5. Kết cấu của luận văn
2.2.3.Thực trạng hoạt động thanh tra tại chỗ
2.2.3.1. Thực hiện quy trình cuộc thanh tra tại chỗ
Hàng năm vào quý IV, căn cứ vào kế hoạch của Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, trên cơ sở nhân lực của Thanh tra, giám sát Chi nhánh và tình hình hoạt động cụ thể của các TCTD trên địa bàn, Thanh tra, giám sát Chi nhánh xây dựng Kế hoạch thanh tra tại chỗ, kiểm tra thực hiện kiến nghị đối với các TCTD trên địa bàn trong đó có hệ thống QCS cho năm tiếp theo (cứ 2 năm QCS lại được thanh tra toàn diện 1 lần).
Thông thường sau khi tiến hành các cuộc kiểm tra thực hiện kiến nghị, ngay từ quý I, Chi nhánh tiến hành thanh tra các QCS trên địa bàn (trung bình 1 năm thanh tra tại chỗ 35 QCS). Một cuộc thanh tra QCS cũng được tiến hành đầy đủ các bước từ chuẩn bị thanh tra, thực hiện cuộc thanh tra, kết thúc cuộc thanh tra và tổ chức việc theo dõi giám sát sau thanh tra. Tuy nhiên, do đặc điểm tương đồng nên trong từng bước của quy trình thanh tra có sự rút ngắn cho phù hợp.
Trước hết, Chánh thanh tra, cùng các Phó chánh thanh tra căn cứ kết quả giám sát hệ thống QCS để đưa ra những yêu cầu về nội dung thanh tra tại chỗ chung cho hệ thống QCS năm đó, phân loại các QCS theo các căn cứ: quy mô hoạt động, chất lượng hoạt động, mức độ phức tạp của các vi phạm...từ đó dự kiến nhân sự cho các đoàn thanh tra (mỗi đoàn thường có 3 cán bộ, tiến hành thanh tra từ 7- 9 QCS). Sau đó tổ chức họp toàn bộ Thanh tra, giám sát để phân công đoàn cụ thể. Các đoàn căn cứ kế hoạch chung, xây dựng kế hoạch và đề cương thanh tra cho từng QCS được phân công. Giám đốc Chi nhánh ban hành Quyết định thanh tra riêng cho từng QCS. Căn cứ kế hoạch, đề cương đã xây dựng các trưởng đoàn chủ động tiến hành các cuộc thanh tra tại chỗ theo đúng các thủ tục, trình tự quy định của cuộc thanh tra tại chỗ.
Nhờ cải tiến phương pháp làm việc, một cuộc thanh tra tại chỗ toàn diện các hoạt động đối với QCS do đoàn thanh tra 3 người tiến hành trong 5 – 7 ngày làm việc (trước năm 2008 thường phải kéo dài 10 ngày làm việc).
Kết thúc cuộc thanh tra, trên cơ sở báo cáo của từng đoàn viên và chứng từ, tài liệu thu thập qua cuộc thanh tra, trưởng đoàn xây dựng dự thảo báo cáo kết quả thanh tra. Báo cáo kết quả thanh tra chính thức được gửi cho Chánh thanh tra, được trình lên Giám đốc. Nếu có vi phạm phải xử phạt thì Trưởng đoàn thanh tra ra quyết định xử phạt hoặc kiến nghị xử phạt theo thẩm quyền.
Kết thúc cả đợt thanh tra, từng đoàn thanh tra họp đoàn thanh tra để rút kinh nghiệm, hoàn thiện hồ sơ từng cuộc thanh tra, đóng hồ sơ thanh tra và bàn giao cho cán bộ lưu giữ hồ sơ thanh tra. Trưởng các đoàn thanh tra viết báo cáo tổng hợp chung về kết quả đợt thanh tra, gửi Phó chánh phụ trách công tác thanh tra hệ thống QCS tổng hợp thành Báo cáo kết quả thanh tra tại chỗ QCS năm. Trưởng đoàn phối hợp cùng Phó Chánh phụ trách thanh tra QCS có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đối tượng thanh tra thực hiện báo cáo kết quả chấn chỉnh, khắc phục sau thanh tra. Sau khi hoàn thành và có báo cáo tổng hợp kết quả thanh tra tại chỗ hệ thống QCS năm, Chi nhánh tổ chức hội nghị tổng kết rút kinh nghiệm cho hệ thống QCS trên địa bàn.
2.2.3.2. Kết quả thanh tra tại chỗ
Qua hoạt động thanh tra tại chỗ, các đoàn thanh tra phát hiện sai sót tồn tại trên tất cả các mặt hoạt động nghiệp vụ và quản lý, điều hành như công tác bố trí và
phân công cán bộ (còn tình trạng kiêm nhiệm chức năng nhiệm vụ), trình độ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu bằng cấp theo quy định; việc kết nạp thành viên chưa đầy đủ thủ tục; ban hành nghị quyết và quy định, quy chế nội bộ không đúng quy định; chất lượng công tác kiểm soát nội bộ còn yếu; hồ sơ tín dụng không đầy đủ, chưa được lập theo đúng quy định; công tác phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng rủi ro còn nhiều yếu kém; còn tình trạng hạch toán sai tính chất tài khoản, chứng từ chi tiêu chưa được thiết lập chặt chẽ, đầy đủ; công tác an toàn kho quỹ còn nhiều hạn chế...Các sai phạm chính được thống kê qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.5. Tổng hợp kết quả thanh tra tại chỗ hệ thống QCS Hải Dương giai đoạn 2008 -2010
Đơn vị: quỹ
Chỉ tiêu 2008 2009 2010
Số QCS được thanh tra 32 36 34
Tình trạng kiêm nhiệm, thiếu cán bộ 4 3 8
Cán bộ chưa đủ tiêu chuẩn bằng cấp 6 1 12
Tình trạng chưa ban hành đầy đủ các quy chế 15 12 9 Tình trạng ban hành nghị quyết, quy định không phù hợp với quy
định của pháp luật 12 20 7
Chất lượng kiểm soát nội bộ yếu (không bố trí đủ người, chưa thực
hiện theo kế hoạch, nặng về giám sát, chưa phát hiện được thiếu sót... 32 36 34 Thiếu thông tin, chữ ký trên sổ tiết kiệm, và các hợp đồng tín dụng,
hợp đồng bảo đảm tiền vay 30 36 34
Tình trạng thiết lập hồ sơ tín dụng không đầy đủ, không đáp ứng yêu cầu về hình thức (không công chứng, chứng thực), không đăng ký giao dịch bảo đảm theo đúng quy định...
32 36 34
Phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng không đúng quy định 23 10 23 Kiểm soát sau vay chưa thường xuyên, không đảm bảo về chất lượng
và số lượng 32 36 34
Vấn đề an toàn kho quỹ chưa đảm bảo 29 32 27 Công tác hạch toán, kế toàn còn sai tính chất tài khoản, chứng từ
không hợp lệ, hợp pháp, chưa đầy đủ theo quy định 27 36 30
Nguồn: Báo cáo NHNNVN – Chi nhánh Hải Dương
Từ số liệu thống kê trên có thể rút ra nhận xét sau:
Thứ nhất: Những tồn tại, sai sót của QCS chủ yếu là những lỗi nghiệp vụ, không do cố ý mà phần lớn do nhận thức hạn chế, trình độ nghiệp vụ yếu kém, chưa có đủ khả năng nắm bắt, cập nhật văn bản chế độ
Thứ hai: Một số sai phạm có tính chất lặp lại và phổ biến của hệ thống QCS như việc không đăng ký giao dịch bảo đảm theo quy định, công tác an toàn kho quỹ chưa đảm bảo (vận chuyển tiền bằng xe máy; chưa có kho; kho không đảm bảo), chứng từ kế toán chưa đầy đủ theo quy định...xuất phát từ đặc thù hoạt động trong khu vực nông thôn, kỷ luật thị trường trong việc mua bán, trao đổi hàng hóa chưa cao; khả năng tài chính và điều kiện cơ sở vật chất chưa cho phép hoặc do những quy định của pháp luật trong đăng ký giao dịch bảo đảm còn chưa phù hợp...
Tuy nhiên một số sai phạm có tính chất phức tạp, nghiêm trọng cũng đã bị phát hiện qua công tác thanh tra tại chỗ: đó là những sai phạm về phân loại nợ và sử dụng dự phòng, cho vay không đủ điều kiện vay vốn, không tuân thủ quy trình cho vay, vi phạm các tỷ lệ giới hạn an toàn, những sai phạm trong chi tiêu nội bộ... cụ thể như sau:
Năm 2008: đã phát hiện 23 QCS thực hiện phân loại nợ không đúng trong đó có 6 quỹ nếu phân loại nợ đúng quy định thì có tỷ lệ nợ xấu rất cao, vượt mức 3% (02 quỹ 4,8%, 03 quỹ từ trên 5% đến 9%, cá biệt có 01 quỹ trên 20%); tiến hành phạt vi phạm hành chính 7 QCS (03 quỹ phạt tiền và 04 quỹ phạt cảnh cáo)
Năm 2009: 06 quỹ vi phạm tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu; 03 quỹ phân loại nợ không đúng và có tỷ lệ nợ xấu thực tế >3%; phạt vi phạm hành chính 05 quỹ (03 quỹ phạt tiền và 02 quỹ phạt cảnh cáo).
Năm 2010: 02 quỹ không thực hiện kiến nghị của Đoàn thanh tra trước, cho vay vượt 15% vốn tự có, 02 phí nhân viên, công tác phí, chi khen thưởng vượt nghị quyết đại hội hoặc chưa thông qua đại hội, 07 quỹ vi phạm các tỷ lệ giới hạn an toàn...; phạt vi phạm hành chính 4 quỹ (phạt tiền 03 quỹ và phạt cảnh cáo 01 quỹ).
Các quỹ bị phạt vi phạm hành chính là những đơn vị có sai phạm nghiêm trọng, tái phạm hoặc cố tình vi phạm.
2.2.2.3. Kết quả chấn chỉnh hoạt động sau thanh tra
Sau mỗi đợt thanh tra, hồ sơ thanh tra tại chỗ được bàn giao cho Phó Chánh thanh tra phụ trách khối quỹ tín dụng để theo dõi các đơn vị trong việc chấn chỉnh sau thanh tra. Các báo cáo chấn chỉnh khắc phục sẽ được các đối tượng thanh tra
gửi về Thanh tra, giám sát hàng tháng cho đến khi sửa chữa xong. Các báo cáo trên được lưu cùng hồ sơ thanh tra.
Hàng năm vào quý IV hoặc tháng đầu của quý I năm sau, Thanh tra, giám sát sẽ lựa chọn 1/3 trong số các quỹ đã thanh tra tại chỗ trong năm để tiến hành kiểm tra việc thực hiện kiến nghị. Các cuộc kiểm tra kiến nghị vừa để đánh giá việc chấn chỉnh khắc phục của đối tượng thanh tra, vừa là khâu kiểm tra chéo giữa các đoàn thanh tra để nắm bắt những phản hồi của các QCS về đoàn thanh tra, về cơ chế chính sách và những khó khăn, vướng mắc của quỹ trong việc thực hiện những quy định của pháp luật.