(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Ngày 02/07/2019 ông Bùi Văn Chiến (tổ trưởng tổ sản xuất phân xưởng), đề xuất ý kiến mua thêm NVL để PVSX lên phòng kinh doanh; tại đây phòng kinh doanh xem xét và đánh giá, thông báo lên ban giám đốc; BGĐ ký duyệt và thực hiện liên lạc (chỉ thực hiện trao đổi qua điện thoại) với bên nhà cung cấp (công ty TNHH thương mại và dịch vụ du lịch Nam Vân), sau đó cơng ty ủy quyền cho ơng Bùi Văn Chiến đi mua hàng vào ngày 03/07/2019, cùng ngày hàng về và thực hiện nhập kho, tại đây ông Bùi Văn Chiến thơng báo cho kế tốn vật tư và thủ kho thực hiện nhập kho, kế toán lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 03 liên, 1 liên giao cho tổ trưởng tổ sản xuất; 01 liên đưa cho thủ kho, thực hiện nhập kho và làm căn cứ ghi thẻ kho, 01 phiếu để ở chỗ kế tốn, sau khi nhận thơng tin nhập hàng của thủ kho kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để tiến hành ghi sổ và nhập liệu vào phần mềm. trong quá trình nhập kho NVL công ty không thực hiện kiểm kê NVL.
Tổ trưởng tổ sản xuất yêu cầu mua
NVL
Phòng kinh doanh Ban giám đốc Thực hiện phê duyệt Nhà cung cấp Kế tốn vật tư hàng hóa Thủ kho
Đối với trường hợp mua NVL công ty nên tách riêng biệt người yêu cầu và người mua hàng để theo đúng quy tắc bất kiêm nghiệm tránh tình trạng xảy ra gian lận giữa người mua hàng và nhà cung cấp. Ngoài ra cơng ty nên có hợp đồng kinh tế và yêu cầu bảng báo giá NVL dù là nhà cung cấp truyền thống. b, Trường hợp xuất dùng không hết nhập lại kho
Đối với nguyên vật liệu xuất dùng cuối quý chưa sử dụng hết tiếp tục chuyển sang cho tháng sau, tại các phân xưởng sản xuất, cơng trình; tổ trưởng tổ sản xuất cơng trình sẽ tiến hành kiểm tra về mặt chất lượng và số lượng sau đó sẽ nhập liệu vào máy tính và gửi kế tốn; sau khi nhận được thơng tin kế toán sẽ tiến hành lập bút tốn âm, sau đó chuyển sang cho tháng sau. Vì cơng ty thường làm theo tiến độ cơng việc nên thường khơng xảy ra tình ra tình trạng vật tư xuất dùng không sử dụng hết.
Đối với nguyên vật liệu thừa vào ngày cuối q nhưng khơng có nhu cầu sử dụng cho tháng sau, bộ phận sử dụng phải mang NVL về nhập lại kho và làm thủ tục nhập kho theo quy định. Giá nhập kho của NVL căn cứ vào giá bán của nguyên vật liệu đó trên thị trường tại thời điểm nhập kho
Tuy nhiên số lượng nguyên vật thừa là rất ít và thường nguyên vật thừa khơng thể tiếp tục sử dụng vì kém chất lượng. Số nguyên vật liệu thừa này nếu có cũng sẽ được bán cùng với phế liệu. Tuy nhiên, việc bán này không được phản ánh trên sổ sách chứng từ kế toán.
c, Nhập kho phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất
Cơng ty có xây dựng định mức sử dụng ngun vật liệu cho các cơng trình tuy nhiên vì các cơng trình nằm phân tán, rải rác và khơng có kho bãi, điều kiện bảo quản nguyên vật liệu cũng như bảo quản công cụ, dụng cụ, các thiết bị phục vụ chưa được tốt dẫn đến khi nhiệm thu cơng trình vẫn có một số lượng phế liệu.
Các sản phẩm sản xuất ra của cơng ty thường là sản phẩm mang tính chất đơn chiếc và vì có nhiều năm kinh nghiệm trong q trình sản xuất nên công ty chỉ xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cho các cơng trình mà khơng áp
dụng cho quá trình sản xuất, điều này làm cho cơng ty khơng thể tránh khỏi có một số lượng phế liệu.
Các phế liệu thường được thu hồi và chuyển sang cho quá trình sản xuất hay cơng trình khác, tuy nhiên qua tìm hiểu thực tế hầu như phế liệu công ty đều bán phế liệu ví dụ như: sắt, thép, … và việc bán phế liệu này lại không được phản ánh trên sổ sách chứng từ kế toán.
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
a, Trường hợp xuất phục vụ sản xuất kinh doanh
Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng để cho các cơng trình, sản xuất cơ khí là chủ yếu, nhưng cũng có một số ít dùng để bán cho khách hàng và thường nguyên vật liệu được chuyển thẳng đến nơi sản xuất hoặc cơng trình.
Đối với trường hợp xuất kho phục vụ sản xuất: Tổ trưởng tổ sản xuất,
cơng trình
Kế tốn vật tư hàng hóa Thủ kho