Giao diện 2.8: Giao diện nhập liệu bán hàng (Giá vốn) (Giá vốn)
Sổ sách kế toán
Sổ chi tiết (TK 152, TK 621…) Sổ cái mẫu S03b- DN
Công ty sử dụng sổ nhật ký chung làm sổ kế tốn tổng hợp do đó khi kế tốn hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng thì phần mềm kế tốn tự động hạch toán lên sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế đó.
Ví dụ:
Đối với TK 621
Đối với sổ chi tiết TK
Vào phần mềm: chọn “Báo cáo” Chọn “Sổ chi tiết tài khoản” nhập kỳ báo cáo “Kỳ báo cáo quý III”
TK 621
Ta sẽ có giao diện của sổ chi tiết TK 621 (Phụ lục 8)
Đối với sổ cái TK
Vào phần mềm: chọn “Báo cáo” Chọn “Sổ cái” nhập kỳ báo cáo “Kỳ báo cáo quý III”
TK 621
Trích sổ cái TK 621 (Phụ lục- 9A)
Đối với TK 152
Tương tự: vào phần mềm: chọn “Báo cáo” Chọn “Sổ chi tiết tài khoản” nhập kỳ báo cáo “Kỳ báo cáo quý III”
TK 152
Ta sẽ có giao diện của sổ chi tiết TK 152 (Phụ lục 10)
Đối với sổ cái TK
Vào phần mềm: chọn “Báo cáo” Chọn “Sổ cái” nhập kỳ báo cáo “Kỳ báo cáo quý III”
TK 1521
Trích sổ cái TK 1521 (Phụ lục- 11)
Vào phần mềm: chọn “Báo cáo” Chọn “Sổ cái” nhập kỳ báo cáo “Kỳ báo cáo quý III”
TK 1522
Trích sổ cái TK 1522 (Phụ lục-12)
2.2.5 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu
Cơng ty TNHH cơ khí Chung Sơn tiến hành kiểm kê từng kho vật liệu nhà máy xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho công ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời.
Nguyên vật liệu của cơng ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài. Vì vậy cơng ty cần tiến hành kiểm kê định kỳ. Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho ở cuối mỗi năm, ở mỗi kho được lập một ban kiểm kê bao gồm:
1 phó giám đốc 1 kế toán
1 kỹ thuật 1 thủ kho
Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt do các nguyên nhân, thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cân đo đong đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào” biên bản kiểm kê”. khi biên bản kiểm kê được gửi lên phòng kế tốn, kế tốn tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại.
Chênh lệch thừa thiếu= số liệu tồn kho kiểm kê- số liệu tồn kho sổ sách Sau đó kế tốn tính giá trị chênh lệch cho từng loại trước khi lập báo cáo
Ví dụ 2.6: Ngày 31/12/2019 thực hiện kiểm kê kho nguyên vật liệu ban kiểm kê bao gồm:
Nguyễn Trung Kiên (Phó giám đốc- trưởng ban) Ngơ Bích Nguyệt (Phịng tài chính- kế tốn- ủy ban) Lê Thị Thủy (Thủ kho- ủy ban)
(Biên bản kiểm kê- Phụ lục 13)
Ngày 31/12/2019 ban kiểm kê tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu, kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số lượng thực tế và số lượng được ghi trong sổ chi tiết sau kiểm kê có 05 mặt hàng cịn tồn, số lượng tồn trùng khớp với số trong sổ, sau đó kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng và giá trị sử dụng vẫn đạt 100%. Kế toán thực hiện ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Biên bản được lập thành 03 bản 1 bản giao cho phịng kế tốn, 1 bản giao cho phòng kinh doanh và 1 bản đưa cho thủ kho giữ.
2.2.6 Kế tốn dự phịng giảm giá nguyên vật liệu
Qua thời gian thực tập tại cơng ty TNHH cơ khí Chung Sơn nhận thấy doanh nghiệp khơng đánh giá dự phịng giảm giá ngun vật liệu.
Hàng hóa của cơng ty được thực hiện theo cơng trình và sản xuất cụ thể, cũng nhờ có nhiều năm kinh nghiệm cũng như áp dụng khoa học kỹ thuật cao nên tránh được tình trạng thời gian thi cơng hay sản xuất bị kéo dài, tránh được tình trạng hàng hóa bị giảm giá cũng như ít bị biến động bởi giá thị trường.Nên cơng ty khơng trích lập dự phịng giảm giá NVL.
2.3 Đánh giá công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH cơ khí Chung Sơn
2.3.1 Ưu điểm
2.3.1.1 Về tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty
Thứ nhất, về bộ máy kế tốn:
Nhìn chung, bộ máy kế tốn tại cơng ty được tổ chức khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của cơng ty
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung: tồn bộ cơng tác kế tốn tập trung tại phịng kế tốn. Chứng từ sau khi được các phòng thu thập, kiểm tra và gửi về phịng kế tốn kiểm tra lại tính chính xác hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tổng hợp ghi vào sổ kế tốn. Mơ hình này phù hợp với quy mô của công ty TNHH cơ khí Chung Sơn, đảm bảo quản lý tập tring và thống nhất cơng tác kế tốn, dễ phân cơng, kiểm tra, đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời , chính xác.
Bộ máy kế tốn của cơng ty tương đối gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Cán bộ kế tốn được phân cơng, phân nhiệm rõ ràng nên sự chun mơn hóa cao, đảm bảo các phần hành chính xác và khả năng cung cấp thơng tin trung thực, hợp lý, kịp thời.
Thứ hai, về hình thức kế tốn:
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn máy trên phần mềm MISA và lựa chọn hình thức ghi sổ nhật ký chung, đây là hình thức phù hợp với đặc điểm của cơng ty: phần mềm kế tốn MISA giúp giảm nhẹ khối lượng công việc, đưa ra sổ sách nhanh chóng, chính xác. Cơng ty đã thực hiện đúng hình thức ghi sổ nhật ký chung và áp dụng công nghệ thông tin vào trong cơng tác kế tốn giúp cho bộ phận quản lý vật tư, quản lý được về cả số lượng giá trị vật tư nhập- xuất- tồn được theo dõi một cách thường xun và chính xác.
Từ đó biết được tiến độ sản xuất, cơng trình để đưa nhằm đưa ra những giải pháp kịp thời. không chỉ giúp cho công tác đáp ứng đúng tiến độ yêu cầu mà cịn giúp rất nhiều trong việc tìm ra giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm. Việc kiểm tra thường xuyên chứng từ gốc và số liệu trên sổ kế toán đã giúp cho kế tốn phát hiện những sai sót để có hướng giải quyết kịp thời
Thứ ba, về tổ chức hệ thống chứng từ:
Việc sắp xếp chứng từ tại công ty khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản chứng từ. Cơng ty có tủ bảo quản chứng từ, chứng từ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học, hợp lý, các chứng từ ở cùng một nghiệp vụ hay liên quan đến nhau được cất thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh.
Thứ tư, về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản công ty phù hợp với đặc điểm của công ty phản ánh khá đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cơng ty. Ngồi ra các tài khoản theo quy định thì cơng ty mở các tài khoản chi tiết, thuận tiện cho việc quản lý.
Thứ năm, về phương pháp hạch tốn:
Cơng ty đã vận dụng được cách hạch tốn phù hợp với thực tế tại cơng ty cũng như cách hạch toán phù hợp trong doanh nghiệp; theo dõi chi tiết tình hình
nhập- xuất- tồn của các NVL đồng thời theo dõi chặt chẽ tình hình thanh tốn với nhà cung cấp. Nhằm thuận tiện cho công tác quản lý
2.3.1.2 Về cơng tác kế tốn ngun vật liệu
Thứ nhất, về công tác quản lý nguyên vật liêu:
Đối với khâu thu mua: mặc dù yêu cầu về nguyên vật liệu của công ty tương đối phức tạp, đa dạng, phong phú về quy cách phẩm chất nhưng luôn được công ty đáp ứng kịp thời đảm bảo cho quá trình SXKD diễn ra thường xuyên liên tục. Làm được điều này phần lớn là do công ty hoạt động nhiều năm trên thị trường có nhiều nhà cung cấp truyền thống
Với khâu sử dụng: thực tế việc sử dụng NVL tại công ty được quản lý khá chặt chẽ. Phịng kế tốn vật tư của công ty đã xây dựng định mức vật tư cho từng cơng trình cụ thể. Khâu xuất kho NVL được quản lý rất chặt chẽ đảm bảo NVL xuất dùng đúng mục đích, đúng đối tượng, nâng cao hiệu quả quản lý với khâu sử dụng NVL
Thứ hai, về đánh giá nguyên vật liệu:
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: công ty dùng giá thực tế đối với nguyên vật liêu nhập kho là hợp lý. Vì ngun vật liệu của cơng ty rất phong phú và đa dạng về chủng loại cũng như công dụng nên việc hạch toán như vậy vừa đảm bảo được tính chính xác vừa cung cấp thông tin, số liệu một cách kịp thời, đầy đủ.
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: công ty đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh, vì vật tư của cơng ty chủ yếu là mua về xuất luôn nên mua giá nào xuất giá đấy giúp cho giá được phản ánh chính xác hơn.
Thứ ba, về kế tốn chi tiết nguyên vật liệu:
Cơng ty hạch tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, phù hợp với công ty thường xuyên nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn và chủng loại phong phú
Thứ tư, về kế tốn tổng hợp ngun vật liệu:
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật tư sử dụng phương pháp mở thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho
Kế tốn ngun vật liệu ln phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, phù hợp với đặc trưng của ngành và thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa các chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thơng tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác tình hình thực hiện có tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ
2.3.2 Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn có những hạn chế ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn của cơng ty như:
2.3.2.1 Về tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty
Thứ nhất, về bộ máy kế toán: đa số nhân viên kế toán chỉ thành thạo phần kế tốn của mình mà kỹ thuật tin học văn phịng cịn yếu nên nhiều cơng việc sử dụng tin học văn phịng cịn chậm và mất nhiều thời gian, cơng sức. Đối với các cơng trình ở xa, cơng ty khơng bố trí các kế tốn đội mà mọi cơng việc thu thập, xử lý chứng từ đều do tổ trưởng sản cơng trình đảm nhận. Điều này làm cho cơng việc kế tốn dính chậm trễ, có khả năng sai sót cao, chun mơn kém.
Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán
Bộ chứng từ cịn thiếu chặt chẽ: để nhanh chóng gọn nhẹ trong các khâu mà kế tốn đã bỏ qua một số thủ tục, khơng có chứng từ xác minh, cũng như thiếu chữ ký. Điều này gây khó khăn trong cơng tác quản lý nói chung và công tác quản lý ngun vật liệu nói riêng.
Ví dụ: trong khâu nhập kho hàng hóa, kế tốn chỉ căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho mà bỏ qua biên bản kiểm nhiệm, như vậy vật tư hàng hóa
khơng được kiểm nghiệm, dễ xảy ra sự cố về số lượng cũng như chất lượng vật tư
Việc luân chuyển chứng từ còn chậm chễ: do công ty hoạt động nhiều địa bàn khác nhau và cách xa nhau nên việc luân chuyển chứng từ còn chậm, chưa tuân thủ nguyên tắc kịp thời.
2.3.2.2 Về cơng tác kế tốn ngun vật liệu
Về công tác thu mua nguyên vật liệu: mặc dù công ty khá chặt chẽ trong công tác thu mua nguyên vật liệu, tuy nhiên bên cạnh đó cịn một số hạn chế như: khi mua nguyên vật liệu công ty thường tìm đến nhà cung cấp truyền thống và một cơng trình thường chỉ mua nguyên vật liệu với một số nhà cung cấp trong suốt q trình thi cơng. Điều này giúp cho công ty tạo được mối quan hệ cung cấp nguyên vật liệu lâu dài và nguồn hàng ổn định. Trước khi mua vật tư, công ty cần phải yêu cầu bảng giá.
Về công tác dự trữ nguyên vật liệu: công ty khơng có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, nguyên vật liệu mua về được chuyển thẳng đến chân cơng trình hay nơi sản xuất, một số được mua về nhập kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và một số dùng để kinh doanh tuy nhiên không lên kế hoạch cụ thể. Trong trường hợp bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài cũng như ảnh hưởng của giá thị trường thì cơng trình, sản phẩm cũng bị ảnh hưởng lớn làm chênh lệch giữa giá thực tế và giá dự tốn.
Cơng ty thường chuyển vật tư đến tại nơi sản xuất hay chân cơng trình để dễ dàng cho việc thực hiện cơng trình cũng như sản xuất, tuy nhiên công ty lại không kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm cũng như quá trình sử dụng và bảo quản giao cho tổ trưởng cơng trình, phân xưởng sản xuất làm ảnh hưởng đến quá trình nhập xuất kho cũng như bảo quản, cung cấp thơng tin cho kế tốn thiếu tính chun nghiệp dễ gây ra sai sót. Khi chuyển thẳng cơng ty khơng kiểm kỹ được chất lượng quy cách cũng như trong quá trình bảo quản dễ làm hư hỏng thất thốt vì ngun vật liệu khá đặc trưng như sắt, thép,.. dễ bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài.
Đối với các thiết bị vật tư sử dụng cho quá trình sản xuất, thi cơng cơng ty để tại nơi sản xuất hay cơng trình có thể làm chất lượng cũng như năng suất không được đảm bảo làm cho quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng bị ảnh hưởng, dẫn dến khả năng gây thất thoát cũng như phát sinh thêm nguyên vật liệu có nguy cơ xảy ra cao.
Do đặc thù kinh doanh của cơng ty nên có rất nhiều loại vật tư hàng hóa và thường NVL như sắt thép được đem về dùng thẳng, rất ít được tích trữ trong kho, nên hiện tại công ty vẫn chỉ dùng một thủ kho để kiểm tra, giám sát, ghi chép và mỗi lần nhập xuất thủ kho thường ghi chép vào thẻ kho. Việc này khá thủ cơng, dễ đến nhầm lẫn, sai sót do ý thức chủ quan của thủ kho, cũng có rất nhiều mặt hàng tuy số lượng trong kho không quá nhiều nhưng cũng gây ảnh hưởng rất lớn cho thủ kho khi một mình đảm nhiệm, cũng như dễ xảy ra thất thốt khi thủ kho có ý định gian lận.
Đối với phế liệu thu hồi và NVL thừa, sau nghiệm thu hay sau quá trình sản xuất thực hiện đem bán nhưng khơng được hạch tốn vào chứng từ sổ sách, điểu này dễ gây nên gian lận.
Công ty chưa xây dựng hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu, vì vậy cơng tác kiểm sốt NVL có thể gặp một số rủi ro như sau:
Rủi ro trong quá trình đặt hàng nhà cung cấp: việc đề nghị mua hàng và đặt hàng đều do một người đảm nhận có thể dẫn đến việc xảy ra gian lận.
Rủi ro trong việc lựa chọn nhà cung cấp: lựa chọn những nhà cung cấp khơng phù hợp có thể khiến cho đơn vị mua vật tư với giá cao hay vật tư kém chất lượng
Rủi ro trong quá trình nhận vật tư và kiểm nghiệm