Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ tác nghiệp
3.2.2.1.1Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
a) Tổ chức chứng từ kế toán
Căn cứ vào hệ thống chứng từ được ban hành tại Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp, phòng kế toán công ty đã tổ chức xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị theo Phụ lục số 01.
Theo đó danh mục chứng từ của đơn vị bao gồm các loại: chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ tiền tệ, chứng từ bán hàng, chứng từ TSCĐ và một số loại chứng từ đặc thù khác như: Biên bản nghiệm thu khối lượng thi công hạng mục công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng thiết kế, bảng dự toán chi phí được duyệt,…
Việc tổ chức chế độ chứng từ kế toán tại công ty được vận dụng linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo sự thống nhất và tính đúng đắn của chứng từ. Chẳng hạn như các mẫu biểu chứng từ kế toán về lao động tiền lương, công ty thường kết hợp Bảng chấm công với bảng chấm công làm thêm giờ trên cùng một bảng để tiện cho việc theo dõi và trả lương. Khi trả lương, không tách riêng Bảng thanh toán tiền lương và bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ. Điều này, đã giảm bớt thời gian ghi chép, tổng hợp và thuận tiện cho việc tính và trả lương của doanh nghiệp. Tuy
nhiên, công ty chưa thực sự quan tâm đến nội dung và hình thức của chứng từ, chủ yếu chỉ quan tâm đến sự phù hợp và thuận tiện cho công tác quản lý nội bộ trong doanh nghiệp cho nên một số chứng từ không đảm bảo được tính pháp lý, tính chặt chẽ, không phản ánh được tính trung thực của nghiệp vụ phát sinh.
Chẳng hạn như: việc kiểm soát tình hình nhập, xuất vật tư chưa được chặt chẽ, nhiều loại vật tư khi xuất nhưng Phiếu xuất kho chưa được duyệt đơn vị vẫn tiến hành xuất. Đối với một số nghiệp vụ thay thế hoặc sửa chữa TSCĐ, còn thiếu đề nghị của bộ phận xin sửa chữa cũng như thiếu biên bản xác định tình trạng của tài sản đó. Đối với các chứng từ chi, vẫn còn một số nghiệp vụ chi đã sử dụng sai mục đích, chẳng hạn như trên Giấy đề nghị tạm ứng thì mục đích xin tạm ứng để đi đặt cọc tiền in ấn Hồ sơ thương mại nhưng khi hoàn ứng thì nội dung lại là đăng tin quảng cáo, hoặc chi vượt định mức,…Việc chi sai mục đích, sai nguyên tắc như thế thường không được kế toán cũng như người phê duyệt kiểm soát trên chứng từ dẫn đến việc thất thoát tài chính hoạt động của đơn vị.
b)Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Công ty đã thực hiện xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ riêng cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thường xuyên liên tục và xác định rõ những người có liên quan cũng như thời gian luân chuyển chứng từ. Quy trình luân chuyển chứng từ của một số nghiệp vụ chủ yếu được minh họa qua sơ đồ sau:
Người liên quan
Công việc Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc 1. Đề nghị nộp tiền 1
2. Viết phiếu thu 2
3. Ký duyệt 3 4
4. Nhập quỹ, ghi sổ quỹ, ghi sổ
kế toán. 5
Chú thích:
(1): Người nộp tiền chuyển đề nghị nộp tiền (2): Thủ quỹ viết phiếu thu
(3): Kế toán trưởng ký duyệt (4): Giám đốc ký duyệt
(5): Thủ quỹ nhập quỹ, ghi sổ quỹ đồng thời ghi sổ kế toán Người liên quan
Công việc Người nhận tiền Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ 1. Đề nghị thanh toán 1 2. Kiểm tra chứng từ 2 3. Ký duyệt 3 4
4. Viết phiếu chi 5
5. Kế toán trưởng ký duyệt 6
6. Giám đốc ký duyệt 7
7. Xuất quỹ, ghi sổ quỹ, ghi sổ
kế toán 8
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền
Chú thích:
(1): Người nhận tiền làm đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán thanh toán (2): Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ
(3): Kế toán trưởng duyệt chứng từ thanh toán (4): Giám đốc duyệt chứng từ thanh toán (5): Thủ quỹ viết phiếu chi
(6) : Kế toán trưởng duyệt chi (7) : Giám đốc duyệt chi
(8) : Thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán
Người liên quan
Công việc Bộ phận kế hoạch Giám đốc Bộ phận mua hàng Nhà cung cấp Kế toán kho Thủ kho Kế toán thanh toán 1. Yêu cầu mua
hàng 1 2 3 2. Báo giá 4 3. Đơn đặt hàng 5 4. Đề nghị giao hàng 6 5. Viết phiếu nhập 6. Ký duyệt 7 6. Nhập kho 9 8 7. Đề nghị thanh toán 10 8. Ký duyệt 11 9. Ghi sổ kế toán và lưu chứng từ 12
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
Chú thích:
(1): Bộ phận kế hoạch gửi yêu cầu mua hàng cho giám đốc ký duyệt
(2): Bộ phận kế hoạch chuyển yêu cầu mua hàng đã được giám đốc duyệt cho phòng mua hàng
duyệt.
(4): Bộ phận mua hàng đặt hàng nhà cung cấp, gửi đơn đặt hàng và lịch nhận hàng cho bộ phận kho
(5): Nhà cung cấp giao hàng
(6): Kế toán kho viết phiếu nhập kho trình giám đốc ký (7): Giám đốc ký duyệt, thủ kho nhập kho.
(8). Thủ kho nhập kho, kế toán kho ghi sổ kế toán
(9). Kế toán kho gửi hóa đơn, chứng từ mua hàng, phiếu nhập cho bộ phận mua hàng
(10): Bộ phận mua hàng làm đề nghị thanh toán, chuyển chứng từ thanh toán cho kế toán thanh toán.
(11): Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ thanh toán, trình giám đốc duyệt (12): Sau khi giám đốc duyệt thanh toán, kế toán thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, đồng thời ghi sổ kế toán và lưu giữ chứng từ.
c) Tổ chức ghi sổ kế toán
Việc ghi sổ kế toán được thực hiện hoàn toàn bằng phần mềm kế toán với các loại chứng từ đã được mã hóa sẵn trên máy và công việc này được thực hiện bởi kế toán viên phụ trách từng phần hành. Đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, sau khi kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, căn cứ vào bộ chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh nhập số liệu vào chương trình máy, rồi in phiếu thu/phiếu chi chuyển kế toán trưởng và tổng giám đốc ký duyệt rồi chuyển lại cho thủ quỹ để vào sổ quỹ và thực hiện thanh toán. Đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính không trực tiếp liên quan đến tiền mặt, sau khi kế toán nhập dữ liệu vào máy thì in chứng từ ghi sổ (phiếu kế toán) chuyển kế toán trưởng ký để lưu cùng chứng từ gốc.
d) Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
đơn vị cho nên kết thúc kỳ kế toán chứng từ đã được lưu trữ theo đúng quy định, đảm bảo an toàn, không bị mất và có thể dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi cần. Với chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán, công ty sẽ tiến hành hủy sau thời gian 5 năm (sau khi thực hiện quyết toán xong với cơ quan thuế), còn những chứng từ dùng để ghi sổ, lập BCTC thì được hủy sau 10 năm, đối với những chứng từ mang tính chất sử liệu và ảnh hưởng lâu dài đến công ty thì được bảo quản, lưu trữ lâu dài tại đơn vị. Các chứng từ phát sinh của các tháng, sau khi đã ghi sổ kế toán và nhập số liệu vào phần mềm máy tính đều được đóng thành tập theo từng tháng và bảo quản trong hộp đựng tài liệu, đồng thời ghi rõ bên ngoài các tháng đó và lưu trữ. Chứng từ được sắp xếp theo trình tự thời gian, tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra của công ty cũng như của các cơ quan quản lý. Tuy nhiên, việc sắp xếp chứng từ vẫn chưa thật sự được khoa học do chứng từ các loại được gộp lại thành tập theo thời gian và nội dung thu, chi chứ chưa phân cụ thể theo từng nội dung kinh tế của loại chứng từ.
Mặc dù các nội quy về chứng từ đã được quy định thành văn bản nhưng việc thực hiện chưa được chặt chẽ và hiệu quả, các yếu tố thể hiện trên chứng từ còn nhiều sai sót, có thể do nội quy mới chỉ đưa ra một số nội dung quy định đối với chứng từ nhưng chưa đầy đủ như: các bộ phận, phòng ban khi lập chứng từ phải thực hiện theo mẫu quy định chung thống nhất; nội dung ghi chép phải rõ ràng; không được viết hai loại mực trên chứng từ, không được tẩy xóa chèn thêm thông tin vào chứng từ, chứng từ kế toán không được viết bằng mực đỏ,….Công ty cũng chưa đưa ra quy định xử lý đối với các trường hợp thực hiện sai nội quy, quy chế về chứng từ dẫn đến ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân vẫn còn hạn chế.