B. NỘI DUNG
2.3 Đánh giá công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH cơ khí Chung Sơn
nghiệp không đánh giá dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Hàng hóa của công ty được thực hiện theo công trình và sản xuất cụ thể, cũng nhờ có nhiều năm kinh nghiệm cũng như áp dụng khoa học kỹ thuật cao nên tránh được tình trạng thời gian thi công hay sản xuất bị kéo dài, tránh được tình trạng hàng hóa bị giảm giá cũng như ít bị biến động bởi giá thị trường.Nên công ty không trích lập dự phòng giảm giá NVL.
2.3 Đánh giá công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH cơ khí Chung Sơn Chung Sơn
2.3.1 Ưu điểm
2.3.1.1 Về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Thứ nhất, về bộ máy kế toán:
Nhìn chung, bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung: toàn bộ công tác kế toán tập trung tại phòng kế toán. Chứng từ sau khi được các phòng thu thập, kiểm tra và gửi về phòng kế toán kiểm tra lại tính chính xác hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tổng hợp ghi vào sổ kế toán. Mô hình này phù hợp với quy mô của công ty TNHH cơ khí Chung Sơn, đảm bảo quản lý tập tring và thống nhất công tác kế toán, dễ phân công, kiểm tra, đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời , chính xác.
Bộ máy kế toán của công ty tương đối gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Cán bộ kế toán được phân công, phân nhiệm rõ ràng nên sự chuyên môn hóa cao, đảm bảo các phần hành chính xác và khả năng cung cấp thông tin trung thực, hợp lý, kịp thời.
Thứ hai, về hình thức kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy trên phần mềm MISA và lựa chọn hình thức ghi sổ nhật ký chung, đây là hình thức phù hợp với đặc điểm của công ty: phần mềm kế toán MISA giúp giảm nhẹ khối lượng công việc, đưa ra sổ sách nhanh chóng, chính xác. Công ty đã thực hiện đúng hình thức ghi sổ nhật ký chung và áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán giúp cho bộ phận quản lý vật tư, quản lý được về cả số lượng giá trị vật tư nhập- xuất- tồn được theo dõi một cách thường xuyên và chính xác.
Từ đó biết được tiến độ sản xuất, công trình để đưa nhằm đưa ra những giải pháp kịp thời. không chỉ giúp cho công tác đáp ứng đúng tiến độ yêu cầu mà còn giúp rất nhiều trong việc tìm ra giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm. Việc kiểm tra thường xuyên chứng từ gốc và số liệu trên sổ kế toán đã giúp cho kế toán phát hiện những sai sót để có hướng giải quyết kịp thời
Thứ ba, về tổ chức hệ thống chứng từ:
Việc sắp xếp chứng từ tại công ty khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản chứng từ. Công ty có tủ bảo quản chứng từ, chứng từ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học, hợp lý, các chứng từ ở cùng một nghiệp vụ hay liên quan đến nhau được cất thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh.
Thứ tư, về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản công ty phù hợp với đặc điểm của công ty phản ánh khá đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Ngoài ra các tài khoản theo quy định thì công ty mở các tài khoản chi tiết, thuận tiện cho việc quản lý.
Thứ năm, về phương pháp hạch toán:
Công ty đã vận dụng được cách hạch toán phù hợp với thực tế tại công ty cũng như cách hạch toán phù hợp trong doanh nghiệp; theo dõi chi tiết tình hình
nhập- xuất- tồn của các NVL đồng thời theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Nhằm thuận tiện cho công tác quản lý
2.3.1.2 Về công tác kế toán nguyên vật liệu
Thứ nhất, về công tác quản lý nguyên vật liêu:
Đối với khâu thu mua: mặc dù yêu cầu về nguyên vật liệu của công ty tương đối phức tạp, đa dạng, phong phú về quy cách phẩm chất nhưng luôn được công ty đáp ứng kịp thời đảm bảo cho quá trình SXKD diễn ra thường xuyên liên tục. Làm được điều này phần lớn là do công ty hoạt động nhiều năm trên thị trường có nhiều nhà cung cấp truyền thống
Với khâu sử dụng: thực tế việc sử dụng NVL tại công ty được quản lý khá chặt chẽ. Phòng kế toán vật tư của công ty đã xây dựng định mức vật tư cho từng công trình cụ thể. Khâu xuất kho NVL được quản lý rất chặt chẽ đảm bảo NVL xuất dùng đúng mục đích, đúng đối tượng, nâng cao hiệu quả quản lý với khâu sử dụng NVL
Thứ hai, về đánh giá nguyên vật liệu:
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: công ty dùng giá thực tế đối với nguyên vật liêu nhập kho là hợp lý. Vì nguyên vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng về chủng loại cũng như công dụng nên việc hạch toán như vậy vừa đảm bảo được tính chính xác vừa cung cấp thông tin, số liệu một cách kịp thời, đầy đủ.
Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: công ty đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh, vì vật tư của công ty chủ yếu là mua về xuất luôn nên mua giá nào xuất giá đấy giúp cho giá được phản ánh chính xác hơn.
Thứ ba, về kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, phù hợp với công ty thường xuyên nhập nguyên vật liệu với số lượng lớn và chủng loại phong phú
Thứ tư, về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật tư sử dụng phương pháp mở thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho
Kế toán nguyên vật liệu luôn phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu, phù hợp với đặc trưng của ngành và thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa các chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác tình hình thực hiện có tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ
2.3.2 Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn có những hạn chế ảnh hưởng đến công tác kế toán của công ty như:
2.3.2.1 Về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Thứ nhất, về bộ máy kế toán: đa số nhân viên kế toán chỉ thành thạo phần kế toán của mình mà kỹ thuật tin học văn phòng còn yếu nên nhiều công việc sử dụng tin học văn phòng còn chậm và mất nhiều thời gian, công sức. Đối với các công trình ở xa, công ty không bố trí các kế toán đội mà mọi công việc thu thập, xử lý chứng từ đều do tổ trưởng sản công trình đảm nhận. Điều này làm cho công việc kế toán dính chậm trễ, có khả năng sai sót cao, chuyên môn kém.
Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán
Bộ chứng từ còn thiếu chặt chẽ: để nhanh chóng gọn nhẹ trong các khâu mà kế toán đã bỏ qua một số thủ tục, không có chứng từ xác minh, cũng như thiếu chữ ký. Điều này gây khó khăn trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng.
Ví dụ: trong khâu nhập kho hàng hóa, kế toán chỉ căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho mà bỏ qua biên bản kiểm nhiệm, như vậy vật tư hàng hóa
không được kiểm nghiệm, dễ xảy ra sự cố về số lượng cũng như chất lượng vật tư
Việc luân chuyển chứng từ còn chậm chễ: do công ty hoạt động nhiều địa bàn khác nhau và cách xa nhau nên việc luân chuyển chứng từ còn chậm, chưa tuân thủ nguyên tắc kịp thời.
2.3.2.2 Về công tác kế toán nguyên vật liệu
Về công tác thu mua nguyên vật liệu: mặc dù công ty khá chặt chẽ trong công tác thu mua nguyên vật liệu, tuy nhiên bên cạnh đó còn một số hạn chế như: khi mua nguyên vật liệu công ty thường tìm đến nhà cung cấp truyền thống và một công trình thường chỉ mua nguyên vật liệu với một số nhà cung cấp trong suốt quá trình thi công. Điều này giúp cho công ty tạo được mối quan hệ cung cấp nguyên vật liệu lâu dài và nguồn hàng ổn định. Trước khi mua vật tư, công ty cần phải yêu cầu bảng giá.
Về công tác dự trữ nguyên vật liệu: công ty không có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, nguyên vật liệu mua về được chuyển thẳng đến chân công trình hay nơi sản xuất, một số được mua về nhập kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và một số dùng để kinh doanh tuy nhiên không lên kế hoạch cụ thể. Trong trường hợp bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài cũng như ảnh hưởng của giá thị trường thì công trình, sản phẩm cũng bị ảnh hưởng lớn làm chênh lệch giữa giá thực tế và giá dự toán.
Công ty thường chuyển vật tư đến tại nơi sản xuất hay chân công trình để dễ dàng cho việc thực hiện công trình cũng như sản xuất, tuy nhiên công ty lại không kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm cũng như quá trình sử dụng và bảo quản giao cho tổ trưởng công trình, phân xưởng sản xuất làm ảnh hưởng đến quá trình nhập xuất kho cũng như bảo quản, cung cấp thông tin cho kế toán thiếu tính chuyên nghiệp dễ gây ra sai sót. Khi chuyển thẳng công ty không kiểm kỹ được chất lượng quy cách cũng như trong quá trình bảo quản dễ làm hư hỏng thất thoát vì nguyên vật liệu khá đặc trưng như sắt, thép,.. dễ bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài.
Đối với các thiết bị vật tư sử dụng cho quá trình sản xuất, thi công công ty để tại nơi sản xuất hay công trình có thể làm chất lượng cũng như năng suất không được đảm bảo làm cho quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng bị ảnh hưởng, dẫn dến khả năng gây thất thoát cũng như phát sinh thêm nguyên vật liệu có nguy cơ xảy ra cao.
Do đặc thù kinh doanh của công ty nên có rất nhiều loại vật tư hàng hóa và thường NVL như sắt thép được đem về dùng thẳng, rất ít được tích trữ trong kho, nên hiện tại công ty vẫn chỉ dùng một thủ kho để kiểm tra, giám sát, ghi chép và mỗi lần nhập xuất thủ kho thường ghi chép vào thẻ kho. Việc này khá thủ công, dễ đến nhầm lẫn, sai sót do ý thức chủ quan của thủ kho, cũng có rất nhiều mặt hàng tuy số lượng trong kho không quá nhiều nhưng cũng gây ảnh hưởng rất lớn cho thủ kho khi một mình đảm nhiệm, cũng như dễ xảy ra thất thoát khi thủ kho có ý định gian lận.
Đối với phế liệu thu hồi và NVL thừa, sau nghiệm thu hay sau quá trình sản xuất thực hiện đem bán nhưng không được hạch toán vào chứng từ sổ sách, điểu này dễ gây nên gian lận.
Công ty chưa xây dựng hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu, vì vậy công tác kiểm soát NVL có thể gặp một số rủi ro như sau:
Rủi ro trong quá trình đặt hàng nhà cung cấp: việc đề nghị mua hàng và đặt hàng đều do một người đảm nhận có thể dẫn đến việc xảy ra gian lận.
Rủi ro trong việc lựa chọn nhà cung cấp: lựa chọn những nhà cung cấp không phù hợp có thể khiến cho đơn vị mua vật tư với giá cao hay vật tư kém chất lượng
Rủi ro trong quá trình nhận vật tư và kiểm nghiệm
Rủi ro trong quá trình giám sát, bảo quản: công ty chỉ sử dụng một thủ kho cũng như giao trách nhiệm toàn bộ cho tổ trưởng sản xuất, công trình. Điều này dẫn đến dễ xảy ra sai sót, gian lận.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, ngày càng nhiều sự cạnh tranh trong các đơn vị của ngành thì việ lập kế hoạch, dự toán, phân tích những yếu tố thực hiện và đưa ra những dự báo kịp thời đóng vai trò quan trọng cho sự định hướng phát triển
của doanh nghiệp. Tuy nhiên công tác kế toán quản trị hiện nay chưa thực sự được coi trọng, chủ yếu tập chung vào kế toán tài chính. Công ty chỉ xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cho các công trình mà không áp dụng cho các quá trình sản xuất sản phẩm, cũng như chưa xây dựng dự toán hàng tồn kho, kế hoạch dự trữ,… và chưa hình thành nên hệ thống báo cáo quản trị cho các đơn vị mình.
2.3.3 Nguyên nhân
2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan
Hơn nữa khi công ty thực hiện khoán cho các đội thực hiện của từng công trình nên khó quản lý và nếu quản lý không tốt dễ dẫn đễn việc gian lận đặc biệt là phần kiểm tra đối chiếu chứng từ trước khi hạch toán nguyên vật liệu dẫn dến tiêu cực như: mua hóa đơn, khai khống nguyên liệu, mua nguyên liệu không đảm bảo chất lượng, mua nguyên liệu không đúng quy cách chủng loại,… làm cho công việc của kế toán vật tư chịu khá nhiều áp lực.
2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan
Khối lượng công việc của phòng kế toán kế tài chính lớn, các nghiệp vụ phát sinh đa dạng và phong phú nên công tác kế toán không tránh khỏi những thiếu sốt cần phải khắc phục
Do đặc điểm của sản phẩm nên nguyên vật liệu rất đa dạng phong phú về cả chủng loại, số lượng, đơn giá. Nguyên vật liệu được sử dụng thường xuyên với khối lượng và số lần nhập xuất lớn. Vì vậy, công tác quản lý cũng như kế toán nguyên vật liệu tại công ty là rất phức tập và khó khăn
Cơ sở vật chất trang thiết bị của công ty được trang bị đầy đủ song trong thời đại công nghệ phát triển, máy móc thiết bị ngày càng hiện đại công ty cần phải có chiến lược mua sắm, đổi mới cho phù hợp với điều kiện hiện nay của đơn vị. Từ đó tạo sức cạnh tranh trong nền kinh tế
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ CHUNG SƠN 3.1 Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH cơ khí Chung Sơn
3.1.1 Phương hướng, mục tiêu phát triển của công ty trong thời gian tới
Công ty TNHH cơ khí Chung Sơn trong thời gian mới thành lập và đi vào hoạt động đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, song với nỗ lực không ngừng công ty đã tìm được hướng đi thích hợp cho mình, với mạng lưới phân phối với quy mô lớn, sản phẩm của công ty đã được nhiều khách hàng biết đến. Để hòa nhập được bước đi của mình với nhịp điệu phát triển của nền kinh tế thị trường công ty luôn cố gắng tạo dựng một vị trí vững chắc và mở rộng thị trường. Đây là nhiệm vụ hàng đầu đặt ra trong chiến lược kinh doanh của công ty. Thời gian tập thể cán bộ công nhân viên của công ty đã nỗ lực hết mình, cán bộ quản lý luôn năng động giám nghĩ, giám làm, xác định chiến lược kinh doanh phù hợp, tổ chức quản lý tốt từ các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu, đến tổ chức tốt đầu ra là các khâu tiêu thụ sản phẩm.