2.1. Giới thiệu về công ty cổ phẩn ôtô trường hải và chi nhánh công ty ôtô
2.1.2.2. Nhiệm vụ của ôtô Trường Hải – Chi nhánhĐà Nẵng
Với các chức năng đó, THACO – Đà Nẵng với tư cách là một đơn vị kinh doanh độc lập trong Tổng cơng ty Hố Chất Việt Nam, trước hết nó phải thực hiện các chỉ tiêu hàng năm của mình chủ yếu là các nhiệm vụ:
1. Sản xuất các sản phẩm và tiến hành phân phối trên thị trường đáp ứng nhu cầu khách hàng.
2. Nghiên cứu, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, phát triển các nhu cầu và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu đó.
3. Tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo lợi ích khách hàng, bảo toàn và mở rộng nguồn vốn kinh doanh, đóng góp vào lợi ích cơng cộng.
4. Thực hiện phân phối cho nguồn lao động kết hợp với công tác tái đầu tư vào nhà xưởng máy móc, đào tạo nguồn nhân lực..
5. Tiến hành nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất vì lợi ích kinh tế xã hội, mở rộng liên doanh, liên kết với nước ngoài nhằm nâng cao năng lực, học tập kinh nghiệm sản xuất cũng như quản lý của nước ngoài.
Ngoài mục tiêu cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm, địi hỏi cơng ty quan tâm nhiều hơn nữa đến cơng tác chăm sóc khách hàng, dịch vụ sau bán và đào tạo một đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động và hiểu được tâm lý khách hàng… Đó là một trong những nhiệm vụ khó khăn, thách thức doanh nghiệp trong thời kỳ phát triển, cạnh tranh ngày nay.
2.1.3. Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần ô tô Trường Hải – Chi nhánh Đà Nẵng.
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức. (Nguồn:Phịng nhân sự cơng ty Trường Hải – Đà Nẵng)
Phó giám đốc Kế tốn tổng hợp Kế tốn quản trị Kế tốn tiền mặt Thủ quỹ Kế tốn lương Kế tốn hàng Kế tốn vật tư phụ tùng Trưởng phịng kế tốn – tài chính Kinh doanh xe ben Kinh doanh xe tải Kinh doanh xe bus Kinh doanh xe du lịch Cố vấn dịch vụ Sửa chữa Sửa chữa lưu động Thủ kho Cấp phát Cung ứng Bán lẻ Trưởng phịng hành chính - nhân sự Trưởng phịng dịch vụ, sửa chữa Phó phịng nhân sự Tổ điện Bảo vệ Tạp vụ Lái xe Kế tốn giá thành Giám đốc Chi nhánh- Đà nẵng
2.1.3.2. Nhiệm vụ của từng bộ phận.
Qua sơ đồ tổ chức chi nhánh Đà Nẵng thểhiện:
- Đứng đầu chi nhánh là Giám Đốc chi nhánh Đà Nẵng, người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của chi nhánh.
- Dưới Giám Đốc có một phó giám đốc và 3 trưởng phịng tương ứng với các phòng ban, chịu trách nhiệm trước giám đốc. Trong mỗi phịng có các nhân viên đảm nhận những cơng việc thuộc phịngđó cụ thể như sau:
a. Phịng nhân sự phịng kinh doanh Phòng kinh doanh là bộ phận tác động trực tiếp đến củng cố và mở rộng thị trường tiêu thụ ơ tơ của chi nhánh. Nhân viên kinh doanh có trình độ, năng động, hoạt động chuyên nghiệp sẽ là lợi thế của chi nhánh, giúp chi nhánh không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm
b. Phịng hành chính - nhân sự: + Cơng tác hành chính:
Giao dịch tiếp khách đối nội, đối ngoại, phục vụ các buổi làm việc, các buổi họp, hội nghị.
- Văn thư lưu trữ: tiếp nhận phân phối và lưu trữ các văn bản đi, đến Phô tô, di chuyển cơng văn tài liệu trong và ngồi cơng ty.
- Quản lý sử dụng con dấu theo quy định của Pháp luật. - Quản lý hệ thống văn phòng nhà cửa sạch, gọn gàng. - Đảm nhận việc cung cấp văn phòng phẩm.
- Quản lý điều độ xe, máy văn phịng. Sắp xếp bố trí xe ơ tơ phục vụ lãnh đạo và cán bộ cùng nhân viên đi công tác.
+ Công tác tổ chức lao động tiền lương :
Bám sát công việc sản xuất để quản lý, sắp xếp, sử dụng lao động cho hợp lý. Nghiên cứu, đề xuất, tổ chức soạn thảo các chủ trương, chương trình, Điều lệ, Nội quy, Thoả ước lao động tập thể.Chuẩn bị, lưu trữ, soạn thảo tài liệu hội đồng quản trị.Theo dõi và thực hiện việc tuyển dụng lao động, ký kết hợp đồng lao động. Theo dõi thực hiện chếđộ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.Xây dựng đơn giá, lên phương án, theo dõi và lập bảng lương hàng tháng theo quy định của công ty.Xây dựng chiến lược nguồn nhân sự cho công ty theo kếhoạch sản xuất kinh doanh
Tham mưu cho Giám Đốc trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ cơng nhân viên.Kết hợp với cơng đồn công ty xem xét lựa chọn những
cá nhân có thành tích xuất sắc trong lao động sản xuất, có sáng kiến mang lại lợi ích cho đơn vị đề nghị Công ty khen thưởng hoặc báo cáo lên cấp trên xét khen thưởng
c. Phịng kế tốn - Tài chính
Chức năng : Thu thập và xử lý thông tin, số liệu theo đối tượng và nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực và chế độ kế tốn.Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản.Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn, tham mưu đề xuất các giảI pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị.
Nhiệm vụ : Kế tốn thanh tốn: xử lý tồn bộ các thơng tin, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong q trình thanh tốn cơng nợ, tiền mặt, tiền gửi bao gồm các quan hệ khách hàng, ngân hàng, cấp trên và đơn vị trực thuộc.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Xử lý tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tính và trả lương cho người lao động, các khồn trích theo lương
Kế tốn vật tư, cơng cụ dụng cụ và tài sản cố định: Xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quá trình nhập xuất vật tư, sử dụng và bảo quản cơng cụ dụng cụ, theo dõi và trích khấu hao các tài sản cố định
Kế toán chi phí và giá thành : Tập hợp các thơng tin liên quan để lên giá thành sản phẩm
Kế toán tổng hợp : thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thơng tin về hoạt kinh tế, tài chính của đơn vị
Ngồi ra: Phịng tài chính kế tốn cịn có chức năng kế tốn quản trị, phân tích phục vụ cho quá trình để đề xuất các phương án về tài chính phục vụ cho q trình sản xuất kinh doanh, theo dõi để sửdụng các nguồn vốn có hiệu quả.
d. Phòng Dịch vụ - phụ tùng + Trưởng phòng phụ tùng
Điều hành chung hoạt động bộ máy phụ tùng Chi Nhánh Miền Trung. Phát triển hệ thống bán hàng
Nhiệm vụ: Kiểm tra các báo cáo hàng ngày và phân tích. Lập các báo cáo tổng hợp kinh doanh bộ phận hàng tháng. Lập kế hoạch đặt hàng tại kho. Phát triển các kênh bán hàng tại khu vực miền trung. Giải quyết các vướng mắc về phụ tùng. Hỗ trợ Đại lý phát triển phụ tùng
+ Kinh doanh phụ tùng
Bộ phận bán hàng đại lý, cửa hàng
- Chức năng: Kinh doanh phụ tùng . Giao dịch Đại lý, Chi nhánh đặt hàng - Nhiệm vụ: Kiểm soát, xử lý các đơn đặt hàng từ các chi nhánh, đại lý. Tìm kiếm các nguồn cung cấp phụ tùng ổn định, giá cả hợp lý, uy tín. Bán hàng trực tiếp tại cửa hàng, đại lý. Giao hàng đi các chi nhánh, đại lý.
Bộ phận phát triển hệ thống
- Chức năng: Phát triển các kênh bán hàng
- Nhiệm vụ: Phát triển các kênh bán hàng tại khu vực Miền Bắc. Mở rộng hệ thống bán hàng. Tìm kiếm các cửa hàng có khả năng để hợp tác bán phụ tùng.
+ Nhân viên cấp phát
- Chức năng: Cấp phát hàng hoá, nhập kho hàng hoá
- Nhiệm vụ: Cấp phát phụ tùng theo phiếu xuất kho. Quản lý sắp xếp phụ tùng tồn kho theo đúng vị trí, ngăn nắp. Bảo quản hàng hố tồn kho trong tình trạng tốt nhất. Chịu trách nhiệm số lượng hàng tồn kho. Hỗ trợ đóng gói hàng gửi đi các nơi.
+ Nhân viên cung ứng vật tư, phụ tùng - Chức năng: Cungứng vật tư, phụ tùng
- Nhiệm vụ: Mua các vật tư phụ tùng phát sinh lẻ, mua dự trữ đểphục vụ sản xuất
.Gia cơng ngồi các vật tư, phụ tùng xưởng yêu cầu hỗ trợ giao hàng đi các Chi nhánh, ĐL đến các Cty vận chuyển hàng hoá.
+ Cố vấn dịch vụ
- Chức năng: Tư vấn dịch vụ cho khách hàng đến mua xe hoặc sửa chữa, bảo dưỡng
- Nhiệm vụ: Tư vấn dịch vụ bảo dưỡng, sữa chữa cho khách hàng. Xem xét tình trạng xe của khách hàng để tư vấn cho khách cách sửa chữa, bảo dưỡng tốt nhất.
+ Sửa chữa, tân trang
- Chức năng: Sửa chữa, thay thế các bộphận hư hỏng của xe
- Nhiệm vụ: Thay thế, sửa chữa các bộ phận của xe bị hư hỏng hoặc cần bảo dưỡng.
2.2. TÌNH HÌNH CHUNG VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦACÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ TRƯỜNG HẢI – CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG. CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ TRƯỜNG HẢI – CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG.
2.2.1. Tình hình chung của công ty.2.2.1.1. Nguồn nhân lực 2.2.1.1. Nguồn nhân lực
Với đặc điểm Công ty cổ phần ô tô Trường Hải là một doanh nghiệp thương mại dịch vụ, hoạt động trong nền kinh tế ln có sự biến động với sự cạnh tranh để tồn tại.
Do đó Cơng ty ln chú trọng đến nguồn nhân lực. Cơng ty đã có các chính sách như:
+ Cử cán bộ nhân viên đi học bồi dưỡng thêm trình độ nghiệp vụ chun mơn. + Đào tạo nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ cơng nhân viên.
+Tuyển dụng thêm những lao động có trình độ phù hợp với ngành nghề kinh doanh của Công ty.
Bảng 2.1: Cơ cấu nguồn nhân lực công ty
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Tổng số lao động 133 100 138 100 146 100 Lao dộng trực tiếp 92 69.17 94 68.12 96 65.75
Lao động gián tiếp 41 30.83 44 31.88 50 34.25
Trình độ Đại học 82 61.65 90 65.22 95 65.07 Cao đẳng 27 20.30 30 21.74 37 25.34 Trung cấp 24 18.05 18 13.04 14 9.59 Giới tính Nam 90 67.67 94 68.12 100 68.49 Nữ 43 32.33 44 31.88 46 31.51 (Nguồn: Phòng Nhân Sự) Nhận xét:
Trong thời gian gần đây, công ty đã quan tâm hơn nhiều đến chất lượng của đội ngũ nhân viên: số lượng lao động, bậc thợ ngày càng có tay nghề cao, trình độ đại học ngày càng tăng.
Nguồn nhân lực có ảnh hưởng quyết định đến sự phát triển của chi nhánh cũng như của công ty, đặc biệt là năng lực và kinh nghiệm của cán bộ chủ chốt cũng như sự phù hợp về cơ cấu giới tính, trình độ học vấn. Do đặc thù kinh doanh của chi nhánh nên cơ cấu giới tính thể hiện rõ sự chênh lệch giữa nam và nữ. Nam chiếm tỷ lệ rất lớn: 67.67% năm 2014, 68.12% năm 2015, 68.49% năm 2016. Tỷ lệ trình độ Đại Học tăng lên qua các năm: 61.65% năm 2014, 65.22% năm 2015, 65.07% năm 2016. Điều này cho thấy chi nhánh luôn chú trọng nâng cao trình độ cơng nhân viên. Đây là chính sách đúng đắn nhất là trong mơi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay càng cần những con người thật sự có năng lực, ln năng động phù hợp với mơi trường ln biến động hiện nay.
Tỷ lệ trình độ cao đẳng của lao động cũng thì có phần giảm nhẹ qua các năm 2014 – 2016 ,nhưng tỷ lệ này vẫn luôn chiếm tỷ trọng khá cao: 20.3% năm 2014, 21.74% năm 2015, 25.34% năm 2016. Tỷ lệ trung cấp học nghề có xu hướng giảm mạnh qua các năm: từ 18.05% năm 2014, 13.04% năm 2015, còn 9.59% năm 2016. Như vậy trình độ cán bộ cơng nhân viên của chi nhánh tăng lên qua các năm. Chi nhánh có đội ngũ cán bộ trẻ, có trình độ và kinh nghiệm, năng động và am hiểu thị trường, đội ngũ kỹ thuật viên và công nhân lành nghề, ham học hỏi và trung thực, đội ngũ nhân viên bán hàng trẻ, nhanh nhẹn, có kỹnăng giao tiếp tốt.
Ngoài ra số lượng lao động của chi nhánh cũng tăng lên qua các năm: 133 người năm 2014, 138 người năm 2015, 146 người năm 2016. Hàng năm công ty vẫn tuyển thêm lao động, năm 2016 tuyển 8 người là do năm này lượng tiêu thụ xe tăng lên nhanh nên phải tuyển thêm nhiêu lao động để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bằng chế độ đãi ngộ xứng đáng, thu hút người tài từ khi họ còn ngồi trên ghế nhà trường và cử những kỹ sư, công nhân đi đào tạo tại nước ngồi, đến nay chi nhánh đã có một đội ngũ cơng nhân viên hùng mạnh, đủ sức gánh vác những yêu cầu của thời đại trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
Điểm đặc biệt ở công ty, là từ lãnh đạo đến nhân viên ln đồn kết, gắn bó và u thương nhau. Họ cùng ăn những khẩu phần ăn giống nhau, cùng sinh họat làm việc và tiền thưởng cũng được chia từ lợi nhuận hàng năm, chi nhánh cũng thường
xuyên tổ chức giao lưu văn nghệ, thi đấu thể thao giữa các phịng ban, cơng nhân viên trong chi nhánh. Nhờ đó mỗi cơng nhân viên của cơng ty đều coi công ty như là gia đình thật sự của mình và họ cũng là những người quảng bá trực tiếp cho thương hiệu của Trường Hải đến bạn bè, người thân khi họ có nhu cầu mua xe. Kết quả của việc coi trọng yếu tố con người đã góp phần lớn trong sự thành cơng của chi nhánh và công ty như sản lượng tiêu thụ không ngừng tăng lên qua các năm, thị trường không ngừng được mở rộng nhờ đó lợi nhuận khơng ngừng tăng lên.
2.1.1.2. Cơ sở vật chất - kỹ thuật.
Nhìn chung cơ sở vật chất hiện tại là tương đối có thể đáp ứng được đầy đủ nhu cầu hoạt động của công ty. So với các cơng ty của các hãng xe khác có mặt trên thị trường Đà Nẵng thì Cơng ty cổ phần ơ tơ Trường Hải Đà Nẵng có cơ sở hạ tầng tương đối rộng rãi hơn cho hoạt động kinh doanh.
Mặt bằng sử dụng cho mục đích kinh doanh đại lý xe Trường Hải sử dụng 1 mặt bằng tại số 356 Tôn Đức Thắng Tp. Đà nẵng với diện tích đất là 2.200m2 .Vị trí mặt bằng này có 02 mặt tiền. Trong đó :
Bao gồm 3 tầng nổi & 1 tầng hầm được có tổng diện tích sử dụng hơn 9.000m2
✓ 3 tầng nổi diện tích khoảng 2300 m² có thể trưng bày tối thiểu được 20 xe ✓ 01 xưởng dịch vụ diện tích 750 m², phịng chờ rộng được trang bị máy lạnh,
tivi.
✓ 01 cửa hàng phụ tùng diện tích 50 m2, sân đổ xe 250 m2, văn phòng làm
việc 200 m2, kho phụ tùng 100 m2. - Văn phịng làm việc gồm có:
+ 01 phịng giám đốc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như máy tính nối mạng, điện thoại và các dụng cụ cần thiết khác đảm bảo mơi trường làm việc hiệu quả.
+ 01 phịng dành cho các chuyên viên kinh doanh, thiết kế. + 01 phịng kế tốn, tài chính.
+ 01 phịng họp cho cán bộ cơng nhân viên hàng tuần, được trang bị một cách tiện nghi và sang trọng.
+ 03 phòng kinh doanh, được trang bị 30 điện thoại bàn và các dụng cụ cần thiết khác.
+ 03 phịng đón tiếp khách được trang bị các thiết bị như máy đếm tiền, điều hoà và bàn ghế sang trọng, đảm bảo việc đón tiếp khách hàng của cơng ty.
- Tất cả các phòng này đều được đầu tư các trang thiết bị đầy đủ như máy tính nối Internet, máy lạnh, điện thoại và các dụngcụ cần thiết khác.
Ngồi ra cơng ty trang bị đầy đủ các thiết bị, dụng cụ cần thiết để cán bộ công nhân viên thực hiện cơng việc của mình. Các trang thiết bị của cơng ty cũng phục vụ tốt khách hàng trong quá trình mua xe cũng như bảo hành, sữa chữa.
2.2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Bảng 2.2: Bảng cân đối kế toán (ĐVT: đồng)
CHỈ TIÊU 2014 2015 2016 Chênh lệch 2015/2014 Chênh lệch 2016/2015
Giá trị Tỉ trọng (%) Giá trị Tỉ trọng (%) Giá trị Tỉ trọng (%) Giá trị Tỉ trọng (%) Giá trị Tỉ trọng (%) I. TÀI SẢN