Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ tác nghiệp
KẾ TOÁN TRƯỞNG (TRƯỞNG PHÒNG)
nhân viên kế toán và 01 thủ quỹ. Mỗi nhân viên giữ vai trò nhất định và đảm nhiệm một phần hành thích hợp.
* Kế toán trưởng (Trưởng phòng): có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong công ty; chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về mọi hoạt động tài chính của công ty; chịu trách nhiệm về chế độ, nguyên tắc tài chính đối với các cơ quan nhà nước; tham gia các cuộc họp có liên quan, thường xuyên xây dựng kế hoạch tài chính, đôn đốc, quán xuyến các mặt tài chính nội bộ và bên ngoài có liên quan đến công ty; xây dựng quy chế quản lý tài chính, quy chế tiền lương và các văn bản khác liên quan đến hoạt động tài chính của công ty; tổ chức phân công trách nhiệm cho từng Kế toán viên phụ trách và cuối tháng kiểm tra tổng hợp tình hình công việc, lập các báo cáo theo quy định.
KẾ TOÁN TRƯỞNG(TRƯỞNG PHÒNG) (TRƯỞNG PHÒNG) PHÓ P.KẾ TOÁN (Kế toán tổng hợp) KẾ TOÁN THANH TOÁN VÀ GIAO DỊCH KẾ TOÁN CHI PHÍ KẾ TOÁN TSCĐ, NVL, CCDC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG , BẢO HIỂM, … THỦ QUỸ
* Kế toán tổng hợp (đồng thời là phó phòng kế toán) chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ kế toán trưởng. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện ghi chép, luân chuyển chứng từ, tổng hợp số liệu, xử lý các bút toán chưa đúng do kế toán viên cập nhật; thực hiện các bút toán cuối kỳ (kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh, phân bổ chi phí,…), bút toán dự phòng, lập báo cáo tài chính định kỳ hoặc đột xuất phục vụ yêu cầu quản lý trong và ngoài công ty. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn được phân công phụ trách thêm về kế toán thuế trong đó bao gồm kế toán thuế thu nhập cá nhân, lập hóa đơn và hạch toán thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, chịu trách nhiệm kê khai, quyết toán và nộp thuế theo quy định của nhà nước.
* Kế toán thanh toán và giao dịch:
Kế toán có nhiệm vụ theo dõi, ghi sổ các hoạt động liên quan đến tiền mặt của công ty; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đầu vào, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập phiếu thu, phiếu chi. Đồng thời ghi sổ theo dõi các khoản công nợ thanh toán với người mua, người bán, các khoản thanh toán, tạm ứng nội bộ. Kế toán thanh toán còn chịu trách nhiệm với các hoạt động giao dịch tại ngân hàng (nộp, rút tiền, chuyển khoản tiền,…), hoạt động đầu tư và một số hoạt động phát sinh khác theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng.
* Kế toán chi phí:
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời toàn bộ chi phí quản lý, chi phí đầu tư, chi phí sản xuất thực tế phát sinh.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công và các chi phí dự toán khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngoài kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng…trong sản xuất để đề xuất những biện pháp ngăn chặn kịp thời.
- Phối hợp cùng Phòng kế hoạch đầu tư tính toán hợp lý chi phí đầu tư xây dựng hạ tầng, giá thành công tác xây lắp các sản phẩm hoàn thành (biệt thự xây thô) của doanh nghiệp.
- Xác định đúng đắn và bàn giao thanh toán kịp thời khối lượng công tác xây dựng đã hoàn thành. Định kỳ kiểm kê và đánh giá khối lượng thi công dở dang theo nguyên tắc quy định.
- Đánh giá đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng công trình, hạng mục công trình, từng bộ phận thi công tổ đội sản xuất, từng dự án đầu tư… trong từng thời kỳ nhất định, kịp thời lập báo cáo về chi phí sản xuất, tính giá thành công trình xây lắp, cung cấp chính xác kịp thời các thông tin hữu dụng về chi phí sản xuất và giá thành phục vụ cho yêu cầu quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp.
* Kế toán tiền lương và bảo hiểm: thực hiện việc tính lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân) cho toàn công ty. Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động theo quy chế tiền lương của công ty; xem xét xây dựng các chính sách liên quan đến tiền lương, quy chế thưởng trong công ty.
* Kế toán TSCĐ, NVL, CCDC: theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng; theo dõi, ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng kho, từng dự án; theo dõi phản ánh tình hình biến động CCDC tại các kho; hàng tháng thực hiện phân bổ chi phí CCDC, định kỳ vào sổ chi tiết vật tư và cuối kỳ đối chiếu với thủ kho. Một số công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của Kế toán trưởng và lãnh đạo công ty.
* Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ các nghiệp vụ phát sinh
- Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ.
- Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và có báo cáo kịp thời
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty.
- Phối hợp cùng kế toán thanh toán thực hiện việc kiểm kê, đối chiếu quỹ vào cuối ngày
- Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu, chi tiền mặt. - Định kỳ hàng tuần lập báo cáo tồn quỹ gửi kế toán trưởng
- Thực hiện các công việc khác do kế toán trưởng và giám đốc giao.
Nhìn chung, việc bố trí nhân sự và phân công công việc giữa các nhân viên kế toán tương đối phù hợp, bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, gọn nhẹ, dễ điều hành quản lý. Tuy nhiên, việc bố trí nhân sự vẫn còn vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, một nhân viên kế toán có thể phụ trách một số phần hành kế toán khác nhau nên tính khách quan trong công việc không cao do hạn chế về công tác kiểm tra chéo nên có những sai sót không kịp thời được phát hiện, công ty cũng chưa bố trí tách bạch giữa nhân viên kế toán tài chính với nhân viên kế toán quản trị nên khâu lập báo cáo kế toán còn rời rạc và chưa được tốt.