Các đơn vị kế toán phụ thuộc
4.2.3Tổ chức hệ thống sổ kế toán
* Khái quát chung về tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với nhau ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc hợp lệ và hợp pháp.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là thiết lập cho doanh nghiệp một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có đầy đủ chủng loại, số lượng, kết cấu sổ theo một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với những đặc thù của doanh nghiệp để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định
Việc tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý sẽ đảm bảo cho việc thực hiện và ghi chép dễ dàng, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Hơn nữa, công việc ghi sổ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng công tác kế toán, do vậy vận dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học sẽ góp phần tiết kiệm công sức, thời gian lao động của kế toán và chi phí của doanh nghiệp.
* Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán:
+ Phải tuân thủ theo các quy định của chế độ kế toán hiện hành
+ Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết để có các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp (phản ánh ở TK cấp 1) và chỉ tiêu kế toán chi tiết (phản ánh ở TK chi tiết cấp 2, cấp 3,…)
+ Sổ kế toán phải có kết cấu khoa học, hợp lý, tương ứng với nội dung phản ánh và yêu cầu quản lý đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp tài liệu và thuận tiện cho việc nhận biết thông tin.
+ Trong điều kiện ứng dụng tin học trong kế toán, sổ kế toán cần được xây dựng, thiết kế với những mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của phương tiện tin học, đảm bảo cho các phương tiện tin học có thể thực hiện được việc ghi chép, tổng hợp số liệu, hệ thống hóa thông tin về các hoạt động kinh tế của đơn vị vào những mẫu sổ kế toán đó.
* Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán:
- Xây dựng hệ thống sổ kế toán: Việc tổ chức xây dựng hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ tiêu lập báo cáo kế toán. Tùy thuộc vào loại hình, quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một hệ thống sổ kế toán nhưng phải đảm bảo được việc cung cấp thông tin đầy đủ theo đúng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như yêu cầu của người sử dụng thông tin ngoài doanh nghiệp.
- Yêu cầu của việc ghi sổ kế toán:
+ Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu thông tin trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.
+ Sổ kế toán phải được ghi chép kịp thời, rõ ràng theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
+ Việc ghi sổ kế toán phải liên tục và có hệ thống
+ Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán một khoản tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp dưới bất kỳ hình thức nào.
* Các hình thức tổ chức sổ kế toán hiện hành: Theo chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính thì có bốn hình thức sổ kế toán đang được áp dụng trong các doanh nghiệp bao gồm:
1/ Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ cái 2/ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung 3/ Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ 4/ Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ
- Tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái:
Đây là hình thức kết hợp việc ghi sổ theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh ở đơn vị vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là “Nhật ký - Sổ cái”. + Sổ kế toán sử dụng:
Sổ tổng hợp: Nhật ký - sổ cái Sổ chi tiết: các sổ (thẻ) chi tiết
+ Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, có thể kiểm tra được tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản cấp 1 ngay ở dòng cộng số phát sinh trong kỳ.
+ Nhược điểm: khó phân công lao động kế toán tổng hợp, không thích hợp với doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, không thích hợp cho việc ứng dụng tin học.
+ Điều kiện vận dụng: đơn vị kế toán có quy mô nhỏ, mô hình quản lý tập trung một cấp, có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng ít tài khoản và số lượng tài khoản phát sinh không nhiều.
- Tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
Hình thức này có đặc điểm là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở doanh nghiệp đều được ghi vào nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ Cái.
+ Sổ kế toán sử dụng:
Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái Sổ chi tiết: các sổ (thẻ) chi tiết
+ Ưu điểm: Kết cấu sổ và ghi chép đơn giản, thuận lợi cho việc ứng dụng tin học (phần mềm kế toán), trình tự xử lý nghiệp vụ nhanh.
+ Nhược điểm: ghi chép trùng lặp nội dung trên nhiều sổ kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Điều kiện vận dụng: phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp ứng dụng tin học.
- Tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ:
Đặc điểm của hình thức này là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ Nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chứng từ ghi vào sổ Cái các tài khoản. Hình thức này kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết ở một số bảng kê, nhật ký chứng từ. Các sổ kế toán đều ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo trình tự thời gian
đối với nghiệp vụ kinh tế cùng loại. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên bảng kê, nhật ký chứng từ được tiến hành thường xuyên và rất chặt chẽ nhờ có mẫu sổ được bố trí theo quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Sổ kế toán sử dụng:
Sổ tổng hợp: sổ nhật ký chứng từ, sổ cái Sổ chi tiết: các sổ (thẻ) chi tiết
+ Ưu điểm: thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, dễ kiểm tra, giám sát, giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán, kịp thời cung cấp số liệu tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế để lập các báo cáo kế toán.
+ Nhược điểm: hình thức này đòi hỏi trình độ kế toán cao, khó áp dụng trong điều kiện ứng dụng tin học (phần mềm kế toán), sử dụng nhiều lao động kế toán.
+ Điều kiện vận dụng: phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao, có chuyên môn vững, hình thức này cũng chỉ phù hợp với doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công.
- Tổ chức sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Theo hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, định khoản trên các chứng từ ghi sổ, sau đó từ chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản. Theo hình thức này, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau đó là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản, tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết. Cuối kỳ phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái.
+ Sổ kế toán sử dụng:
Sổ tổng hợp: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản Sổ chi tiết: các sổ (thẻ) kế toán chi tiết
+ Ưu điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản.
+ Nhược điểm: việc ghi chép kế toán còn trùng lặp, khối lượng ghi chép sổ kế toán nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được thực hiện vào cuối tháng nên việc cung
cấp số liệu báo cáo kế toán không kịp thời, nhất là trong điều kiện kế toán thủ công. + Điều kiện vận dụng: phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có sử dụng nhiều tài khoản.
Ngoài ra, trong thời đại thông tin bùng nổ hiện nay việc làm kế toán trên máy vi tính được phổ biến rộng rãi, không còn là vấn đề mới mẻ, hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh hiện nay đều trang bị phần mềm ứng dụng cho công tác kế toán nên doanh nghiệp có thể áp dụng tổ chức sổ kế toán theo hình thức Kế toán máy. Theo hình thức này thì công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán nêu trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy khác với các hình thức trên đây, mang đặc thù riêng của hệ thống hóa công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Nhìn chung, mỗi hình thức kế toán đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng, điều kiện áp dụng của chúng cũng khác nhau. Doanh nghiệp có thể tùy vào quy mô, loại hình và điều kiện thực tế để lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp. Tuy nhiên, khi đã lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp thì doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ kế toán đó về các mặt: loại sổ, kết cấu các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán tương ứng.