanh nghiệp. Một hệ thống sổ kế toán khác được mở theo đúng quy định của Chế độ kế toán hiện hành nhằm phục vụ báo cáo các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước. Việc tồn tại đồng thời hai hệ thống sổ sách này gây nên sự thiếu minh bạch và độ tin cậy trong quản lý tài chính, đặc biệt là đối với các đối tượng sử dụng bên ngoài như cơ quan quản lý thuế, ngân hàng,…
Thứ hai: Việc sửa chữa và quản lý sổ sách kế toán bằng máy vi tính chưa được quy định cụ thể, rõ ràng, phần lớn sửa chữa sổ sách qua máy vi tính không được thể hiện trên sổ vì việc sửa chữa đã được thao tác trực tiếp trên máy và được thay thế tờ sổ sai sót bằng tờ sổ mới nên việc kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu các sai sót rất khó khăn.
Thứ ba: Do công ty sử dụng phần mềm kế toán phục vụ cho công tác nên phần mềm kế toán nội bộ được kết nối và tích hợp giữa các máy tính với nhau. Việc ghi sổ kế toán được thực hiện thông qua các bút toán tự động khi nhập dữ liệu để từ đó hình thành các sổ kế toán chi tiết có liên quan đã được xây dựng, thiết lập sẵn. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, kế toán hay gặp phải lỗi/sự cố phần mềm (như phần mềm bị treo, số liệu nhập bị sót do sự kết nối và tích hợp giữa các máy tính đôi khi không được thông suốt) gây không ít khó khăn cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu trên các sổ chi tiết với sổ tổng hợp, gây mất thời gian kiểm tra số liệu và ảnh hưởng tới tốc độ xử lý thông tin kế toán.
4.1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hơn bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, hoạt động kinh doanh bất động sản luôn tiềm tàng và ẩn chứa nhiều rủi ro do biến động của thị trường đang ngày càng trở nên thiếu minh bạch và sự thay đổi của các chính sách vĩ mô. Hơn nữa, trong bối
cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc chậm hoặc không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến việc giám đốc đưa ra những quyết định thiếu chính xác, sai lầm. Do vậy, thực hiện tốt công tác lập các báo cáo quản trị sẽ rất hữu ích giúp cung cấp những thông tin chi tiết, đa chiều một cách toàn diện, chính xác về hoạt động kinh doanh để các nhà quản lý có căn cứ đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn, kịp thời.
Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay công ty mới chỉ dừng lại ở việc lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước chứ chưa thực sự quan tâm và chú trọng đến các báo cáo quản trị. Công ty chưa bố trí nhân viên kế toán quản trị để lập và cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Mặc dù công ty đã xây dựng các loại báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý nhưng mỗi loại báo cáo quản trị được lập bởi kế toán viên phụ trách phần hành khác nhau, chẳng hạn, báo cáo chi tiết các khoản công nợ do kế toán thanh toán và giao dịch cung cấp, báo cáo liên quan đến các loại chi phí do kế toán chi phí cung cấp, ….Cùng đó là cách lập các báo cáo không được hướng dẫn rõ ràng nên các nội dung trên báo cáo được lập không đầy đủ và chi tiết. Do vậy, việc lập các báo cáo này còn tùy tiện, không thống nhất và mang tính rời rạc nên chưa đáp ứng được yêu cầu về các tiêu chí khác nhau của doanh nghiệp, hạn chế trong việc cung cấp thông tin tổng quan cho nhà quản lý.