Các đơn vị kế toán phụ thuộc
4.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
* Chứng từ và tổ chức chứng từ
- Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (theo điều 4 khoản 7 của Luật kế toán).
- Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của doanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và qui chế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục
cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán.
* Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán
- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế trở nên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý, kịp thời. Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán cũng sẽ giúp rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
Do vậy, tổ chức chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
* Nguyên tắc tổ chức chứng từ: Tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp.
- Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan.
- Phải căn cứ vào các thể lệ chế độ, chuẩn mực kế toán do nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ đảm bảo cho các
chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả, không rườm rà, lãng phí.
* Nội dung tổ chức chứng từ
- Xác định danh mục chứng từ: Căn cứ vào tính chất nghiệp vụ và yêu cầu quản lý, kế toán xác định danh mục chứng từ cần thiết ngay từ ban đầu và thống nhất áp dụng trong toàn đơn vị. Việc xác định danh mục chứng từ kế toán cần chia làm 02 loại bao gồm: chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Đối với các doanh nghiệp, cần phải thực hiện tốt các yêu cầu quy định về nội dung, phương pháp lập, giá trị pháp lý của các chứng từ thống nhất bắt buộc. Còn các chứng từ hướng dẫn thì tùy thuộc vào điều kiện yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để lựa chọn và vận dụng cho phù hợp. Doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đặc thù chưa được quy định danh mục, mẫu chứng từ trong chế độ kế toán thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại chế độ kế toán riêng, các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ tài chính chấp thuận.
- Tổ chức lập chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số,…Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
- Tổ chức kiểm tra chứng từ: Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện chủ yếu là kiểm tra theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc tuân thủ quy định do nhà nước ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội dung kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính toán bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
chứng từ.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. + Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo cáo ngay cho lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
- Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ: Luân chuyển chứng từ là một khâu rất quan trọng trong tổ chức vận dụng chứng từ kế toán. Để có thể tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và khoa học, doanh nghiệp cần phải thiết kế và xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ dựa vào đặc điểm tổ chức và yêu cầu quản lý của đơn vị, phải căn cứ vào đặc trưng riêng của từng loại tài sản, từng loại nghiệp vụ phát sinh. Trong việc luân chuyển chứng từ xây dựng cho mỗi loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải quy định rõ trình tự và trách nhiệm của từng cá nhân đối với từng khâu trong kế hoạch luân chuyển chứng từ. Trên cơ sở các biểu mẫu chứng từ đã được thiết lập và lựa chọn phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp, căn cứ vào đặc tính luân chuyển của từng loại chứng từ khác nhau nên các giai đoạn cụ thể của quá trình luân chuyển chứng từ cũng khác nhau nhưng nhìn chung, trình tự luân chuyển chứng từ thường bao gồm các giai đoạn sau:
Thứ nhất: Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán. Tùy theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng loại chứng từ thích hợp. Chứng từ có thể chỉ có một liên hoặc nhiều liên tùy thuộc yêu cầu quản lý của từng loại tài sản. Trong trường hợp chứng từ được lập nhiều liên thì thông tin và nội dung giữa các liên phải thống nhất. Nếu chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử và phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định
Thứ hai: Kiểm tra chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán, nhân viên kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ bao gồm: kiểm tra
tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; kiểm tra tính chính xác, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán và đối chiếu với các tài liệu khác có liên quan. Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán, còn khi phát hiện nội dung nào đó không đảm bảo thì phải khai báo kịp thời cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để kịp thời xử lý.
Thứ ba: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra được sử dụng để cung cấp những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ, các chứng từ được phân loại theo từng loại nghiệp vụ nhất định, theo tính chất của khoản mục chi phí, theo từng thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. Nhân viên kế toán sẽ lập định khoản và ghi sổ kế toán theo đúng quy định.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ, hủy chứng từ: Chứng từ là căn cứ ghi sổ, đồng thời là minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ kế toán phải được bộ phận kế toán bảo quản và chuyển sang lưu trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ không bị mất, hỏng, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra. Thời gian lưu trữ chứng từ phải đúng theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ và tài liệu kế toán mà Nhà nước đã ban hành (theo điều 40 của pháp luật kế toán). Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem hủy, khi tiêu hủy phải có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.