2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty TNHH cơ khí Chung Sơn Chung Sơn
2.2.1. Công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Đặc điểm nguyên vật liệu:
Cơng ty TNHH cơ khí Chung Sơn là một trong những công ty tương đối lớn của thành phố Hà Nội hoạt động chính là ngành gia cơng cơ khí. Tại cơng ty để đáp ứng cho q trình sản xuất, thi cơng, lắp ráp cần sử dụng một số lượng lớn nguyên vật liệu với chùng loại đa dạng, phong phú. Do đặc thù của sản phẩm mang tính đơn chiếc nên với mỗi sản phẩm, cơng trình các ngun vật liệu phải cung cấp theo đúng tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật đã xác định cụ thể trong dự án.
Vật tư tại doanh nghiệp có đặc điểm chung là đa dạng về chủng loại, dễ thất thốt, dễ bị hao mịn nên phải phụ thuộc và từng loại mà có cách bảo quản phù hợp. với vật tư chịu ứng lực như sắt, thép,… thường có giá trị cao nhưng nếu không bảo quản tốt sẽ bị rỉ nên cần phải có kho bãi lán che cẩn thận tránh mưa nắng. Có các nhiên liệu như dầu máy, hóa dầu, hóa chất,… những sản phẩm này thường được để trong kho nên tránh được độ thất thốt hao hụt tự nhiên thấp có nhiều trường hợp cũng được mua và chuyển thẳng đến cơng trình. Cịn các loại thiết bị điện, các phụ tùng thường được để và bảo quản tại nơi sản xuất điều này làm cho các thiết bị khó tránh được việc thất thốt dễ hư hỏng dẫn đến không đảm bảo điều kiện an tồn kỹ thuật.
Do địa đểm cơng trình thi cơng phân tán trên nhiều địa bàn khác nhau cách xa trụ sở như: Phú Thọ, Hưng Yên, Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Hà Nam,….nên các vật tư phải di chuyển phân tán theo từng cơng trình. Mặt khác, do đặc điểm sản phẩm cũng như nguyên vật liệu cồng kềnh, khối lượng lớn, chi phí vận chuyển bốc dỡ cao, dễ hao hụt nên công ty thường tổ chức nguyên vật liệu, đặc biệt như sắt, thép tại ngay nơi sản xuất, cơng trình để dễ dàng hoạt động và do đội sản xuất thi cơng thực hiện chịu trách nhiệm, cịn lại một số ít nguyên vật liệu được dự trữ để tại kho.
Do nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại nên cơng ty có xây dựng các kho riêng biệt để bảo quản tuy nhiên công ty chỉ dùng 1 thủ kho điều này làm ảnh hưởng đến bảo quản, kiểm tra, giám sát kho, dễ dẫn đến thất thoát, nhầm lẫn khơng đáng có.
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu của cơng ty là mua ngồi. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, nguồn cung cấp các nguyên vật liệu rất dồi dào, giá cả cạnh tranh nên việc thu mua nguyên vật liệu khá thuận tiện, nhanh chóng vì vậy nguồn ngun vật liệu của cơng ty là mua chủ yếu từ các nhà cung cấp truyền thống như: Công ty cổ phần thương mại Song Hà, Công ty TNHH An Phú, Công ty TNHH thương mại Vân Nam,...
Phân loại nguyên vật liệu:
- NVL chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực tế, vật chất, thực thể chính của sản phẩm. NVL chính bao gồm bán thành phẩm, mua ngồi với mục đích tiếp tục chế tạo ra sản phẩm.
Ngun vật liệu chính: sắt, nhơm,….
- NVL phụ là những vật liệu khi tham gia vào q trình sản xuất khơng cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dáng bề ngồi, tăng chất lượng sản phẩm
Nguyên vật liệu phụ: hóa dầu, hóa chất tạo bóng,…..
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là các loại vật liệu thiết bị được sử dụng cho việc sản xây dựng, sản xuất cơ bản.
- Phế liệu là các loại vật liệu bị loại trừ từ quá trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ, chúng có thể sử dụng hoặc được bán ra ngoài
Phế liệu: hợp chất hóa học, vỏ kim loại, chì,sắt,…
2.2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
a. Phương pháp xác định giá nhập kho
Ở công ty TNHH cơ khí Chung Sơn, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài. Các trường hợp như nhập kho nguyên vật liệu, thu hồi phế liệu thường ít khi xảy ra
Giá thực tế nhập kho= giá mua chưa thuế GTGT+ chi phí mua ngồi+ thuế nhập khẩu (nếu có)- các khoản giảm trừ (nếu có)
Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên vật tư nhập kho là giá mua thỏa thuận giữa hai công ty, tức là giá mua không bao gồm thuế GTGT, chi phí vận chuyển bốc dỡ thường do bên bán chịu. Nếu có các chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển NVL do đội xe của công ty thực hiện hoặc do th ngồi và chi phí phát sinh khác trong quá trình thu mua mà không bao gồm trong giá mua NVL ghi trên hóa đơn người bán thì cơng ty hạch tốn trực tiếp vào chi phí NVL của sản phẩm, cơng trình đó chứ khơng tính vào giá trị của NVL nhập kho. Khi nguyên vật liệu về nhập kho kế tốn tính được ngay giá thực tế của nguyên vật liệu
Ngoài phục vụ sản xuất, thi công một số trường hợp nguyên vật liệu mua về còn được để bán tuy nhiên số NVL mua về phục vụ sản xuất và kinh doanh lại không được tách riêng biệt, điều này ảnh hưởng khá lớn đến quá trình sản xuất cũng như kinh doanh và khó trong việc kiểm sốt.
Ví dụ 2.1: Ngày 03/07/2019 mua dầu máy của công ty TNHH thương mại và
dịch vụ du lịch Nam Vân, số lượng 1.000 lít, đơn giá 10.000đ/lít, hóa đơn số 0000256, chưa thuế GTGT, thuế 10%, chưa thanh toán.Các chứng từ kế tốn liên quan gồm:
Hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục 01A) Phiếu nhập kho (Phụ lục 01B)
Giá trị nhập kho= số lượng x đơn giá = 1.000 x 10.000= 10.000.000 đ b. Phương pháp tính giá xuất kho
Do tính chất sản xuất hoạt động của cơng ty nên cơng ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh
Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng để cho các cơng trình, sản xuất cơ khí là chủ yếu, nhưng cũng có một số ít dùng để bán cho khách hàng. Khi mua nguyên vật liệu dùng cho cơng trình hay sản xuất cơ khí cơng ty thường chuyển thẳng đến nơi sản xuất hoặc cơng trình. Trong trường hợp chuyển thẳng
giá vật tư sẽ là giá được ghi trên hóa đơn bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ nếu có.
Ví dụ 2.2: Ngày 04/07/2019 mua 1.000 lít dầu máy của cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ du lịch Nam Vân, đơn giá 10.000đ/lít, hóa đơn số 0000280, chưa thuế GTGT, thuế 10%, chưa thanh tốn. Lơ hàng được chuyển trực tiếp đến cơng trình số 13.
Các chứng từ kế tốn liên quan gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục 2A) Biên bản bàn giao (Phụ lục 2B) Giá trị vật tư
= 1.000 x 10.000= 10.000.000 đ
Ví dụ 2.3: Ngày 10/07/2019 xuất kho 10 kg/m3 thép phi tròn trơn 10 cho phân xưởng 01 để phục vụ sản xuất trực tiếp.
Các chứng từ kế toán liên quan gồm: Phiếu xuất kho (Phụ lục 03A)
Thẻ kho tháng 07 của mặt hàng thép phi tròn trơn 10 (Phụ lục 7A) Kế tốn tính được trị giá xuất kho vật tư dùng vào ngày 10/07/2019: Trị giá xuất kho
= 10x 12.500=125.000 (Xuất kho lô ngày 05/07)
2.2.1.3. Công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
Hoạt động nhiều năm trong nghề nên cơng ty có rất nhiều đối tác nhà cung cấp truyền thống nên khi có dự án sản xuất, cơng trình., cơng ty sẽ liên lạc với nhà cung cấp và cử cán bộ vật tư đi mua.
Công ty có xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu tuy nhiên chỉ áp dụng cho các cơng trình vì khó kiểm sốt được NVL cũng như sử dụng nhiều chủng loại và số lượng lớn nguyên vật liệu. Còn đối với sản xuất, gia cơng cơ khí cơng ty không xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu điều này ảnh hưởng khá nhiều đến chi phí nguyên vật liệu vì ngành rất đặc thù cũng như
NVL là sản phẩm dễ hỏng, thất thoát khi đã đem đi sử dụng thì thường NVL thừa và phế liệu thường không thể thiếp tục sử dụng được.
Đối với nguyên vật liệu như các loại hóa chất (hóa dầu, dầu máy,…) thường sẽ được mua và cất bảo quản trong kho để tránh tình trạng thất thốt cũng như ảnh hưởng đến chất lượng NVL, một số trường hợp được mua và chuyển thẳng đến cơng trình. Các NVL như sắt, thép một số ít được để trong kho, còn hầu hết được chuyển thẳng trực tiếp đến chân cơng trình hoặc phân xưởng sản xuất.
Mỗi cơng trình đều tổ chức riêng phục vụ cho chính cơng trình đó. Cử một người chịu trách nhiệm trong coi, bảo quản, thực hiện trong q trình thi cơng. Các cơng trình ở nhiều địa điểm khác nhau nên công ty giao trách nhiệm trông coi cũng như giám sát cho tổ trưởng cơng trình thi cơng đó tuy nhiên nếu người tổ trưởng này không trung thực hay có ý định gian lận thì rất dễ bị hao hụt NVL cũng như ảnh hưởng đến tiến độ cơng trình. Cơng ty cũng lên dự tốn, xác định khối lượng, thời gian hồn thành cơng trình để tránh lãng phí NVL.
Đối với nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất gia cơng cơ khí, căn cứ đơn đặt hàng và đề nghị xuất của bộ phận gia công để xuất dùng
Để thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm nguyên vật liệu. Tại cơng ty TNHH cơ khí Chung Sơn đã mã hóa ngun vật liệu
Ví dụ như một số nguyên vật liệu sau:
Nguyên vật liệu được phân chia ra các kho khác nhau để thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý như:
Kho NL: Kho nhiên liệu Kho ST: Kho sắt thép Kho MI: Kho mực in