2.1. Giới thiệu về công ty cổ phẩn ôtô trường hải và chi nhánh công ty ôtô
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức (Nguồn:Phòng nhân sự công ty Trường Hải – Đà Nẵng)
Phó giám đốc Kế toán tổng hợp Kế toán quản trị Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán lương Kế toán hàng Kế toán vật tư phụ tùng Trưởng phòng kế toán – tài chính Kinh doanh xe ben Kinh doanh xe tải Kinh doanh xe bus Kinh doanh xe du lịch Cố vấn dịch vụ Sửa chữa Sửa chữa lưu động Thủ kho Cấp phát Cung ứng Bán lẻ Trưởng phòng hành chính - nhân sự Trưởng phòng dịch vụ, sửa chữa Phó phòng nhân sự Tổ điện Bảo vệ Tạp vụ Lái xe Kế toán giá thành Giám đốc Chi nhánh- Đà nẵng
2.1.3.2. Nhiệm vụ của từng bộ phận.
Qua sơ đồ tổ chức chi nhánh Đà Nẵng thểhiện:
- Đứng đầu chi nhánh là Giám Đốc chi nhánh Đà Nẵng, người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của chi nhánh.
- Dưới Giám Đốc có một phó giám đốc và 3 trưởng phòng tương ứng với các phòng ban, chịu trách nhiệm trước giám đốc. Trong mỗi phòng có các nhân viên đảm nhận những công việc thuộc phòngđó cụ thể như sau:
a. Phòng nhân sự phòng kinh doanh Phòng kinh doanh là bộ phận tác động trực tiếp đến củng cố và mở rộng thị trường tiêu thụ ô tô của chi nhánh. Nhân viên kinh doanh có trình độ, năng động, hoạt động chuyên nghiệp sẽ là lợi thế của chi nhánh, giúp chi nhánh không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm
b. Phòng hành chính - nhân sự: + Công tác hành chính:
Giao dịch tiếp khách đối nội, đối ngoại, phục vụ các buổi làm việc, các buổi họp, hội nghị.
- Văn thư lưu trữ: tiếp nhận phân phối và lưu trữ các văn bản đi, đến Phô tô, di chuyển công văn tài liệu trong và ngoài công ty.
- Quản lý sử dụng con dấu theo quy định của Pháp luật. - Quản lý hệ thống văn phòng nhà cửa sạch, gọn gàng. - Đảm nhận việc cung cấp văn phòng phẩm.
- Quản lý điều độ xe, máy văn phòng. Sắp xếp bố trí xe ô tô phục vụ lãnh đạo và cán bộ cùng nhân viên đi công tác.
+ Công tác tổ chức lao động tiền lương :
Bám sát công việc sản xuất để quản lý, sắp xếp, sử dụng lao động cho hợp lý. Nghiên cứu, đề xuất, tổ chức soạn thảo các chủ trương, chương trình, Điều lệ, Nội quy, Thoả ước lao động tập thể.Chuẩn bị, lưu trữ, soạn thảo tài liệu hội đồng quản trị.Theo dõi và thực hiện việc tuyển dụng lao động, ký kết hợp đồng lao động. Theo dõi thực hiện chếđộ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.Xây dựng đơn giá, lên phương án, theo dõi và lập bảng lương hàng tháng theo quy định của công ty.Xây dựng chiến lược nguồn nhân sự cho công ty theo kếhoạch sản xuất kinh doanh
Tham mưu cho Giám Đốc trong công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên.Kết hợp với công đoàn công ty xem xét lựa chọn những
cá nhân có thành tích xuất sắc trong lao động sản xuất, có sáng kiến mang lại lợi ích cho đơn vị đề nghị Công ty khen thưởng hoặc báo cáo lên cấp trên xét khen thưởng
c. Phòng kế toán - Tài chính
Chức năng : Thu thập và xử lý thông tin, số liệu theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản.Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giảI pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị.
Nhiệm vụ : Kế toán thanh toán: xử lý toàn bộ các thông tin, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thanh toán công nợ, tiền mặt, tiền gửi bao gồm các quan hệ khách hàng, ngân hàng, cấp trên và đơn vị trực thuộc.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tính và trả lương cho người lao động, các khoàn trích theo lương
Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ và tài sản cố định: Xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quá trình nhập xuất vật tư, sử dụng và bảo quản công cụ dụng cụ, theo dõi và trích khấu hao các tài sản cố định
Kế toán chi phí và giá thành : Tập hợp các thông tin liên quan để lên giá thành sản phẩm
Kế toán tổng hợp : thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin về hoạt kinh tế, tài chính của đơn vị
Ngoài ra: Phòng tài chính kế toán còn có chức năng kế toán quản trị, phân tích phục vụ cho quá trình để đề xuất các phương án về tài chính phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, theo dõi để sửdụng các nguồn vốn có hiệu quả.
d. Phòng Dịch vụ - phụ tùng + Trưởng phòng phụ tùng
Điều hành chung hoạt động bộ máy phụ tùng Chi Nhánh Miền Trung. Phát triển hệ thống bán hàng
Nhiệm vụ: Kiểm tra các báo cáo hàng ngày và phân tích. Lập các báo cáo tổng hợp kinh doanh bộ phận hàng tháng. Lập kế hoạch đặt hàng tại kho. Phát triển các kênh bán hàng tại khu vực miền trung. Giải quyết các vướng mắc về phụ tùng. Hỗ trợ Đại lý phát triển phụ tùng
+ Kinh doanh phụ tùng
Bộ phận bán hàng đại lý, cửa hàng
- Chức năng: Kinh doanh phụ tùng . Giao dịch Đại lý, Chi nhánh đặt hàng - Nhiệm vụ: Kiểm soát, xử lý các đơn đặt hàng từ các chi nhánh, đại lý. Tìm kiếm các nguồn cung cấp phụ tùng ổn định, giá cả hợp lý, uy tín. Bán hàng trực tiếp tại cửa hàng, đại lý. Giao hàng đi các chi nhánh, đại lý.
Bộ phận phát triển hệ thống
- Chức năng: Phát triển các kênh bán hàng
- Nhiệm vụ: Phát triển các kênh bán hàng tại khu vực Miền Bắc. Mở rộng hệ thống bán hàng. Tìm kiếm các cửa hàng có khả năng để hợp tác bán phụ tùng.
+ Nhân viên cấp phát
- Chức năng: Cấp phát hàng hoá, nhập kho hàng hoá
- Nhiệm vụ: Cấp phát phụ tùng theo phiếu xuất kho. Quản lý sắp xếp phụ tùng tồn kho theo đúng vị trí, ngăn nắp. Bảo quản hàng hoá tồn kho trong tình trạng tốt nhất. Chịu trách nhiệm số lượng hàng tồn kho. Hỗ trợ đóng gói hàng gửi đi các nơi.
+ Nhân viên cung ứng vật tư, phụ tùng - Chức năng: Cungứng vật tư, phụ tùng
- Nhiệm vụ: Mua các vật tư phụ tùng phát sinh lẻ, mua dự trữ đểphục vụ sản xuất
.Gia công ngoài các vật tư, phụ tùng xưởng yêu cầu hỗ trợ giao hàng đi các Chi nhánh, ĐL đến các Cty vận chuyển hàng hoá.
+ Cố vấn dịch vụ
- Chức năng: Tư vấn dịch vụ cho khách hàng đến mua xe hoặc sửa chữa, bảo dưỡng
- Nhiệm vụ: Tư vấn dịch vụ bảo dưỡng, sữa chữa cho khách hàng. Xem xét tình trạng xe của khách hàng để tư vấn cho khách cách sửa chữa, bảo dưỡng tốt nhất.
+ Sửa chữa, tân trang
- Chức năng: Sửa chữa, thay thế các bộphận hư hỏng của xe
- Nhiệm vụ: Thay thế, sửa chữa các bộ phận của xe bị hư hỏng hoặc cần bảo dưỡng.
2.2. TÌNH HÌNH CHUNG VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦACÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ TRƯỜNG HẢI – CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG.